Nachhaltiges Qualitätsmanagement für Stammdaten mithilfe von simus systems möglich

Die Verbesserung der Stammdaten stellt oft einen Kraftakt dar. Im Endeffekt hilft eine verbesserte Struktur enorm.

Die Qualitätskriterien, die wir an Informationen in anderen Bereichen anlegen, gelten ohne Einschränkungen auch für Stammdaten. Sie beginnen mit Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit. Doch wenn wir Daten in automatisierten Prozessen verarbeiten wollen, reichen diese Kriterien alleine nicht: Nur eine Konformität der Daten mit spezifischen Regeln lässt eine maschinelle Verarbeitung zu. Einzelne Systeme verweigern den Dienst, wenn ein Wert in falschem Format eingegeben wird.

Oft müssen die Konventionen für mehrere Systeme gelten, sonst entstehen Schnittstellenprobleme. Die Daten sollen widerspruchsfrei und lückenlos, also konsistent sein. Dies wird erleichtert, wenn die Daten eindeutig und einmalig sind und damit Dubletten verhindern: Dubletten verursachen Mehraufwand, sind eine potenzielle Fehlerquelle und verursachen Verschwendung an anderen Stellen im Unternehmen.

Die Software simus classmate integriert sich in die übliche Systemlandschaft von Industrieunternehmen.

Zunehmende Erosion der Datenqualität

Während es inzwischen für fast alle Produkte und Dienstleistungen von Unternehmen Qualitätsbeschreibungen gibt, wird die geforderte Struktur und Qualität von Stammdaten selten umfassend geregelt und überprüft. So unterliegen viele Tausende von Stammsätzen in ERP- und PDM-Systemen einem Kreislauf schleichender Verschlechterung durch Fehleingaben, uneinheitliche Terminologien, veraltete Daten, unterschiedliche Vorgehensweisen und mangelnden Konventionen. Selten werden klare Verantwortlichkeiten für die Stammdaten benannt, etwa für die Neuanlage von Materialstämmen.

Mit dem classmate FINDER steigt die Wiederverwertung vorhandener Teile rasant an.

Daten als Digitalisierungsgrundlage

Wohl auch deshalb fällt die schleichende Erosion der Datenqualität nicht oft auf. Dann aber stellt die Verbesserung der Stammdaten einen Kraftakt dar, der besonderen Anlässen vorbehalten ist. So geht einer ERP-Migration oft ein Projekt zur Strukturierung und Bereinigung der Stammdaten voraus. Auch eine Verknüpfung von ERP- und PLM-Systemen führt zu Bemühungen, die Geometriedaten in 3D-Modellen und Zeichnungen mit ihren beschreibenden Daten zu klassifizieren und zu vereinheitlichen. Schließlich bilden Firmenübernahmen einen Anlass, um die Stammdaten für die Nutzung durch die neue Muttergesellschaft aufzupolieren. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung muss diese Praxis ein Ende haben. Unternehmen beziehen an vielen Schnittstellen externe Daten, verarbeiten diese in unterschiedlichen Systemen und steuern damit zahlreiche interne und externe Prozesse.

Dies funktioniert nur mit einer perfekten Datenbasis. Die permanente Überprüfung und Pflege der Datenqualität wird damit zu einer essentiellen Verpflichtung. Schon kleine Unvollkommenheiten in Konsistenz und Genauigkeit der Daten können zu Störungen führen.

Mit einem Stammdaten-Projekt lässt sich der Wert des Datenkapitals deutlich steigern.

Effiziente Stammdatenaufbereitung

Der erste Schritt zur Verbesserung des über Jahre gewachsenen Datenbestands ist eine genaue Bestandsaufnahme. Dafür empfiehlt sich ein Dienstleister wie simus systems, der spezielle Software, eine bewährte Projektmethodik und standardisierte Basisregelwerke in die Zusammenarbeit einbringt. Die Software-Suite simus classmate enthält verschiedene Werkzeuge, die Datenbestände jeder Größe aus den relevanten firmeninternen Quellen wie Datenbanken, Tabellen oder CAD-, ERP- und PDM-Systemen regelbasiert analysieren. So erfasst die Software typische Merkmale, die als Grundlage für eine Klassendefinition dienen. Bei 3D-CAD-Modellen erfolgt die Einordnung zusätzlich anhand von Geometrie- und Metadaten.

Drei entscheidende Phasen: Bereinigung und Restrukturierung, Workflow und Neuanlage sowie Nachhaltige Pflege der Daten sorgen für Effizienz und Ordnung.

Klare Ziele, treffende Ergebnisse

Die Zusammenarbeit beginnt mit einem Vorprojekt, das Klarheit über das gewünschte Zielniveau der Datenqualität, die Potenziale und die dahinterstehenden internen und externen Aufwände schafft. Dazu stellt der Kunde Daten bereit, die zunächst exemplarisch bearbeitet werden. Die Ergebnisse werden in Workshops und Gesprächen immer weiter verfeinert. So gelingt eine funktionale Neuordnung der Stammdaten, die oft eine Klassifikation der Norm- und Kaufteile umfasst. Unternehmen mit eigener Konstruktion werden eine geometrische Klassifikation der 3D-CAD-Modelle einschließen.

Dank der Software simus classmate, der Methodik und Best-Practice-Regelwerken werden bis zu 80 Prozent des Aufwands für die Datenbearbeitung eingespart. Anschließend fließen die Daten samt neuer Struktur in das Softwaresystem, in dem sie ihren Nutzen entfalten.

Von Einmalaktionen zur nachhaltigen Pflege

Um die erreichte Datenqualität zu erhalten, schlägt simus systems einen Materialstamm-Antragsprozess für neue Teile vor. Anwender stellen einen Materialantrag, wenn sie ein gewünschtes Teil trotz spezieller Suchmaschinen von simus systems nicht im Bestand finden. Eine Stammdatenstelle begutachtet die Materialanträge. Dazu werden automatische Prozesse und Benachrichtigungen per E-Mail eingerichtet. Nach positiver Entscheidung wird das Material über simus classmate automatisch in ERP-Systemen wie SAP angelegt.

Unternehmensübergreifender Pflegeprozess

Auch die Pflege von Materialstämmen durch mehrere Fachabteilungen, von der Technik bis zum Marketing, lässt sich mit diesen Werkzeugen automatisieren. Für Sicherheit sorgt ein Berechtigungskonzept, intelligente Voreinstellungen reduzieren den Aufwand und verhindern Fehleingaben. Der Prozess kann sich sogar über verteilte Standorte erstrecken und an unterschiedliche Abläufe, beispielsweise für verschiedene Materialarten, angepasst werden. Die intelligente Unterstützung bei Routineaufgaben beschleunigt die Durchlaufzeit, der Datenbestand bleibt aktuell und hochwertig.