Mehr Transparenz dank ams.erp-Software-Umstieg

Die Ablösung einer bestehenden Software-Landschaft ist immer eine weitreichende Entscheidung. Dank ams.erp ist der Erfolg schnell messbar.

Die Henkel Modellbau GmbH ist ein Familienbetrieb in dritter Generation, der sich seit seiner Gründung 1959 stetig weiterentwickelt hat und mittlerweile ein breites Leistungsspektrum anbietet. Eines der nach wie vor größten Standbeine ist der Modell- und Werkzeugbau für Gießereien in den Bereichen Aluguss, Stahlguss, Grauguss sowie Polymerbeton. Christoph Henkel, seit 2009 Geschäftsführer, plant, die eigene CNC-Lohnfertigung kontinuierlich auszubauen und zudem in weiteren Industriesegmenten Fuß zu fassen, um die im Gießerei-Umfeld vorherrschende Abhängigkeit zur Automobilbranche zu reduzieren.

Eines der nach wie vor größten Standbeine von Henkel Modellbau ist der Modell- und Werkzeugbau für Gießereien in den Bereichen Aluguss, Stahlguss, Grauguss sowie Polymerbeton.

Christoph Henkel
Geschäftsführer der Henkel Modellbau GmbH

„Mit dem integrierten Berichtswesen, der Angebotsverfolgung und der Vernetzung zu den dahinterliegenden Aufträgen eröffnet uns ams.erp bessere vertriebliche Möglichkeiten. Der gesamte Prozess geht uns heute leichter von der Hand.“

Umstieg auf eine modernere Softwarelösung

Bei diesem Vorhaben unterstützte ihn maßgeblich das integrierte Projektmanagement-ERP-System ams.erp, das im April 2021 in den Echtbetrieb ging. Abgelöst wurden eine in die Jahre gekommene Warenwirtschafts-Software und ein weiteres System desselben Herstellers zur Verwaltung der technischen Daten. Da die kaufmännische Anwendung keine ausreichende Weiterentwicklung mehr erfuhr und zudem der Datenaustausch zwischen beiden Systemen – obgleich aus demselben Hause – nicht wie erforderlich funktionierte, entschieden sich die Verantwortlichen für einen kompletten Neustart mit einer modernen und durchgängigen Lösung, die speziell auf die besonderen Projektanforderungen der Einzel- und Auftragsfertigung zugeschnitten ist.

Die Ablösung einer bestehenden Software-Landschaft ist immer eine weitreichende Entscheidung. Da bei Henkel Modellbau zusätzlich zu den ohnehin vorhandenen Schnittstellenproblemen zwischen technischem und kaufmännischem System mitsamt den daraus resultierenden Informationsdefiziten die Perspektive auf eine grundlegende Weiterentwicklung der betriebswirtschaftlichen Anwendung fehlte, war der Schritt einer kompletten Neuimplementierung konsequent. Zur Begründung erklärt der Firmenchef: „An der Werkbank standen im technischen System die beschaffungsseitigen Informationen aus dem kaufmännischen System nicht zur Verfügung, so dass nicht klar war, ob und wann ein benötigtes Teil bestellt worden war und wann es verfügbar sein wird. Auftragsbestätigungen ließen sich ebenfalls nicht einsehen.“

Die bei Henkel hergestellten Werkzeuge sind entweder Unikate oder werden in geringen Stückzahlen erzeugt. Dabei sind die Anforderungen hinsichtlich Geometrie, Material und Einsatzgebiet auch zwischen den Kleinserien immer verschieden.

Infos zum Anwender

Die Henkel Modellbau GmbH ist ein Familienbetrieb in dritter Generation, der sich seit seiner Gründung 1959 stetig weiterentwickelte und heute ein breites Leistungsspektrum bietet. Eines der größten Standbeine ist der Modell- und Werkzeugbau für Gießereien in den Bereichen Aluguss, Stahlguss, Grauguss sowie Polymerbeton. Zudem hat sich das in Biedenkopf ansässige Unternehmen darauf spezialisiert, die Dienstleistung des CNC-Fräsens von Maschinenbau- und Designbauteilen als Auftragsfertiger zu übernehmen.

Kompletter Neustart mit ams.erp

Um diese und ähnliche Komplikationen für die Zukunft auszuschließen, fassten die Verantwortlichen den Entschluss, auch das für sich gut funktionierende technische System abzulösen, weil der Integrationsaufwand wegen der erforderlichen engen Verzahnung mit dem neuen ERP-System zu groß erschien. „Wir wollten systemtechnisch lieber bei Null beginnen und die Prozesse von Grund auf neu aufsetzen – mit einem ERP-System, das die Integration der Daten von Haus aus mitbringt und beide Disziplinen beherrscht“, bekräftigt Henkel.

Das ams.erp ist seit Frühjahr 2021 live und der Geschäftsführer sieht sich in seinem Vorgehen bereits bestätigt. Bis auf die CAD-Daten, die zu einem späteren Zeitpunkt angebunden werden, konnte die Datenintegration wie geplant und beabsichtigt umgesetzt werden. Wichtige Ziele wie die zuverlässige Versorgung mit Material und Teilen sowie die genaue Planbarkeit von Endterminen sind bereits gewährleistet. An dieser Stelle ist für den Firmenchef höchste Transparenz unabdingbar, denn bereits das Fehlen niedrigpreisiger Artikel kann schnell zu Projektstillständen führen.

Dank der hohen Kompetenz sowohl im Engineering als auch in der mechanischen Bearbeitung entstehen ultrapräzise, individuelle Werkzeuge für die Handfertigung oder die automatisierte Großserienfertigung, vor allem für den Maschinen- und Automobilbau.

Geringe Stückzahlen fordern smarte Lösung

Als ganz entscheidenden Punkt für die Auswahl von ams.erp nennt Christoph Henkel die Konzentration und Fokussierung des Anbieters auf die Einzel- und Kleinserienfertigung. Die bei Henkel hergestellten Werkzeuge sind entweder Unikate oder werden in geringen Stückzahlen erzeugt. Dabei sind die Anforderungen hinsichtlich Geometrie, Material und Einsatzgebiet auch zwischen den Kleinserien immer verschieden. Dank der hohen Kompetenz sowohl im Engineering als auch der mechanischen Bearbeitung entstehen ultrapräzise, individuelle Werkzeuge für die Handfertigung oder die automatisierte Großserienfertigung, vor allem für den Maschinen- und Automobilbau. Diesem Fertigungsansatz konnte der Softwareanbieter von Beginn an Rechnung tragen.

Schnell auf Änderungen reagieren

Ein zentrales Element der Spezialisierung des Unternehmens ist die Funktionalität der wachsenden Stückliste. Denn wie in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung üblich, kennt man auch bei Henkel Modellbau die letztliche Ausprägung der zu fertigenden Produkte zum Zeitpunkt der Auftragserteilung in aller Regel nicht. Dies hat zur Folge, dass wichtige Wertschöpfungsprozesse wie Konstruktion, Beschaffung und Produktion zeitlich parallel zueinander stattfinden. Versionssicher bildet die wachsende Stückliste alle Änderungen ab, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da ams.erp die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, können alle Beteiligten jederzeit den aktuellen Projektstand einsehen. Ohne jedweden Zeitverzug erfahren die Mitarbeiter in der Beschaffung und der Fertigung, welche Arbeiten bereits ausgeführt wurden und welche weiterführenden Schritte zu welchem Termin anstehen. Gleichzeitig ist vollständig transparent, in welchem Fertigungs- bzw. Lieferstatus sich die zu verbauenden Teile befinden.

Dieser Punkt wird noch wichtiger, wenn wie bei Henkel bestimmte Arbeitsschritte wie Drehen und Schleifen extern erfolgen. „Wir verwalten externe Arbeitsgänge über ams.erp und können das jeweils aktuelle Bearbeitungsstadium stets im System nachhalten. An diesem Punkt haben wir uns in der Vergangenheit oftmals schwergetan. Heute hingegen befinden wir uns immer auf dem neuesten Stand“, betont der Geschäftsführer.

Arbeiten mit Artikeln ohne Artikelnummern

Ebenso wie die Thematik der konstruktionsbegleitenden Fertigung ist laut Christoph Henkel auch die Frage nach dem Umgang mit Artikeln und der Möglichkeit der Nichtverwendung von Artikelnummern ein Nachweis für die Fachkompetenz eines Anbieters für die Losgröße 1+. Dass solche Aspekte überhaupt von sich aus angesprochen wurden, zeige, dass die ams-Mitarbeiter wüssten, wo in der Einzelfertigung der Schuh drücke. Zwar müsse auch eine spezialisierte Software wie ams.erp die Möglichkeit der Artikeldatenpflege funktional mitbringen. Diese Pflege zähle jedoch nicht zum Tagesgeschäft, für das man bei Henkel Modellbau nach Lösungen suchte: „Natürlich verbauen wir gerade im Werkzeugbau regelmäßig Standardteile, die wir auch im Lager vorhalten. Bezogen auf den Gesamtmaterialwert liegen wir bei den meisten Werkzeugen allerdings in der Regel bei etwa 80 % O-Teilen. Für die Handhabung dieser Teile musste das System einen sauberen Weg bereitstellen“, konkretisiert Henkel.

ams.erp erlaubt es, Sonderteile auch ohne Artikelnummern durch den gesamten Auftrag zu führen, wodurch sich die Pflege des Artikelstamms auf die tatsächlich wiederverwendeten Teile beschränkt. Statt also langwierig Artikelstammdaten pflegen zu müssen, lassen sich bei Henkel Modellbau neue Projekte nun mit einem minimalen Set an Daten anlegen. Im Anschluss wandelt das System angenommene Angebote automatisch in Aufträge um, sodass die Auftragsabwicklung unverzüglich beginnen kann: Die Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung, im Einkauf, der Fertigung und der Materialwirtschaft können sich im ERP-System jederzeit über den Projektfortschritt und über die in ihren jeweiligen Bereichen anstehenden Aufgaben informieren.

Was den betriebswirtschaftlichen Bereich anbelangt, erachtet es der Firmenchef als große Erleichterung, die Budget- und Sollkosten nun in digitaler Form tabellarisch gegenüberstellen zu können. Im Altsystem ließen sich die Zahlen nur händisch zusammenführen und mit der Kalkulation abgleichen. Da ams.erp den Status und Fortschritt aller laufenden Projekte abteilungsübergreifend in Echtzeit bereitstellt und alle Arbeitsbereiche und Projekte miteinander vernetzt sind, kann Henkel heute präzise einschätzen, wie sich Änderungen sowohl auf einen bestimmten laufenden Auftrag als auch auf alle übrigen Aufträge auswirken. Etwaige Planabweichungen und kostenseitige Fehlentwicklungen sind bereits im Ansatz erkennbar.

Strukturiertere Arbeitsweise

Neben der Verbesserung der Kostentransparenz trägt das neue System dazu bei, eine insgesamt strukturiertere Arbeitsweise und stärker durchgeplante Abläufe zu etablieren – u. a. als Ergebnis der während der Implementierungsvorbereitung erfolgten Fokussierung auf die Arbeitsgänge. Abgesehen von kleineren Anpassungen orientiert sich Henkel bei der Prozessorganisation am branchenerprobten Standard der Software. Dadurch ist auch die Release-Fähigkeit stets gewährleistet. Als Beispiel für einen Standardprozess, der in ams.erp wesentlich besser auf die Belange seines Unternehmens zugeschnitten ist als im Altsystem, nennt er die Vertriebsunterstützung. Deutliche Verbesserungen erwartet er auch hinsichtlich der Projektdisposition. Derzeit arbeitet das Unternehmen noch mit einer Reihenfolgeplanung. In Verbindung mit dem integrierten Planungs-Tool von ams.erp ist der Umstieg auf eine Kapazitätsplanung das Ziel.

Zu den genannten organisatorischen und funktionalen Aspekten kamen bei Henkel Modellbau einige „weiche“ Faktoren hinzu. Zu diesen zählt, dass ams.Solution als Generalunternehmer für das gesamte System und damit auch für eingebundene Komponenten von Partnern und Drittanbietern geradesteht: „In der Vergangenheit haben wir es als sehr schwierig empfunden, zwischen den Stühlen zu sitzen, wenn sich keiner unserer Software-Partner wirklich in der Pflicht sah“, so Henkel. Weiters war wichtig, ein System einzusetzen, das sich auch in 10 bis 15 Jahren noch auf der Höhe der Zeit befindet. „Bei ams.Solution haben wir den Eindruck, dass sich das Unternehmen voll auf sein Kernprodukt konzentriert und dessen Entwicklung aktiv vorantreibt. Dies war bei unserem Altsystem nicht der Fall.“