ams.erp Solution ams.erp: Aufbau einer zukunftsfähigen IT- und Prozesslandschaft

Vollautomatische Produktionszelle von Teubert Maschinenbau GmbH.

Die Teubert Maschinenbau GmbH entwickelt, konstruiert und baut maßgeschneiderte Maschinen zur Verarbeitung von Partikelschäumen und faserverstärkten Thermoplasten. Die weltweit agierenden Kunden aus den Bereichen Automobil, Verpackung, Bau und Luftfahrt schätzen vor allem die individuelle Umsetzung ihrer höchst spezifischen Anforderungen. Der Anspruch höchster Qualität, den Geschäftsführer Wolfgang Teubert für seine Produkte formuliert, gilt dabei auch für Partnerunternehmen, Lieferanten und Zulieferer. Seit 2017 gehört auch das Software- und Beratungshaus ams.Solution zu diesem ausgewählten Kreis.

Den entscheidenden Schritt zum Aufbau einer zukunftsfähigen IT- und Prozesslandschaft machte Teubert 2017 mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems. Die zentrale Maßgabe bei der ERP-Auswahl war laut Claudia Moebert, die zusätzlich zu ihrer eigentlichen Funktion als Leiterin von Materialwirtschaft, Einkauf und Controlling auch die Projektverantwortung für die Betreuung und Weitentwicklung des ERP-Systems innehat, der spezielle Zuschnitt der Software auf die Einzelfertigung. Und da im Speziellen die Fähigkeit der „wachsenden Stückliste“. Denn wie in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung üblich, kennt man auch bei Teubert zum Zeitpunkt der Auftragserteilung die letztliche Ausprägung des zu fertigenden Produkts im Regelfall nicht.

Dies hat zur Folge, dass wichtige Wertschöpfungsprozesse wie Konstruktion, Beschaffung und Produktion zeitlich parallel zueinander stattfinden. Die wachsende Stückliste ermöglicht es, die Beschaffungs- und Fertigungsabläufe zu einem Zeitpunkt zu starten, an dem die Konstruktion noch in vollem Gange ist. Claudia Moebert stellt klar: „Für einen Sondermaschinenbauer wie uns wäre eine generalistische ERP-Software, die ihre Stärken rein im Bereich Fibu/Controlling hat, nie infrage gekommen.“ Vor diesem Hintergrund fiel die Wahl auf die Standardbranchensoftware ams.erp der ams.Group, die seit mehr als drei Jahrzehnten Projekte im Segment der Losgröße 1+ realisiert.

Als Claudia Moebert 2011 ins Unternehmen eintrat, stellte sie bei der Analyse der vorhandenen Prozesslandschaft recht schnell fest, dass die von ihr angestrebte Durchgängigkeit der digitalen Abläufe kaum gegeben war. Im Einsatz befand sich eine ERP-Software, die auf die Anforderungen von Handelsunternehmen zugeschnitten war und aufgrund dieser Ausrichtung für einen Sondermaschinenbauer per se nicht passen konnte. Eher simple Vorgänge wie Auftragsbestätigungen und Bestellungen konnten elektronisch abgewickelt werden. Die flexible Abbildung von Stücklisten unter Berücksichtigung aktueller Veränderungen im Konstruktions- und Fertigungsprozess hingegen war jedoch nicht möglich. Entsprechend kompliziert gestaltete sich die Arbeit mit der Software. Viele Prozessschritte erfolgten manuell und waren damit fehleranfällig.

Dank der Schnittstelle zwischen CAD und ams.erp existiert auch die mitlaufende Kalkulation. Dadurch, dass die Stücklisten aus dem CAD-System übernommen werden und die relevanten Informationen bereits zum Angebotszeitpunkt zur Verfügung stehen, lassen sich präzise Budgetplanungen durchführen. Da auch die Zeitwirtschaft gekoppelt ist, lassen sich die Kapazitäten ebenfalls präzise planen.

Claudia Moebert
Leiterin Materialwirtschaft, Einkauf und Controlling bei der Teubert Maschinenbau GmbH

„ams.erp ist das angestrebte flexible System, das exakt zu der Arbeitsweise von Teubert passt und unser Unternehmen organisations- und prozesstechnisch auf ein neues Niveau gehoben hat.“

Entscheidender Faktor „wachsende Stückliste“

Nachdem die Entscheidung für eine ERP-Neuausrichtung gefallen war, schauten sich die Verantwortlichen einige Systeme im Rahmen von Präsentationen im Hause intensiver an. Claudia Moebert streicht an dieser Stelle nochmals die Wichtigkeit der wachsenden Stücklisten heraus. Prinzipiell traut sie nahezu jeder ERP-Software zu, grundlegende kaufmännische Prozesse wie die Auftrags- und Bestellabwicklung adäquat abbilden zu können. Deswegen rückten die Einzelfertiger-spezifischen Funktionalitäten rund um die konstruktionsbegleitende Fertigung umso mehr in den Fokus. „Denn bis eine Maschine wirklich beim Kunden steht, wurde die Stückliste unzählige Male angepasst und aktualisiert. Wir wollten sehen, wie verschiedene Anbieter mit dieser Thematik umgehen“, schildert sie ihr Vorgehen. „Am meisten überzeugten uns letztlich die Funktionalitäten von ams.“

Diverse Referenzkundenbesuche, beispielsweise bei einem Sondermaschinenbauer aus der Verpackungsindustrie, bestätigten diese Einschätzung. Bei den ams-Kunden versicherten sich Claudia Moebert und Geschäftsführer Wolfgang Teubert davon, dass die gezeigten Funktionalitäten in der Praxis funktionieren und es wirklich die benötigen Funktionalitäten waren. „Diese Besuche waren für uns die ausschlaggebenden Faktoren. Ich bin übrigens generell der festen Ansicht, dass Referenzen bei der ERP-Entscheidungsfindung an Wichtigkeit noch gewinnen werden.“

Wachsende Stückliste nun im Griff

Nach nur acht Monaten Implementierungszeit erfolgte am 1. März 2017 der Echtstart. Verbesserungen in der Prozessabwicklung stellten sich schnell ein. Im Gegensatz zu früher gibt es nun eine Schnittstelle vom CAD-System SolidWorks mit MaxxDB zur ERP-Software, so dass der ehemals fehleranfällige manuelle Prozess komplett automatisiert werden konnte. Damit wurde die Voraussetzung für die Arbeit mit der wachsenden Stückliste geschaffen: Teile können nun im laufenden Fertigungsprozess verändert und beliebig oft ausgetauscht und übergeben werden.

Mit ams.erp ist man bei Teubert zudem inzwischen in der Lage, Stücklisten mehrstufig aufzulösen, so dass der gesamte Bereich der Materialwirtschaft bzw. Disposition, das Bestellwesen und die Bestellungsüberwachung automatisiert und digital erfolgen. Heute kommt es nicht mehr vor, dass nicht benötigte Teile bestellt werden oder – schlimmer noch – dringend benötigte Dinge im Produktionsvorgang fehlen. Aufgrund der durchgängigen Prozessketten wird kein Bedarf mehr übersehen, wodurch ausgeschlossen ist, dass sich Auslieferungen aufgrund des Fehlens mitunter geringwertiger Teile verzögern. Eine Situation, die in vielen Betrieben bis heute immer noch sehr gängig ist.

Dank der Schnittstelle zwischen CAD und ERP existiert auch die mitlaufende Kalkulation. Dadurch, dass die Stücklisten aus dem CAD-System übernommen werden und die relevanten Informationen bereits zum Angebotszeitpunkt zur Verfügung stehen, lassen sich präzise Budgetplanungen durchführen. Da auch die Zeitwirtschaft gekoppelt ist, lassen sich die Kapazitäten ebenfalls präzise planen. Dadurch minimieren sich sowohl die Durchlaufzeiten als auch die Kosten.

ERP-System macht sich schnell bezahlt

Positiv auf die Prozessorganisation des Unternehmens und die künftige Nutzung der Software wirkt sich generell aus, dass sich Teubert komplett an den vorgegebenen Standardprozessen der Software orientieren konnte: „Bei einem künftigen Releasewechsel erwarten wir keinerlei Schwierigkeiten“, beschreibt Claudia Moebert die komfortable Situation. Noch wichtiger aber ist, dass besagte Standardprozesse von ams.erp in hohem Maße mit den bei Teubert angestrebten Abläufen übereinstimmten. „Wir sind mit der Zielsetzung in das ERP-Projekt gegangen, die vordefinierten und branchenerprobten Prozesse, wo immer es möglich ist, zu adaptieren. Denn wir wollten die Prozesse sehr schlank halten und nicht durch unnötige Freigabeprozeduren, wie sie manche ERP-Systeme verlangen, künstlich aufblähen.“ Dies ist im engen Zusammenspiel mit den ams-Beratern gelungen, bis dato wurden keinerlei Programmanpassungen vorgenommen.

In näherer Zukunft stehen einige Projekte an, um den digitalen Datenfluss weiter zu optimieren. Bislang papierbasierte Prozesse sollen mithilfe eines modernen Dokumenten-Managements abgelöst werden. Zudem wird statt des bisherigen, rein Excel-basierten Verfahrens das Business-Intelligence-Modul ams.bi zum Einsatz kommen, um der Geschäftsführung eine noch bessere Entscheidungsunterstützung auf Basis der konsolidierten ERP-Daten zu liefern.

ams.erp ist laut Claudia Moebert das angestrebte flexible System, das exakt zu der Arbeitsweise des Sondermaschinenbauers passt und das Unternehmen organisations- und prozesstechnisch auf ein neues Niveau gehoben hat. Dies bestätigt auch Geschäftsführer Wolfgang Teubert: „Großen Anteil hat die CAD-Schnittstelle, die narrensicher tickt wie ein Schweizer Uhrwerk. Änderungen in der Stückliste werden, so umfangreich sie auch sein mögen, bis zum Schluss korrekt übergeben. Deswegen funktionieren jetzt sowohl die Disposition als auch die mitlaufende Kalkulation einwandfrei.“ Für den Firmenchef ist klar, dass sein Unternehmen von dem Einsatz von ams.erp bereits im zweiten Jahr des Echtlaufs finanziell profitiert hat.

Wolfgang Teubert
Geschäftsführer der Teubert Maschinenbau GmbH

„Die CAD-Schnittstelle von ams.erp tickt narrensicher wie ein Schweizer Uhrwerk. Änderungen in der Stückliste werden, so umfangreich sie auch sein mögen, bis zum Schluss korrekt übergeben. Deswegen funktionieren jetzt sowohl die Disposition als auch die mitlaufende Kalkulation einwandfrei.“