Der trisoft-Experten-Tipp: Bestandsdatenübernahme

Was passiert mit den Unmengen an Bestandsdaten bei der Einführung eines PDM-Systems bzw. DMS? Zu Beginn ist zu klären: Welche dieser bestehenden Daten sollen überhaupt in das neue PDM-System bzw. DMS übernommen werden? Oder gibt es vielleicht sogar ein bestehendes System aus dem Daten migriert werden sollen? Des Weiteren stellt sich auch die Frage, ob im neuen System Stammdaten aus dem bestehenden ERP genutzt werden sollen.

1. CAD-Daten

CAD-Daten sind oft in einem inkonsistenten Zustand. Das bedeutet, dass das CAD-System Baugruppen nicht fehlerfrei öffnen kann, weil es auf bestimmte Files, welche ein Konstrukteur oder eine Konstrukteurin möglicherweise lokal abgelegt hat, nicht zugreifen kann. Das erfordert eine Bereinigung der CAD-Daten und den Export in einen Filesystembereich, sodass sich die Baugruppen von einem Neutralrechner öffnen lassen. Auf Referenzen muss an dieser Stelle immer zugegriffen werden können. Mit Hilfe von Importroutinen werden in weiterer Folge die Baugruppen in das PDM-System importiert. Dieser Prozess ist durchaus Zeit- und Ressourcen aufwändig, weil das Importtool das CAD-System verwendet, um jede Baugruppe zu öffnen und in das PDM-System einzuchecken. Es werden also alle Baugruppen und die dazugehörigen Files einmal geöffnet und gespeichert. Ist dieser Prozess abgeschlossen, können die Konstrukteure und Konstrukteurinnen mit “sauberen” Baugruppen weiterarbeiten.

Natürlich gibt es auch Unternehmen, bei denen schon ein PDM-System vorhanden ist und dieses abgelöst werden soll. In diesem Fall werden die CAD-Daten erst in einen Filesystembereich exportiert. Auch hier ist es notwendig die Daten auf ihre Korrektheit zu prüfen und sicherzustellen, dass die Baugruppen, Modelle, und Zeichnungen sich im CAD-System öffnen lassen.

2. Allgemeine Daten auf Fileservern

Hier sind die Anforderungen durchaus anders als bei CAD-Daten. Betroffen sind unterschiedliche Office-Dokumente wie Word, Excel, PDF oder auch gescannte Dokumente.

Die Herausforderungen dabei ist, dass die Dokumente weitestgehend selbständig gültig sind – es gibt also keine Verlinkungen oder Referenzen zu anderen Dokumenten. Diese Dokumente liegen in mehr oder weniger intelligent strukturierten Ordnern.

Eine weitere Herausforderung sind Dubletten und Versionen dieser Dokumente. Dubletten liegen oft als 1:1 Kopien in unterschiedlichen Ordnern. Bei der Analyse der Daten wird erkennbar, dass ein und dasselbe File – binär identisch – bis zu hundertfach auf verschiedenen Ordnern im Unternehmen vorhanden ist. Es muss daher entschieden werden, was mit diesen Dubletten beim Import geschehen soll. Will man sie löschen oder machen bestimmte Dubletten sogar Sinn? Es gibt keine allgemein gültige Antwort. An sich ist das Ziel in einem DMS ein Dokument auch nur einmal abzulegen.

Welche Qualität kann nun von einem Dokumentenimport erwartet werden? Ziel beim Import ist unter anderem eine sinnvolle Klassifizierung. Zum Beispiel, um welchen Dokumenttyp (Rechnung, Datenblatt, Bestellung, Korrespondenz…) handelt es sich? Oder zu welchem Kunden bzw. Auftrag gehört das Dokument? Wann wurde es erstellt? Wer hat es erstellt?

trisoft verwendet dazu ein intelligentes, lernfähiges Tool. Auf Basis von Wahrscheinlichkeiten werden beschreibende Metadaten aus dem Filenamen, Extensions und Verzeichnispfaden mit sehr hoher Treffsicherheit gefunden. So können zum Beispiel auch Versionsketten von mehreren Files, welche die Historie eines Dokumententwicklungsprozesses dokumentieren, automatisch hergestellt werden. Im DMS scheint das Dokument infolgedessen nur mehr einmal auf. Bei Bedarf kann jedoch trotzdem auf historische Versionen zugegriffen werden.

Dieses Importtool übernimmt oft hunderttausende Dokumente in wenigen Stunden und erzeugt automatisch die im DMS nötigen Metadaten. Nach einem solchen Import werden die Fileserver auf “read only” gestellt oder man lässt die Anwender und Anwenderinnen gar nicht mehr darauf zugreifen. Die Praxis zeigt, dass durch die hohe Qualität bei der Übernahme der Dokumente die User blitzartig mit dem neuen System arbeiten. Voraussetzung ist jedoch eine hohe Qualität der Metadaten bei der Übernahme.

3. E-Mails auf Exchange Servern

Das dritte große Thema sind Emails. Der Großteil der Unternehmen verwendet den Microsoft Exchange Server. Der Exchange Server und mit ihm öffentliche Ordner werden sehr häufig als Storage oder Mailverwaltungssystem verwendet. Dazu ist der Exchange Server allerdings nicht wirklich geeignet. Es handelt sich bei Mails ebenso oft um Aufträge, Auftragsbestätigungen, Dokumentationen, Spezifikationen, Änderungsanträge usw. Beim Einchecken von Mails aus Outlook in das DMS wird das .msg File vom Exchange Server entfernt. Das entlastet schlussendlich auch den Exchange Server.

Was macht man nun aber wiederum mit den historischen Mails auf dem Exchange Server? Auch an dieser Stelle ist es wie bei den allgemeinen Office Dokumenten möglich, Mails „im Bulk” in das DMS zu übernehmen. Aufgrund von Verteilerlisten und damit einhergehend vielen Dubletten muss man sich auch hier Gedanken machen, wie man mit diesen umgeht.

4. Stammdaten aus einem ERP-System

Einer der interessantesten Datenpools sind Datenbanken und Systeme wie das ERP System. Vor allem Artikel, auch Material, Teil oder ähnlich genannt, sind wegen Ihrer Stammdaten interessant.

Auf den ersten Blick möchte man meinen, dass das eine unbewältigbare Aufgabe ist. Umso wichtiger ist es deshalb ein PDM-System/DMS zu haben, in welches die Bestandsdaten mit sehr hoher Qualität übernommen werden können. Vor allem aber ist es besonders wichtig, einen erfahrenen Partner für dieses Projekt an seiner Seite zu haben.

PRO.FILE kennt ebenfalls Teile bzw. Artikel und kann so mit dem ERP „auf Augenhöhe sprechen”. Eine bewährte Vorgehensweise ist, das PDM-System/DMS immer auch mit dem ERP zu koppeln. Vor Echtstart des Systems müssen jedoch alle Artikel urgeladen sein. Die trisoft Importtools sind dann auch in der Lage, Dokumente mit den Artikeln zu verknüpfen. Das betrifft neben den 3D-Files, 2D-Files sowie Baugruppen auch allgemeine Dokumente wie beispielsweise Datenblätter.

Bei allen Arten der Datenübernahme wird immer Rücksicht auf die feinmaschigen Berechtigungsmöglichkeiten genommen und die Berechtigungen der ursprünglichen Ablageorte bzw. Systeme berücksichtigt.

Fazit

Die Bestandsdaten aus unterschiedlichen Quellen können mit einer sehr hohen Qualität und Treffsicherheit von trisoft in ein PLM, PDM oder DMStec System mit PRO.FILE übernommen werden. Zielgenaues Wiederfinden der Daten und Dokumente wird ab Tag 1 des Einsatzes von PRO.FILE die Arbeit von Kollegen und Kolleginnen erleichtern. Da alle Anwender und Anwenderinnen die für ihre tägliche Arbeit benötigten Dokumente von Beginn an zur Verfügung haben, ist auch die Akzeptanz des Systems von Anfang an gegeben und die Investition hat sich gelohnt.