Baumüller setzt auf WEBCON BPS als strategische Plattform für Prozessdigitalisierung

Seit April 2022 setzt die Baumüller Gruppe WEBCON BPS bei der Eingangsrechnungsverarbeitung ein.

Die Baumüller Gruppe mit Sitz in Nürnberg sorgt mithilfe von 2.000 Mitarbeitern an 40 Standorten sowie sechs Fertigungsstandorten weltweit für maximale Effizienz und hohe Wirtschaftlichkeit auch bei komplexen Anwendungen – sei es durch hochdynamische und präzise Servotechnik im Maschinenbau oder energieeffiziente Mobilitätslösungen der Zukunft. Um auch ihre eigene Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu steigern, entschied sich die Gruppe im Jahr 2021 für die Einführung einer Low-Code-Plattform zur Digitalisierung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen.

In Beratung durch den CRM- und Prozessdigitalisierungs-Spezialisten VSB fiel die Entscheidung auf WEBCON BPS: „Wir sind seit 2016 Premium-Partner von Webcon und wussten schnell, dass die umfangreichen Funktionen der Low-Code-Plattform genau zum Anforderungsdesign der Baumüller Gruppe passten“, so Andreas Schmidt, Geschäftsführer der VSB.

Auch Kundenanfragen zu bestehenden Aufträgen werden über WEBCON BPS bearbeitet.

Spürbare Verbesserungen in der Rechnungsverarbeitung und im Kundenservice

Seit April 2022 setzt die Baumüller Gruppe WEBCON BPS bei der Eingangsrechnungsverarbeitung ein. Den Anwendern stehen dabei in Echtzeit Daten aus dem ERP-System in den Webcon-Formularen zur Verfügung. Eine Schnittstelle zu dem in den Service- und Projekt-Einheiten eingesetzten ERP Microsoft Business Central wurde ebenfalls konfiguriert. Mit diesem Basis-Setup und Intercompany-Kommunikation gingen die Prozesse in vier Firmen der Unternehmensgruppe, verteilt über fünf Werke, in den Echtbetrieb. Heute können die 200 involvierten Mitarbeiter Rechnungen völlig papierlos verarbeiten, die Durchlaufzeit der Rechnungsprüfung konnte schon nach wenigen Wochen deutlich reduziert werden.

Auch Kundenanfragen zu bestehenden Aufträgen werden über WEBCON BPS bearbeitet: „Im Bereich des Managements von Kundenbestellungen und Kundenaufträgen im ERP haben wir mit WEBCON BPS ein zentrales Anfrage-Tool geschaffen, womit wir nun Termine, Mengen und Stornierungen innerhalb des Unternehmens effektiv managen können“, so Peter von Minnigerode, Chief Information Officer bei Baumüller. „Ziel war dabei, in den Prozessen die Mail-Flut und Mehrfachbearbeitungen zu eliminieren, die Prozesse zu vereinfachen, zu strukturieren und zu optimieren. Das ist uns dank Webcon gut gelungen.“

Weiterer Einsatz von WEBCON BPS geplant

„Ich bin sehr stolz, dass sich die Baumüller Gruppe für die WEBCON BPS Low-Code Plattform entschieden hat, um in Zusammenarbeit mit unserem Premium-Partner VSB ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dies ist ein weiteres Beispiel für ein erfolgreiches mittelständisches Unternehmen aus der Fertigungsindustrie, welches auf unserer Plattform erfolgreich Geschäftsanwendungen entwickelt. Nachdem wir bereits die ersten Erfolge der Prozessdigitalisierung gesehen haben – wie z.B. eine deutliche Verkürzung der Bearbeitungszeiten oder einen verbesserten Kundenservice – bin ich zuversichtlich, dass die Entwicklung weiterer Anwendungen zahlreiche neue Verbesserungen bringen wird, dank derer die Baumüller Gruppe die Effizienz und Transparenz ihrer betrieblichen Abläufe effektiv steigern wird“, schließt Philipp Erdkönig, Partner Channel Manager bei Webcon.

Der weitere Ausbau bei der Baumüller Gruppe hat bereits begonnen: Die nächsten Schritte werden die Überführung verschiedener Freigabeprozesse aus SharePoint nach WEBCON BPS sowie die Automatisierung von Mitarbeitereintritten sein.