Automationanwenderreportage
Produktivitätssteigerung mit IRISXTRACT™
Bei der Gföllner Fahrzeugbau und Containertechnik GmbH werden jährlich bis zu 60.000 Seiten wie Rechnungen, Lieferscheine etc. mit IRISXtractTM voll automatisiert geprüft und in weiterer Folge im Dokumentenmanagementsystem PRO.FILE abgelegt. Das Unternehmen konnte mit Hilfe dieser beiden Software-Suites die Verarbeitungszeit um 80 % reduzieren und die -qualität erheblich steigern. Die MitarbeiterInnen sparen sich nun einen wesentlichen Anteil an manueller Arbeit und können sich mit ihren Kompetenzen sowie Ressourcen auf essenzielle Tätigkeiten fokussieren.
Seit der Einführung von IRISXTRACT™ profitiert die Gföllner Fahrzeugbau und Containertechnik GmbH von großer Zeitersparnis durch einen hohen Automatisierungsgrad sowie von enormer Qualtitätssteigerung, denn Dubletten werden sofort erkannt und menschliche Erfassungsfehler wurden reduziert.
IRISXTRACT™ nimmt eine Freiform-Extraktion und intelligente Dokumenteninformationserfassung auf Eingangsrechnungen sowie Lieferscheinen vor. Die Dokumente werden dazu aus einem E-Mail-Postfach gezogen. Postalische Dokumente werden gesammelt eingescannt. Anschließend erfolgt die Verify Analyse in der IRISXTRACT™ AP-Automatisierungsanwendung jeweils für Eingangsrechnungen und Lieferscheine. Anhänge werden mittels Verify gekennzeichnet. In weiterer Folge werden die Belege und Metadaten in das Dokumentenmanagementsystem PRO.FILE übergeben, wo sie vordefinierte Prüf- und Freigabeprozesse durchlaufen. Dank bidirektionalen Anbindungen werden auch das ERP-System SAGE und das Finanzbuchhaltungsprogramm BMD stets mit den aktuellen Informationen von PRO.FILE versorgt.
Die Vorteile
Seit der Einführung von IRISXTRACT™ profitiert die Gföllner Fahrzeugbau und Containertechnik GmbH von großer Zeitersparnis durch einen hohen Automatisierungsgrad sowie von enormer Qualtitätssteigerung, denn Dubletten werden sofort erkannt und menschliche Erfassungsfehler wurden reduziert. Mit der Ablage aller Dokumente und Informationen in das Dokumentenmanagementsystem ist kein Papierarchiv mehr notwendig. Zudem konnte eine Harmonisierung der Verarbeitung von Rechnungen und Lieferscheine durch eindeutige und gleichbleibende Prozesse erzielt werden. Die automatische Verbindung von Belegen zu Bestellungen, Artikeln, Projekten usw. führte in weiterer Folge zu einer höheren Transparenz im Unternehmen. Auch die Lieferantenbeziehungen wurden verbessert. Zahlungsziele können nämlich vereinfacht eingehalten und Skonti besser ausgenutzt werden.
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