Förderung von Prozessintegration und Wertschöpfung durch modernes ERP-System von ams.erp solutions

Im Vorfeld der Implementierung wurde die bei ams übliche Geschäftsprozessmodellierung (GPM) durchgeführt, in deren Rahmen die Abläufe mit den einzelnen Abteilungen erörtert und abgeglichen wurden – mit Erfolg.

Das mit Abstand größte Geschäftsfeld von FMW, einem Engineering-Unternehmen mit Hauptsitz im niederösterreichischen Kirchstetten, ist der Bau von Förderanlagen für die Papier- und Zellstoffindustrie. Nahezu alle weltweit führenden Papierproduzenten zählen zum Kundenkreis des Mittelständlers – ein Zeichen für die sehr hohe Produktqualität.

Denn steht in der Papier- und Zellstoffindustrie eine Anlage still, steigen die Ausfallkosten schnell in sechsstellige Sphären. Doch was bietet FMW? Das Leistungsspektrum reicht von der Beratung über die Planung, die Projektabwicklung und die Montage bis hin zu After Sales und Wartung. Um seine Kompetenzen in diesen Bereichen bestmöglich auszuspielen, wurde die Fertigung zu einem weit überwiegenden Teil ausgelagert.

Bei FMW war lange Zeit SAP ERP/R3 im Einsatz, das in der Form, wie es ursprünglich implementiert worden war, den besonderen Prozessanforderungen im Anlagenbau jedoch nicht entsprechen konnte.

Markus Unterrainer
Head of Procurement and Production Planning bei FMW

„Unterscheiden sich die eigenen Prozesse erheblich von denen des Systems, für das man sich ja gerade aus gutem Grunde entschieden hat, sollte die Effizienz dieser Abläufe prinzipiell hinterfragt werden. “

Implementierung der Multiprojektmanagement-Software als Ziel

Infolge einer früheren Konzernzugehörigkeit war bei FMW auch nach der Herauslösung aus dem Firmenverbund lange SAP ERP/R3 im Einsatz, das in der Form, wie es ursprünglich implementiert worden war, den besonderen Prozessanforderungen im Anlagenbau jedoch nicht entsprechen konnte. Da auch diverse Anpassungen keine Verbesserungen mit sich brachten, fiel 2019 die Entscheidung für die Implementierung der Multiprojektmanagement- Software ams.erp, die explizit auf die Erfordernisse der Losgröße 1+ zugeschnitten ist.

Das Multiprojektmanagementsystem ams.erp reduziert die administrativen Aufgaben, da ein digitales Monitoring die Produktionsumgebung modernisiert. Das hat auch beim niederösterreichischen Engineering-Unternehmen FMW funktioniert.

Infos zum Anwender

FMW ist ein Engineering-Unternehmen mit Hauptsitz im niederösterreichischen Kirchstetten, das auf die Konstruktion individueller Großförderanlagen für die Zellstoff-, Papier-, Energie- und Recyclingindustrie spezialisiert ist. Das Leistungsspektrum reicht von der Beratung über die Planung, die Projektabwicklung und die Montage bis hin zu After Sales und Wartung. Circa 90 Mitarbeitende sind beim Unternehmen beschäftigt.

Wertschöpfung im Unternehmen

Das Ziel der Verantwortlichen um die Geschäftsführer Martin Größ, Felix Sorger und Franz Zeilinger war eine deutlich tiefere Prozessintegration und eine damit einhergehende Entlastung der Mitarbeitenden von administrativen Aufgaben, um mehr Raum für die eigentliche Wertschöpfung zu schaffen.

Höchste Produktgüte lässt sich auf Dauer nur erzielen, wenn sich die Mitarbeitenden auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Dies wurde jedoch mit der alten Software-Landschaft immer schwieriger. Laut Felix Sorger, der in der Geschäftsführung für die Unternehmensentwicklung verantwortlich ist, verbrachten große Teile der Belegschaft mitunter viel Arbeitszeit damit, die im Zuge ihrer Tätigkeiten entstehenden Informationen ins ERP-System zu bringen und dort zu verarbeiten. Dieser administrative Aufwand ging deutlich zulasten der Produktivität. Hinzu kamen die im Vergleich zu dem geringen Nutzen recht hohen Wartungs- und Update-Kosten, so dass 2019 ein externer Auswahlberater mit der Findung eines zukunftsfähigen ERP-Systems betraut wurde.

Mit neuem ERP-System zu durchgängigen Daten

Die zentrale Anforderung an dieses neue System war die Möglichkeit zur Etablierung eines durchgängigen Datenflusses, der zuvor so gut wie nicht vorhanden war. Dies lag in erster Linie daran, dass die Vorgänger-Software nicht ausreichend tief implementiert war und ihr Funktionsumfang deshalb nur zu einem geringen Prozentsatz genutzt wurde. Infolgedessen mussten die meisten Mitarbeitenden ihren Arbeitsalltag individuell organisieren, ohne besondere Berücksichtigung der vor- oder nachgelagerten Prozesse. Dabei kamen für begrenzte Tätigkeitsbereiche vielerorts Insellösungen zum Einsatz – insbesondere Excel war ein vielgenutztes Behelfsmittel.

Verbesserungen der Arbeitsabläufe

Die dringend erforderliche 360-Grad-Sicht bietet nun ams.erp, das die interne Wertschöpfungskette von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungslegung vollständig abbildet. Der Echtstart der Software, die der externe Consultant aufgrund des am besten passenden Funktionsumfangs empfohlen und dabei zwei anderen Systemen vorgezogen hatte, erfolgte im Juli 2020. Die reine Implementierungszeit unter den besonderen Bedingungen der Corona-Beschränkungen betrug etwa neun Monate.

Übernahme des bewähren Software-Standards

Für die erfolgreiche Umsetzung der Softwareeinführung zeichnete seitens FMW Markus Unterrainer maßgeblich mitverantwortlich. Für ihn und die anderen Projektbeteiligten stand von Beginn an fest, die Software unter keinen Umständen den bestehenden, nicht integrierten Unternehmensabläufen anzupassen. Stattdessen schlugen sie den gegenteiligen Weg ein, in dessen Rahmen sich das Unternehmen am Standard der Software orientiert und die vorgegebenen Prozessstrukturen zum allergrößten Teil übernimmt.

Dieses Vorgehen wertet Markus Unterrainer nicht als Limitierung, sondern eher als Chance für grundlegende Optimierungen: „Unterscheiden sich die eigenen Prozesse erheblich von denen des Systems, für das man sich ja gerade aus gutem Grunde entschieden hat, sollte die Effizienz dieser Abläufe prinzipiell hinterfragt werden. Denn warum sollte ein branchenerfahrener ERP-Anbieter wie ams, dessen System bei hunderten von Firmen im Einsatz ist, eine andere Richtung vorgeben als die, die in der Praxis am schnellsten zum Ziel führt?“

Flexibilität bleibt

Dennoch sieht der IT-Fachmann das Unternehmen durch die Adaption des ERP-Prozessgerüsts keineswegs in ein zu enges Korsett gepresst. Vielmehr sei es eine große Stärke von ams, es innerhalb des Standards mithilfe von Workflows und Zusatzfunktionen so modellieren zu können, dass es für FMW am besten passt. „Eine solche Flexibilität in dieser Ausprägung und Einfachheit ist selten anzutreffen in ERP-Systemen“, versichert er.

Der entscheidende Punkt sei in diesem Zusammenhang, dass die Release-Fähigkeit nicht gefährdet werde. Dies wäre ihm zufolge definitiv passiert, hätte FMW versucht, den Standard über umfangreiche Individualprogrammierungen in die eigene Richtung zu verbiegen. Daraus ergebe sich häufig die Problematik, dass Release-Wechsel aufgrund des zu erwartenden hohen Aufwands immer weiter nach hinten verschoben würden und das Unternehmen nicht von den Neuerungen des Standards profitieren könne.

Expertise gegeben

Gemeinsam mit den ams-Beratern wurden meist schnell tragfähige Lösungen zur Finalisierung gewisser Prozessabschnitte gefunden. Auch Fragen zur Systemtechnik wurden immer zur vollsten Zufriedenheit beantwortet. Mittlerweile kann Simon Riecker, der die hauptamtliche Betreuung des ERP-Systems Anfang 2022 übernahm, besagte Workflows und Zusatzfunktionen eigenständig nutzen. Hilfe seitens ams ist nicht mehr erforderlich.

Genaue Analyse im Vorfeld

Im Vorfeld der Implementierung hatte die bei ams übliche Geschäftsprozessmodellierung (GPM) gestanden, in deren Rahmen die Abläufe mit den einzelnen Abteilungen erörtert und abgeglichen wurden. Im Anschluss an die GPM wurde das erste Testsystem in Betrieb genommen, in das Artikelstämme, Aufträge, Angebote und Bestellungen aus SAP überspielt wurden. „Ab dem Moment, ab dem die Mitarbeitenden im Testsystem mit ihren vertrauten Daten arbeiten konnten, war die Lernkurve steil“, berichtet Riecker.

Dass es zuvor nicht ganz so schnell ging, ist für ihn nur logisch. Schließlich seien – wie im Mittelstand üblich – die meisten mit dem Tagesgeschäft ausgelastet und hätten wenig Zeit, sich ausführliche Gedanken um die Modellierung von ERP-Prozessen zu machen. Zumal dann nicht, wenn sie lediglich die Software-Oberfläche und nicht die Funktionsweise kennen.

Testsystem überzeugte

Selbstverständlich musste die Belegschaft jedoch inhaltlich mitgenommen werden. Dies geschah, indem in jeder Abteilung – Vertrieb, Projektierung, Fachtechnik, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Lager/Montage, Betrieb/Qualitätssicherung und IT – ein Key User bestimmt wurde. In diesem Kreis wurden auch einige wenige datenbankspezifische Anpassungen beschlossen. Wie etwa eine von ams programmierte Tabellenerweiterung, über die im Einkauf kritische Bestellungen mittels einer Checkbox markiert werden können. Direkt nach der Wareneingangsbuchung zu einer bestimmten Bestellung erhält die bearbeitende Person im Einkauf eine E-Mail. Dadurch wird speziell mit Blick auf Ersatzteilaufträge verhindert, dass im Lager Teile im System eingebucht werden, der entsprechende Papiervermerk jedoch erst Tage später in den Einkauf gelangt und auch dann erst der Versand angestoßen wird.

Zusatzfunktionen möglich

Die größte Anpassung findet sich derzeit noch im Bereich des Dokumenten-Handlings. Über eine programmierte Zusatzfunktion lässt sich ein Export initiieren, über den aus dem Dokumenten-Management-System ProFile heraus sämtliche Dokumente zu jeder einzelnen Position einer Stückliste bereitgestellt werden. Somit entsteht entsprechend der Stücklistenstruktur eine zugehörige Ordnerstruktur mit allen benötigten Dateien, Unterlagen und Zeichnungen. In Zukunft wird das integrierte Modul ams.Compendium die beschriebene Funktionalität übernehmen, wodurch sich das Unternehmen auch an dieser Stelle wieder komplett innerhalb des Standards bewegen wird.

Wertschöpfung und Modernität

Ein wichtiger Bestandteil der ERP-Basisausstattung stellt für den Förderanlagenbauer die Funktionalität der „wachsenden Stückliste“ dar. Denn wie in der Einzelfertigung üblich, ist auch bei FMW die letztliche Ausprägung der zu fertigenden Anlagen zum Zeitpunkt der Auftragserteilung in aller Regel nicht bekannt. Dies hat zur Folge, dass wichtige Wertschöpfungsprozesse wie Konstruktion, Beschaffung und Produktion zeitlich parallel zueinander stattfinden müssen.

Aus diesem Grund ist es essentiell, dass ams.erp alle Änderungen, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben, über die wachsende Stückliste versionssicher abbildet. „Um unsere Projekte wirtschaftlich und termingerecht abwickeln zu können, ist die wachsende Stückliste ein wichtiger Faktor. Wir müssen Langläufer wie Motoren, Hydraulikaggregate oder Steuerungen zeitnah bestellen und können nicht warten, bis die Konstruktionsarbeit abgeschlossen ist“, stellt Riecker fest.

An neue Arbeitsbedingungen anpassen

Aktuell gewinne die Option der frühen Beschaffung aufgrund von Materialengpässen, immens verlängerten Lieferzeiten und der dadurch steigenden Preise noch einmal zusätzlich an Bedeutung. Eine weitere in der Unikatfertigung häufig verlangte Anforderung ist zudem das Arbeiten mit O-Teilen, also mit Artikeln ohne Artikelnummern. Auch diesen Aspekt bewertet Riecker als sehr positiv. Der Vorteil bestehe darin, dass Einmalteile nicht in den Artikelstamm aufgenommen und fortlaufend gepflegt werden müssten, wie es fast alle anderen ERP-Programme obligatorisch fordern.

Fertigungsbegleitende Konstruktion

ams.erp erfüllt zudem standardmäßig sämtliche Voraussetzungen für eine exakte und jederzeit aktuelle mitlaufende Kalkulation, die auch bei FMW Anwendung findet. Darüber haben die Verantwortlichen unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten stets in Echtzeit Zugriff auf den Status der laufenden Projekte. Der Abruf der Daten erfolgt ad hoc und erfordert keine langwierigen Batch- oder Nachtläufe. Kostenseitige Fehlentwicklungen in der Auftragsabwicklung, die sich infolge der fertigungsbegleitenden Konstruktion ergeben können, werden auf diese Weise frühzeitig erkannt und lassen sich beheben, bevor finanzieller Schaden entsteht.

Know-how erhalten

Viele Mittelständler ziehen die von ams vollständig bereitgestellten Kalkulationsdaten zu bereits abgewickelten Aufträgen zudem für eine schnelle, präzise und rentable Angebotserstellung heran. An dieser Stelle tickt FMW jedoch etwas anders. Hintergrund ist, dass ein über die Jahre hinweg kontinuierlich gewachsenes Excel-Kalkulations-Tool im Einsatz bleiben sollte, in das immens viel Know-how seitens der Mitarbeitenden eingeflossen war. Dieses Werkzeug wollte man zunächst nicht aufgeben. Über eine Standardschnittstelle werden die Kalkulationsdaten aus Excel in ams.erp importiert, was laut Simon Riecker gut funktioniert. Perspektivisch ist allerdings nicht ausgeschlossen, die Angebotskalkulation über die Bordmittel des ERP-Systems und eventuell unter Einbeziehung des integrierten Produkt Konfigurators abzubilden.

Größtenteils Fremdfertigung

Da der Anteil der Eigenfertigung bei dem Bau der riesigen Förderanlagen im Laufe der Jahre immer weiter zurückgefahren worden war, ist das Thema der Materialbeistellung im Rahmen von Fremdarbeitsgängen für FMW von großer Bedeutung. Dazu wurde bei den Niederösterreichern die Möglichkeit geschaffen, die ams-interne Collierung nicht nur im Verkaufsvorgang beim Versand an die Kunden zu nutzen, sondern auch einkaufsseitig beim Transport von Beistellteilen zu den hauptsächlich in Osteuropa und China beheimateten Fremdfertigern bzw. Lieferanten. Dies bedeutet, dass FMW nicht nur auf Lieferscheine, sondern auch auf Bestellungen collieren kann.

Riecker präzisiert: „Um den Anforderungen der lieferantenseitigen Collierung gerecht zu werden, wurde die vorhandene Funktionalität um neutrale Colli für die Colli-in-Colli-Collierung und um die Collierung von O-Teilen erweitert.“ Die Beistellteile können den Aufträgen im Übrigen über mehrere Stufen zugeordnet werden.

Informationsfluss erleichtert tägliches Arbeiten

Insgesamt gesehen konnte FMW den angestrebten integrierten Informationsfluss von der Angebotsphase bis zum Auftragsabschluss realisieren, wie der Digitalisierungsverantwortliche bestätigt: „Gegenüber früher verfügen wir mit ams.erp nun über die notwendige durchgehende Transparenz über sämtliche Bereiche hinweg. Alle Projektbeteiligten, insbesondere auch die Geschäftsführung und die Abteilungsleitungen, können sich viel schneller einen aktuellen Überblick über die Projektabwicklung und über die Vertriebsaktivitäten verschaffen.“ Dadurch werde auch die mittelfristige Planung erleichtert, denn seit der Abschaffung der Insellösungen werden nicht nur die Angebotsnummern abgelegt, sondern auch Angebotspositionen, Wahrscheinlichkeiten und Entscheidungstermine transparent gemacht.

Akzeptanz wächst mit Arbeitserleichterungen, die spürbar sind

Die Mitarbeiter – auch solche, die sich anfangs mit der Nutzung des Systems schwertaten – erkennen inzwischen den übergeordneten Nutzen der Software und gehen verstärkt dazu über, „Informationen im System abzurufen“. Dies zeige die wachsende Akzeptanz, die auch durch die Usability positiv beeinflusst wurde. In den Augen des FMW-Verantwortlichen ist ams.erp im Gegensatz zur Vorgänger-Software selbsterklärend und intuitiv bedienbar: „Sobald man die Funktionsweise verstanden hat, kann man sich sehr schnell und sicher im System bewegen“, schließt Riecker.