ams.erp erhöht bei der Unterfurtner GmbH die Transparenz im Lohn- und Projektgeschäft

Die Implementierung des auf die Einzel,- Auftrags- und Variantenfertigung zugeschnittenen Multiprojektmanagement-Systems ams.erp führte zum erfolgreichen Neustart des Unternehmens Unterfurtner GmbH in eine gesicherte Zukunft. Seit April 2019 steuert die Software die Geschäftsabläufe.

Im Zuge eines Generationenwechsels übernahm Ing. Martin Denk 2016 die Geschäfts- und Verkaufsführung des Unternehmens Unterfurtner von seinem Vater und lenkt seitdem gemeinsam mit seinen Schwestern Alexandra und Maria Denk die Geschicke. Alexandra Denk ist Mechatronikerin und verantwortet den Einkauf. Sie stellte nach der Übernahme fest, dass die eingesetzte kaufmännische Software erhebliche Limitierungen aufwies. Während das Programm das Rechnungswesen zufriedenstellend abdeckte, lieferte es für die Arbeit mit Artikeln oder Stücklisten keine Unterstützung. Denk wies auf die Missstände hin und somit wurde ihr die Projektleitung für die Auswahl einer zukunftsfähigen Business-Software übertragen. Ihre Argumente für einen systemseitigen Neustart waren überzeugend, denn der Fokus bei der Einführung der alten Software lag darauf, Dokumente wie Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen ausdrucken und den Kunden zuschicken zu können. Eine vollständige Warenwirtschaft war wenig vorhanden sowie Möglichkeiten zur durchgängigen Pflege von Artikeln, zur Prüfung von Lagerbeständen oder gar zur Projektplanung.

Die Bearbeitung von Metall und die Fertigung hochwertiger Metallprodukte sind das angestammte Betätigungsfeld der Unterfurtner GmbH. ams.erp erhöht die Transparenz im Lohn- und Projektgeschäft.

Alexandra Denk
Geschäftsführerin und ERP-Projektleiterin bei Unterfurtner

„Es wurde unabdingbar, dass wir in den laufenden Projekten permanent prüfen können, in welche Richtung wir uns kostenseitig entwickeln und ob wir uns noch im Budgetrahmen befinden. Dies war vor dem Einsatz von ams.erp nicht möglich.“

Bestandsprüfung vereinfachen

„Ich wusste nicht, was an Material vorrätig war und welche Teile ich bis wann bestellen musste. Zur Bestandsprüfung musste immer jemand ins Lager gehen. Generell gab es viele manuelle und papierbasierte Prozesse“, beschreibt die Einkaufsleiterin die damalige Situation. Erst 2014 war neben einem knapp nach der Jahrtausendwende errichteten größeren Produktionswerk ein modernes Bürogebäude in einem logistisch günstig gelegenen Gewerbepark eingeweiht worden. Damit war der Umzug vom Ursprungsstandort Braunau nach St. Peter komplett vollzogen. Auch der Maschinenpark wird konsequent erweitert und modernisiert. Zuletzt kamen eine neue Abkantpresse und ein Laserschneider hinzu, die diverse 3-Achs- und 5-Achs-CNC-Fräsen sowie einen Wasserstrahlschneider ergänzen. Damit kann das Unternehmen ein breites Leistungsspektrum im Liefer- und Projektgeschäft erbringen, wobei der prozentuale Anteil bei ungefähr 60 zu 40 Prozent zugunsten des Projektgeschäfts liegt.

Alleine dazu benötigt er schon fundierte Geschäftszahlen, die die alte Software nicht liefern konnte. Doch Alexandra Denk ging es um mehr: „Es wurde unabdingbar, dass wir während der über mehrere Monate laufenden Projekte permanent prüfen können, in welche Richtung wir uns kostenseitig entwickeln und ob wir uns noch im Budgetrahmen befinden. Dies war vor April 2019 nicht möglich“, erinnert sie sich. Ebenso wenig war eindeutig nachvollziehbar, ob sich einzelne Aufträge überhaupt rechneten. Nachkalkuliert wurde aufwendig in Excel, wofür eine eigens abgestellte Mitarbeiterin alle auf den Auftrag gebuchten Materialien und Zeiten händisch zusammentragen musste. Dabei bestand natürlich immer die Gefahr der Unvollständig- und Unrichtigkeit. Bei Auftragsgrößenordnungen von inzwischen bis zu zwei Millionen Euro – das durchschnittliche Projektvolumen bei Unterfurtner liegt bei ca. 300.000 Euro – und einem jährlichen Gesamtumsatz von 12,5 Millionen Euro war dieser Zustand wirtschaftlich nicht mehr tragbar.

Bei modernen Fassaden kommen nicht nur Aluminium und Glas zum Einsatz. Hier agiert Unterfurtner traditionsgemäß und nun mit neuer Software.

Infos zum Anwender

Die Bearbeitung von Metall und die Fertigung hochwertiger Metallprodukte sind seit ihrer Gründung vor mehr als 85 Jahren das angestammte Betätigungsfeld der Unterfurtner GmbH aus dem oberösterreichischen Sankt Peter am Hart. Gestartet als klassische Schlosserei, kam im Laufe der Zeit die Verarbeitung von Aluminium, Kunststoff und zuletzt auch von Holz hinzu. Die Herstellung von Maschinenbauteilen und die Blechbearbeitung gehören ebenso zum Leistungsspektrum wie die Konstruktion und Montage exklusiver Gebäudefassaden, die Anfertigung künstlerischer Kompositionen aus Metall sowie die Ausstattung großer Gebäudekomplexe mit gleichartigen, jedoch fast durchweg individuellen Fenster-, Türen- und Fassadenelementen.

Kernanforderung Datendurchgängigkeit

Die Kernanforderungen an die neue ERP-Software waren folglich schnell formuliert: Gefordert war eine möglichst hohe Datendurchgängigkeit, die neben der Ermittlung der aktuellen Projektkennzahlen auch die Übersicht über die gegenwärtigen Lagerbestände zulässt und die Angebotserstellung erleichtert. Dabei musste die Software die Anforderungen des Projektgeschäfts ebenso beherrschen wie die der Lohnfertigung und darüber hinaus die besondere Arbeitsweise eines Einzelfertigers berücksichtigen: „Denn selbst in der Lohnfertigung erstellen wir fast ausschließlich Unikate“, versichert Denk. Auch bei der Ausstattung größerer Gebäude mit Fenstern und Fassadenteilen handele es sich um reines Projektgeschäft, da sich fast alle Komponenten voneinander unterscheiden.

Nachdem die Anfrage bei dem bisherigen Software-Lieferanten, wichtige Funktionalitäten in Richtung der Anforderungen von Unterfurtner nachzubessern, zu keinem Ergebnis geführt hatten, schauten sich die Geschwister drei Systeme genauer an. ams.erp machte das Rennen. Die Software brachte den mit Abstand größten Deckungsgrad hinsichtlich benötigter Funktionalität und effizienter Prozessabwicklung mit.

Branchenkenntnis ergänzt umfassende Funktionalität

Wesentlichen Anteil an der Entscheidung hatten zudem die ams-Berater, die von Beginn an verstanden, worauf es ankam. „Rechnungen und Bestellungen schreiben konnten wir auch vorher schon. Wir wollten jedoch mit einer durchgängigen Software die Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg erhöhen, um eben die Materialbestände und die Projektkostenentwicklung in Echtzeit im Blick behalten und Ressourcen verlässlich kalkulieren zu können“, berichtet die ERP-Projektleiterin. Der circa sechsmonatigen ERP-Einführung ging die bei ams übliche Geschäftsprozessmodellierung voraus. Diese erwies sich als äußerst hilfreich, weil dadurch die Möglichkeit gegeben war, die eigenen Abläufe an ams.erp anzupassen. „Wir waren überzeugt davon, dass die im System abgebildeten Standardprozesse auch in unserem Fall gut passen würden“, konstatiert Alexandra Denk.

Vorteile digitaler Prozesse

Inzwischen sind auch anfängliche Vorbehalte gegenüber der Software gewichen. Die Mitarbeiter erkennen die Vorteile der digitalen Abläufe. In diesem Rahmen konnte auch eine strukturierte Arbeitsvorbereitung etabliert werden. Bei fehlendem Material wird geordnet über das System bestellt. „Dank der Durchgängigkeit der Daten“, so Denk, „wissen alle Mitarbeitenden jederzeit, wo sie nachschauen müssen, wenn sie Material in bestimmten Mengen oder Auskünfte zum Liefertermin einer Bestellung benötigen.“ Die integrierte Datenhaltung verhilft auch der Geschäftsführung zu einem besseren Überblick über die wirtschaftliche Gesamtentwicklung und über den Status der Auftragsabwicklung. Im Rahmen der mitlaufenden Kalkulation sind stets alle Informationen zu sämtlichen Projekten in Echtzeit abrufbar. Kostenseitigen Fehlentwicklungen kann dadurch schnell und effektiv entgegengewirkt werden. Auch die Angebotserstellung wird vereinfacht, „weil wir die gesamten Daten aller vorangegangenen Projekte heranziehen können“, sagt Denk.

Mehr Transparenz

Neben diesem übergeordneten Kenntniszuwachs stellt ams.erp die angesprochenen nützlichen Funktionalitäten für Einzelfertiger bereit. Als eines der wichtigsten Instrumente nennt die ERP-Verantwortliche in diesem Zusammenhang das O-Teile-Management, das es ihr ermöglicht, Artikel ohne Artikelnummern anzulegen. Gerade im Projektgeschäft komme es regelmäßig vor, dass Artikel bestellt werden müssten, die nur einmal zum Einsatz kommen. Damit diese nicht als dauerhafter Ballast im Artikelstamm mitgeführt werden müssten, erhalten sie keine Artikelnummern. „Die Abwicklung von Einmal-Teilen funktioniert problemlos in ams.erp. Dabei spielt es keine Rolle, ob wir sie bereits im Auftrag oder erst in der Bestellung anlegen.“

Eine für Unterfurtner wertvolle Fähigkeit der ERP-Software ist zudem die Möglichkeit der umfassenden Anbindung von Dritt-Software. Eines dieser Drittprodukte ist LogiKal, das dank integrierter Logikprüfung die Planung und das Erstellen von Türen-, Fenster- und Fassadenpositionen im Rahmen großer Fassadenbauprojekte wie dem des Krankenhauses Braunau massiv erleichtert. Das Programm führt und berechnet sämtliche Artikel aller Türen- und Fensteranbieter, mit denen Unterfurtner zusammenarbeitet. Laut der Schätzung der Einkaufsleiterin kommen bei diesem riesigen Produktspektrum wahrscheinlich an die 100.000 Artikel zusammen, die nicht alle in ams.erp aufgenommen werden können. Um den digitalen Prozess jedoch nicht zu unterbrechen, wurde eine Integration in ams.erp geschaffen. Künftig wird es weitere Anbindungen geben.

Alexandra Denk bewertet die Verbesserungen, die aus dem Einsatz von ams.erp resultieren, durchweg positiv. Vor allem deshalb, weil auf Knopfdruck alle relevanten Daten zu Beständen und Verfügbarkeiten, Bestellungen und Projektständen in Echtzeit verfügbar sind: „Für Unterfurtner passt der gesamte Prozess von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung. Dies zeigt sich insbesondere darin, dass wir das System von einigen kleinen Anpassungen abgesehen im Standard belassen haben.“