trisoft PRO.FILE: Der trisoft-Experten-Tipp - Anforderungen an ein Vorlagenmanagement

In einem professionellem Vorlagenmanagement steckt viel Potenzial. Mit PRO.FILE lassen sich sämtliche Anforderungen und Funktionen mit dem Standard-System abbilden. trisoft hilft dazu gerne in der Umsetzung.

Zwingend und selbstsprechend ist eine einheitliche Darstellung der Corporate Identity bzw. des Corporate Designs nach außen wie z. B. an Partner, Kunden, Lieferanten und so weiter. Dokumente präsentieren Ihr Unternehmen eben nach innen und vor allem nach außen! Klassische Beispiele sind: Fax, Briefe, Korrespondenz im Allgemeinen und eine Vielzahl an Formularen.

Außerdem trägt ein Vorlagenmanagement wesentlich zur Effizienzsteigerung im Unternehmen bei. Durch die Übernahme von Metadaten aus dem DMS auf das jeweilige Dokument (z. B. Projektnummern, Dokumentnummer, Titel für Handbücher etc.), wird Ihre Arbeit deutlich erleichtert und verkürzt. Neben diesen drei konventionellen Zielen gibt es noch weitere, speziellere Anforderungen, die mit einem Vorlagenmanagement erfüllt werden können:

1. Kontext bezogene Vorlagen

Kontext bezogenen Vorlagen teilen sich in Dokumente, die formal bzw. inhaltlich sorgfältig geprüft bzw. überarbeitet sind und später zur Befüllung, sprich als Formular, zur Verfügung gestellt werden, oder als einheitliche Vorlage bzw. Anweisung verteilt werden. Denken Sie an ISO 9001, Integrierte Managementsysteme und/oder Qualitätsmanagement.

Unter diese Dokumente fallen beispielsweise Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Vertragswesen, Rechnungen oder Engineering Change.

2. Prozess-Vorlagen

Manche Vorlagen starten einen Prozess bzw. begleiten einen Prozess während seiner gesamten Durchlaufzeit. Ein Beispiel hierfür wäre ein Änderungsantrag zu einem Artikel, der nicht nur die Änderung (EC) als Dokument selbst beschreibt, sondern als Begleitdokument, mittels Workflow den Zustand der Änderung beschreibt. Dieser Workflow könnte folgendermaßen aussehen: Antrag gestellt, Antrag in Umsetzung, in Prüfung, Antrag freigegeben, abgeschlossen.

3. Eine zentrale Ablage aller Vorlagen

Sie kennen sicher die Situation, dass Kollegen/Kolleginnen jeweils ihre eigenen Vorlagen „verwalten“ und diese Dokumente lokal auf ihrem persönlichen Rechner abspeichern. Auf diese Weise kommt eine beträchtliche Menge an Dokumenten zusammen.

4. Eine gezielte und schnelle Auswahl

Es muss möglich sein, jene Vorlagen, die für den gegebenen Zweck benötigt werden, rasch und unkompliziert zu finden.

5. Compliance

Hier geht es um die Sicherstellung eines verbindlichen Prozesses. Durch einen entsprechend designten Workflow der Vorlage selbst, können Fachabteilungen eine Vorlage erstellen oder überarbeiten. Danach wird die Vorlage einer, bzw. beliebig vielen Prüfstellen weitergegeben und zuletzt freigeben. Somit wird gewährleistet, dass interne und externe Richtlinien eingehalten werden.

6. Das Workflow gestützte Überarbeiten von Vorlagen

Diese Anforderung betrifft die sichere Bereitstellung der letzt-gültigen Version einer Vorlage. Der Konsument/die Konsumentin einer Vorlage darf nur freigegebene Vorlagen finden und verwenden. Eine freigegebene Vorlage ist zwar meist auch die letzte Version, muss es aber nicht sein. Das ist der Fall, wenn eine Fachabteilung eine Vorlage zwecks Überarbeitung versioniert. Diese wäre nun die höchste Version, aber für den Konsumenten/die Konsumentin noch nicht verfügbar. Erst mit der Freigabe der überarbeiteten Version, steht diese letztgültige zur Nutzung zur Verfügung.

7. Die Abbildung in Fremdsystem

Was ist damit gemeint? PRO.FILE übernimmt die Archivierung der Vorlagen und mittels dessen Berechtigungssystem die Bereitstellung der tatsächlich gültigen Vorlage. trisoft bietet eine Schnittstelle um diese Vorlagen in Fremdsystemen wie z. B. Sharepoint oder auf der Unternehmens-Intranet-Site zur Verfügung zu stellen. Für die Vorlagennutzer ändert sich somit nichts – sie greifen auf das gewohnte System zu.

Vorlagenmanagement mit PRO.FILE

PRO.FILE bringt jenen Vorteil mit sich, dass all diese Anforderungen und Funktionen, mit dem Standard-System abbildbar sind. In der Regel reicht eine entsprechende Einweisung mit Beispielen von bestehenden Lösungen aus, damit ein Unternehmen eigenständig mit der Umsetzung des Vorlagenmanagements beginnen kann.

Bei einer Bestandsdatenübernahme aus dem Qualitätsmanagement bzw. Integrierten Managementsystem oder ISO-Dokumenten unterstützen wir Sie gerne. Der Aufwand hält sich in Grenzen, da solche Dokumente meist sauber strukturiert abgelegt und somit leicht zu laden sind.