Geordnete Projektabwicklung dank ERP von ams-erp Solutions

Mitarbeiter profitieren nicht nur von der anwenderfreundlichen Oberfläche des ERP-Systems, sondern auch von der modernen Aufbereitung.

Oft ist es doch so: Vorausgesetzt, die Branchenausrichtung und der im Standard mitgelieferte Funktionalitätsumfang passen, kommt es umso mehr darauf an, sich für eine Software zu entscheiden, die Flexibilität bei der eigenständigen Erstellung von Workflows, Reports und Dashboards gewährt und die zudem mit minimalem Ressourceneinsatz auf dem aktuellen Release-Stand gehalten werden kann. Auf Basis dieser Überlegungen entschieden sich die Verantwortlichen der Otto Gruber Maschinenbau GmbH aus Salzburg Land für den Einsatz der Multiprojektmanagement-Software ams.erp, auf deren Basis seit 2022 sukzessive ein unternehmensweit durchgängiger Datenfluss etabliert wird, um die hohe Produktvarianz des Landtechnikherstellers optimal abzubilden.

Für die Gruber-Geschäftsführer Andreas Schweiger und Heidi Lainer zählt die Langlebigkeit ihrer Maschinen auch mehr als der reine Umschlag möglichst vieler Maschinen, denn sie wissen, dass ihre Produkte bei den Landwirten und Genossenschaften investitionsseitig an zweiter Stelle nach den Traktoren rangieren. Dennoch liefert der Betrieb mit seinen rund 40 Mitarbeitenden jährlich zwischen 200 und 300 Maschinen aus. Nicht umsonst zählen die Saalfelder zu den letzten beiden verbliebenen von ehemals fast 20 österreichischen Herstellern in ihrem Segment.

Dass die neue Software so gut passt, liegt an ihrem Zuschnitt auf die besonderen Anforderungen des Projektmanagements in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung, wie sie auch bei dem Saalfelder Landmaschinenhersteller anzutreffen sind. Als zusätzlicher Faktor spielt hinein, dass alle Maschinen kundenindividuell zusammengestellt werden.

Andreas Schweiger
Geschäftsführer bei Otto Gruber

„Es ist von großem Vorteil, wenn wir gewisse Kategorien über Parameter frei wählen können und sich das System uns anpasst. Zumal dafür kein Programmierer notwendig ist.“

Update kam Neueinführung gleich

Vor diesem Hintergrund verwundert es nicht, dass der Firmenchef und das Technikteam unter Führung von Franz Gensbichler großen Wert auf eine schlanke und effiziente Auftragsabwicklung legen, um die erworbene Wettbewerbsposition langfristig zu festigen und sich ganz auf die Produktoptimierung konzentrieren zu können. Mit dem 2010 eingeführten alten ERP-System war dies schon über einen längeren Zeitraum hinweg immer schwerer gefallen, bevor die bereits zehn Jahre alte Version der Software von ihrem Anbieter abgekündigt wurde. Schweiger selbst zeigt prinzipielles Verständnis für das Vorgehen des damaligen Software-Lieferanten und gibt sich zudem dahingehend selbstkritisch, zu lange keinerlei Aktualisierungen vorgenommen zu haben. Dafür nennt er jedoch einen guten Grund, denn der Aufwand habe – auch infolge zu vieler weitreichender Anpassungen – immer schnell Projektstatus erreicht. Dies sei auch entsprechend teuer gewesen und habe zu viel Mitarbeiterressourcen abverlangt.

Diesen Umstand nahm der Geschäftsführer zum Anlass, nach einem passenderen System zu suchen, das die benötigten Funktionalitäten direkt im Standard mitbrachte. Es sollte zudem die Möglichkeit bieten, Workflows selbständig zu definieren oder geringfügige Änderungen wie das Hinzufügen zusätzlicher Formularfelder in Eigenregie durchführen zu können, ohne dabei die Release-Fähigkeit zu gefährden. „Wir wollten möglichst vieles selbst erledigen können und wollten nicht wegen jeder Kleinigkeit auf den ERP-Anbieter angewiesen sein“, bringt es Franz Gensbichler auf den Punkt, der in der Folge für die Implementierung der neuen Software zuständig war.

Fündig wurden die Verantwortlichen im Rahmen einer ausführlichen Recherche bei der ams.erp Solution GmbH. Nach einer Kontaktaufnahme zum mittelständischen Software- und Beratungshaus wurden zudem Referenzbesuche bei langjährigen österreichischen ams-Kunden vereinbart. „Im Praxisbetrieb zeigte ams.erp im Vergleich zu anderen Programmen sofort mehr Modernität. Die Darstellung in Tabellenform hebt sich deutlich von der klassischen ERP-Formularlogik ab. Auch die umfassenden Such- und Filterfunktionen gefielen uns auf Anhieb“, unterstreicht Gensbichler.

Die Otto Gruber Maschinenbau GmbH ist ein in Saalfelden im Salzburger Land beheimatetes und seit 75 Jahren bestehendes Familienunternehmen, das mit dem Bau qualitativ hochwertiger Heuladewagen, Dungstreuer und Aufbauladewagen hohes Renommee erlangt hat.

Franz Gensbichler
ERP-Projektleiter bei Otto Gruber

„Im Praxisbetrieb zeigte ams.erp im Vergleich zu anderen Programmen sofort mehr Modernität. Die Darstellung in Tabellenform hebt sich deutlich von der klassischen ERP-Formularlogik ab.“

Anwenderfreundlichkeit

Für Geschäftsführer Andreas Schweiger spielt die Anwenderfreundlichkeit vor allem mit Blick auf die Nutzerakzeptanz eine Rolle. Über die unterschiedlichen Darstellungsoptionen, die individuelle Anpassbarkeit der Arbeitsbereiche und die Möglichkeit, schnell zwischen Ansichten hin- und herspringen zu können, seien die Mitarbeitenden schnell mit dem System vertraut gewesen. Wichtig war dies, weil es bei Otto Gruber die klassischen Sachbearbeiter mit nur einem Tätigkeitsfeld nicht gibt. Vielmehr decken die einzelnen Fachkräfte jeweils recht große thematische Bereiche ab und benötigen deshalb rasch einen guten Gesamtüberblick. „Dass sie nun über die Suchfunktion schnell zwischen den Ansichten und Modulen wechseln und Informationen herausfiltern können, bringt einem kleineren Betrieb wie unserem große Vorteile“, konstatiert der Firmenchef.

Die Entscheidung zugunsten von ams.erp erwies sich auch auf anderen Ebenen als richtig. Von Beginn an waren sich die Verantwortlichen sicher, mit dem System die gesamte Prozesslandschaft vollständig im Standard und ohne jedwede Zusatzprogrammierung abbilden zu können. Diese Annahme hat sich bewahrheitet, was nach den Erfahrungen mit dem Vorgängersystem eine immense Verbesserung bedeutet. Denn in Zukunft werden die Anwender umgehend von allen neuen Funktionalitäten, die im Zuge von Release- und Versionswechseln hinzukommen, profitieren. Darüber hinaus sollen die Insellösungen und Parallelsysteme, die sich infolge der ehemals an vielen Stellen nicht kompatiblen oder zu eingeschränkten ERP-Prozesse etabliert hatten, sukzessive eliminiert werden, um die Durchgängigkeit der Daten sicherzustellen.

Die Qualität der Fahrzeuge bei Otto Gruber zeigt sich darin, dass heute noch vereinzelte Ladewagen aus der ersten Serie von Anfang der 1960er Jahre anzutreffen sind.

Infos zum Anwender

Die Otto Gruber Maschinenbau GmbH ist ein in Saalfelden im Salzburger Land beheimatetes und seit 75 Jahren bestehendes Familienunternehmen, das mit dem Bau qualitativ hochwertiger Heuladewagen, Dungstreuer und Aufbauladewagen hohes Renommee erlangt hat. Die Besonderheit der Fahrzeuge besteht darin, dass sie sich aufgrund ihrer Konstruktionsweise speziell für den Einsatz in alpinen Hang- und Steillagen eignen. Die Kapazität der Ladewagen beispielsweise endet mit 45 Kubikmetern dort, wo andere Hersteller erst beginnen. Gruber Ladewagen sind perfekt auf die Bedürfnisse der Landwirte im Alpenraum abgestimmt.

Zusatzprogrammierungen vermeiden, Standard als Maßstab

Dass die neue Software so gut passt, liegt an ihrem Zuschnitt auf die besonderen Anforderungen des Projektmanagements in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung, wie sie auch bei dem Saalfelder Landmaschinenhersteller anzutreffen sind. Im Normalfall beträgt die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Maschine vier bis sechs Wochen, was bedeutet, dass immer einige Dutzend Aufträge parallel abgewickelt werden. Als zusätzlicher Faktor spielt hinein, dass alle Maschinen kundenindividuell zusammengestellt werden. Ähnlich wie bei Pkw besitzen die Kunden bei der Konfiguration vielfältige Optionen, etwa hinsichtlich der Fahrzeugmaße, des Fassungsvermögens, der Anzahl der Achsen oder der Beschaffenheit der Deichseln und der Bereifung. Je größer die Maschinen werden, desto stärker weichen die Ausstattungen voneinander ab. Die Herausforderung besteht nun darin, die Modularität und die hohe Varianz auf Produktebene in den Griff zu bekommen und dabei bei der Menge der parallellaufenden Projekte systemseitig den Überblick zu behalten. Andreas Schweiger beschreibt sein Unternehmen als einen strukturierten Einzel- bzw. Variantenfertiger, dessen Produkte zwar vordergründig einfach aussähen, bei dem es aber dennoch schnell komplex werden könne.

Das Bestreben ist es, so viele Bauteile wie möglich zu standardisieren und den Anteil der Sonderkomponenten entsprechend niedrigzuhalten. Die Sonderteile erfordern softwareseitig spezielle Möglichkeiten der Kalkulation und zudem Flexibilität hinsichtlich der Modifizierbarkeit der Stücklisten im laufenden Fertigungsprozess. Diese Flexibilität bringt ams.erp als Ergebnis seiner Fokussierung auf die Losgröße 1+ in Form der wachsenden Stückliste ebenso von Hause aus mit wie die Möglichkeit des Arbeitens ohne Artikelnummern. Letzteres ist zwar bei Otto Gruber bei weitem nicht die Regel, funktioniert im Bedarfsfalle laut Franz Gensbichler jedoch einwandfrei. Was die viel größere Anzahl der Standardkomponenten anbelangt, soll der ebenfalls in ams.erp verfügbare Produktkonfigurator künftig maßgeblich dabei unterstützen, die Konfiguration vom Vertrieb bis in die Produktion hinein so weit wie möglich zu automatisieren. Das Tool hatte die beiden Entscheidungsträger in den Präsentationen mit seiner Funktionsweise und der im Vergleich zu anderen Systemen nutzerfreundlichen Bedienbarkeit überzeugt.

Integrierte Kalkulation

Bevor das Unternehmen den Schritt der automatisierten Produktkonfiguration gehen kann, standen und stehen zunächst andere Aufgaben obenan, deren Umsetzung den Gesamtablauf aber ebenso positiv beeinflussen. Hinsichtlich der Projektkalkulation kam in der Vergangenheit immer wieder die Frage auf, wie transparent und nachvollziehbar die erhobenen Zahlen tatsächlich waren. Das meiste geschah in Excel, weil das fragliche Modul im vorherigen ERP-System aufgrund seines hohen Preises nicht installiert worden war. Anders verhält es sich nun bei ams.erp, denn umfangreiche integrierte Kalkulationsmöglichkeiten waren eine Grundanforderung an das neue System. Andreas Schweiger benötigte eine Software, „die sämtliche Produktionskosten sowie alle Material- und Personalkosten bis zum letzten Artikel und zur letzten Baugruppe berücksichtigt und zudem die Baugruppen aufsplittet“. Auch die Verfolgung der gesamten laufenden Kosten gefiel ihm in ams.erp am besten. In diesem Zusammenhang nennt er den Fall einer möglichen Reklamation, die künftig automatisiert direkt dem richtigen Auftrag zugeordnet werden kann.

Bereits implementiert sind die Auftragszeiten- und die Personalzeiterfassung, was im Vergleich zu früher spürbare Erleichterungen mit sich bringt, als die Mitarbeiter ihre Daten zuerst auf Zettel schrieben, um sie dann in ein provisorisches Zeitmanagement-System auf Excel-Basis zu übertragen, aus dem sie über Umwege wiederum ins ERP-System gelangten. „Dieses umständliche Verfahren wollten wir abschaffen, weshalb wir Terminals im Betrieb installierten, an denen digital gestempelt wird“, sagt der Firmenchef. Software bietet variable Optionen

Im Gegensatz zur Auftragszeitenerfassung, die sehr schnell implementiert war und zuverlässig die benötigten Daten liefert, dauerte es bei der Personalzeiterfassung etwas länger. Dies lag jedoch einzig darin begründet, dass sich die Software hinsichtlich der Arbeitszeitmodelle sehr variabel zeigt und eine ganze Reihe von Optionen hinsichtlich Teilzeitarbeit, geringfügiger Beschäftigung und externer Mitarbeit bietet, die zunächst ausgelotet werden mussten. Andreas Schweiger gibt zu, von der Flexibilität bei der Definition der Zeitmodelle beeindruckt zu sein. Natürlich sei dabei anfangs höherer Aufwand entstanden, „aber es ist von großem Vorteil, wenn wir gewisse Kategorien über Paramater frei wählen können und sich das System uns anpasst. Zumal dafür kein Programmierer notwendig war.“

Auf dem Weg zu der angestrebten übergreifenden Datendurchgängigkeit kommt das Finanzmodul ams.finance zum Einsatz, das die Buchhaltung bei Otto Gruber mit seinen im Hintergrund laufenden Automatismen bereits an vielen Punkten entlastet. Nachdem die Abläufe rund um die Kontierung nun einwandfrei laufen, ist geplant, künftig auch weiterführende Analysen zu erstellen, wofür die tiefe Integration von ERP- und Fibu-Software laut dem Firmenchef eine Menge Potenzial bietet. Ebenso fest eingeplant ist die Anbindung der CAD-Software SolidWorks, die allerdings zunächst hintenangestellt wurde, bis grundsätzlich geklärt ist, ob etwa ganze Projekte oder doch eher kleinere Baugruppen übergeben werden sollen.

Schrittweises Vorgehen

Für solche und ähnliche Überlegungen lassen sich der Geschäftsführer und der ERP-Projektleiter ausreichend Zeit. „Wir schätzen es, dass wir sukzessive vorgehen können und zuerst die wichtigsten Prozesse stabilisieren konnten, angefangen mit dem Lager- und dem Auftragsmanagement. Sobald diese reibungslos funktionieren, gehen wir die nächsten Schritte motiviert an, weil wir wissen, dass die Gesamtabwicklung mit jedem integrierten Teilbereich besser läuft“, sagt Franz Gensbichler. Besser laufen heißt für Geschäftsführer Andreas Schweiger konkret, dass sich der interne Prüfaufwand dank der automatisierten Abläufe insgesamt reduziert, wenn manuelle Überträge und aufwendige Doppeleinträge obsolet werden. Dadurch werden vor allem zusätzliche Personalressourcen frei.

Über Barcodes und ein mobiles Beluga-Terminal können inzwischen Abfragen zum Lagerbestand und zum Lagerort sowie Inventuren digital durchgeführt werden. Für den Wareneingang ist in Planung, das Eintreffen neuer Teile ebenfalls digital zu erfassen und die Stückzahlen direkt im ERP-System zu aktualisieren, um dem Einkauf jederzeit den notwendigen Überblick zu verschaffen. Vorbild ist die Auftragszeiterfassung, die inzwischen dafür sorgt, dass die früher häufig auftretenden, teilweise mehrwöchigen Latenzen bei der Rückmeldung bereits gefertigter Teile Vergangenheit sind. Standardteile sollen zudem künftig in Echtzeit gebucht werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter registrieren die positiven Effekte in ihrer täglichen Arbeit und sind zumeist in der Lage, die Software nach entsprechender Unterweisung durch die Projektverantwortlichen zu bedienen – aufwendige Anbieterschulungen sind nicht notwendig. Dadurch, dass ihnen auch Fehler zugestanden werden und sie erkennen, dass ihnen mehr Verantwortung übertragen wird, steigt die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft – ein Faktor, der besonders in ERP-Projekten im kleineren Mittelstand wichtig ist. Die Bedienungsfreundlichkeit kommt auch Franz Gensbichler zugute, der sich im Zuge der Implementierung in den Umgang mit dem SQL-Server eingearbeitet hat. Er weiß, wo er in der Datenbank fündig wird, wenn er für die Erstellung von Reports und Dashboards bestimmte Informationen benötigt.

Optimierte Kapazitätsplanung

Besser geworden ist das Unternehmen definitiv hinsichtlich der Kapazitäts- und Auslastungsplanung, die im alten System fehlte und stattdessen provisorisch über eine ERP externe Software erfolgte. Alle Projektbeteiligten sind nun jederzeit darüber informiert, zu welchem Termin einzelne Maschinen auch unter Berücksichtigung der in der PZE eingetakteten Urlaube eingeplant sind. Zudem besteht die Möglichkeit, Projekte zu verschieben, wenn beispielsweise fehlende Teile oder die Urlaubssituation die Fertigung beeinträchtigen könnten. Speziell der Vertrieb, der bis zur Maschinenübergabe den Kontakt zu den Kunden hält, profitiert von den exakten Zeitangaben, die ihm über visualisierte Dashboards bereitgestellt werden. „Verlangt ein Kunde eine definitive Lieferauskunft, haben die Vertriebler die Termindaten schnell im Blick und müssen nicht erst an diversen Abteilungen nachfragen, wann eine bestimmte Maschine fertiggestellt wird“, sagt Andreas Schweiger, der sich auf diese Weise davon verabschieden möchte, aufgrund vermeidbarer Kapazitätsengpässe hastig Maschinen verschieben zu müssen.

Abgesehen von dem Prozess der Datenübernahme aus dem Altsystem sieht der Geschäftsführer nur Positives in dem Wechsel auf ams.erp. Denn für annähernd dieselbe Investitionssumme besitzt er nun ein im Vergleich deutlich größeres Paket an Funktionalitäten und Modulen. Hinzu kommen die weitreichenden

Integrationsmöglichkeiten der modernen Software, nicht nur in Richtung CAD-Integration beispielsweise, sondern auch hinsichtlich der flexiblen Anbindung externer Geräte wie Terminals und Barcode-Scanner. Diese geht ihm zufolge bei anderen Systemen fast immer mit einem erheblichen Projektaufwand einher, der bei ams zusätzlich dadurch minimiert wird, dass anstelle spezieller Endgerätetypen Standard-Hardware eingesetzt werden kann. Dadurch blieb finanzieller Spielraum für die Anschaffung zusätzlicher Terminal-PCs, was wiederum in der Produktion zu einer noch höheren Akzeptanz des Systems führte.

Die eigenständige Erstellung von Reports und Dashboards dient als Beispiel dafür, dass das Ziel erreicht wurde, möglichst viel selbst machen zu können und wenig auf den Anbieter angewiesen zu sein. Sollte dies doch einmal erforderlich sein, stehen fixe Ansprechpartner zur Seite, was beim alten Software-Lieferanten über die Zeit der Nutzung gesehen immer seltener der Fall war. Dort war der Support eher hierarchisch organisiert und nach Einschätzung von Andreas Schweiger in erster Linie auf möglichst hohe Einnahmen ausgelegt. „Wir haben es irgendwann nicht mehr akzeptiert, immer noch mehr zu zahlen, nur um höher priorisiert zu werden. Schließlich besaßen wir einen Wartungsvertrag“, konstatiert er und ergänzt, dass nicht zwangsläufig immer dieselbe Person die jeweiligen Support-Anliegen bearbeiten müsse, dass diese Person sich jedoch mit dem Betrieb auskennen und auch telefonisch erreichbar sein sollte.

Release-Wechsel als Chance, nicht als Verpflichtung

Ähnlich verhält es sich bei der Thematik der Release-Wechsel. Auch bei Otto Gruber ist es nicht mehr vorstellbar, dass das ERP-System im Rahmen von Updates für mehrere Tage Personalressourcen bindet oder gar stillsteht. An diesem Punkt habe man in der Vergangenheit immer Bauchschmerzen gehabt und sich jedes Mal gefragt, ob sich der Aufwand lohne. Im Zweifel fiel die Entscheidung damals zumeist gegen eine Aktualisierung aus. Ganz anders stellt sich die Situation heute dar. „Von den letzten Updates, die meist nach einem Tag erledigt waren, haben die Nutzer kaum etwas mitbekommen. Sie konnten einfach weiterarbeiten“, berichtet Franz Gensbichler zufrieden. Während also die Kosten und der Aufwand viel niedriger ausfallen als zuvor, gewinnt das Unternehmen zugleich über die turnusmäßig eingespielten Optimierungen und zusätzlichen Funktionalitäten hinzu.

Bereits nach kurzer Nutzungszeit ist die Otto Gruber Maschinenbau GmbH deutlich effektiver in ihrer Auftragsabwicklung, hat dabei die Kosten für den Unterhalt ihrer ERP-Software reduziert und profitiert zudem nicht nur unmittelbar von der Weiterentwicklung des Systems, sondern auch davon, einen verlässlichen Partner auf Augenhöhe an ihrer Seite zu haben. Letzteres war Andreas Schweiger besonders wichtig: „Neben den prozesstechnischen Anforderungen an eine ERP-Software war eines der Hauptentscheidungskriterien für ams die Tatsache, dass es sich nach wie vor um ein mittelständisches Familienunternehmen handelt, das sich zusammen mit seinen Kunden weiterentwickeln möchte“, sagt der Firmenchef und blickt dabei optimistisch in die Zukunft.

Hier schließt sich der Kreis, denn Kundenorientierung besitzt wie beschrieben auch bei den Saalfeldern oberste Priorität. ams.erp fällt in diesem Zusammenhang die wichtige Aufgabe zu, das Ersatzteilmanagement zu steuern. Es sorgt entscheidend mit dafür, dass Ersatz- und Verschleißteile nicht nur für die gesetzlich vorgegebenen zehn Jahre, sondern über mehrere Fahrzeuggenerationen hinweg vorrätig sind. Das können bei Otto Gruber aufgrund der hohen Produktqualität schnell einmal 30 oder 40 Jahre sein.