Eindämmung von Insellösungen: mit ams.erp alle Prozesse im Überblick

Das Multiprojektmanagementsystem ams.erp, das auf die Anforderungen der Losgröße 1+ für Prozesssicherheit und Wirtschaftlichkeit in den Projekten sorgt, war die Lösung für die gesetzten Anforderungen.

Die ausführungsreife Planung, Konstruktion und Inbetriebnahme von Stahlwasserbauausrüstungen für Schleusen, Wehranlagen, Staudämme, Wasserkraftanlagen, Schiffshebewerke, bewegliche Brücken und Fähranleger sind das angestammte Metier der DSD Noell GmbH. Zum Produktportfolio gehören neben den Wehrelementen, Stahlbautoren und Verschlüssen selbst auch die dazugehörigen Antriebs- und Steuerungseinheiten. Mit der Herauslösung aus dem Konzernverbund ging einher, dass die dort eingesetzte ERP-Lösung nicht mehr zur Verfügung stand. War diese Software aufgrund ihrer kaufmännischen Ausprägung für die Steuerung nationaler und internationaler Großprojekte im Stahlwasserbau schon nur sehr eingeschränkt einsetzbar, waren es die danach genutzten Insellösungen auf Excel-Basis noch viel weniger. Deshalb initiierten die Verantwortlichen ein ERP-Auswahlverfahren über das Beratungshaus Trovarit.

Bei der Instandsetzung der Donauschleuse Eisernes Tor (Rumänien) führt DSD Noell beispielsweise als Unterlieferant einige Teilarbeiten durch – darunter die Erneuerung des Hubtores und die der hydraulischen Antriebe und der elektrischen Steuerung.

Reinhold Seubert
ERP-Projektleiter bei DSD Noell

„Die Informationen zu technischen Änderungen und notwendigen Anpassungen waren ohne ERP-System nur sehr schwer zu erlangen. Insellösungen waren der Normalfall. Diese nichtintegrierten Arbeitsweisen wollten wir mit ams.erp abschaffen.“

Geordnete Systemumstellung

Das Ziel: Ein integriertes System mit technischem Fokus sollte den jeweils aktuellen Stand der Auftragsabwicklung transparent und nachvollziehbar abbilden, inklusive aller Kostenentwicklungen, Dokumentationen, Materialverfügbarkeiten und Fertigungsstände – mit der zusätzlichen logistischen Herausforderung, dass DSD Noell sämtliche Teile fremdfertigen lässt. Die Entscheidung fiel auf das Multiprojektmanagement-System ams.erp, das dank seines expliziten Zuschnitts auf die Anforderungen der Losgröße 1+ seit mehr als zehn Jahren für Prozesssicherheit und Wirtschaftlichkeit in den Projekten sorgt. Die Einführung der ERP-Software hatte unter der Prämisse gestanden, dass die rein finanzbuchhalterische Abwicklung weiterhin beim saarländichen Mutterkonzern verbleiben sollte, weswegen eine Lohnschnittstelle zu Datev Voraussetzung war. Abseits dessen waren die fränkischen Stahlwasserbauer frei in ihrer Entscheidungsfindung. Für den ERP-Projektleiter Reinhold Seubert stand außer Frage, dass das System eine technische Ausrichtung mitbringen musste. Ein Ansatz, der in seinen Augen bei vielen Mittelständlern selbst aus dem Umfeld der Losgröße 1+ zu kurz kommt, wenn sie im Rahmen von ERP-Evaluierungen stattdessen die kaufmännischen Eigenschaften zu sehr gewichten.

Bei DSD Noell sind es zwei zentrale Kriterien, die den gewünschten technischen Fokus ausmachen: zum einen die Durchgängigkeit in der Projektabwicklung über die Kernbereiche Konstruktion, Beschaffung, externe Fertigung und Versand hinweg, zum anderen die Berücksichtigung der Besonderheiten bei der Herstellung von Unikaten. Mit Unterstützung des ERP-Auswahlberatungshauses Trovarit gelangten sieben Systeme in eine weiter gefasste Vorauswahl, aus der letztlich zwei potentiell geeignete hervorgingen. ams.erp machte schließlich das Rennen, weil es die Key User hinsichtlich Gesamtfunktionalität, Prozessabdeckung und Oberflächendesign am meisten überzeugen konnte. Zum Kreis der Key User gehörte Reinhold Seubert, der die Software als gelernter Maschinenbautechniker zunächst aus Anwendersicht bewertet hatte, bevor er zu Beginn der Implementierung die Aufgabe der Systembetreuung übertragen bekam. Dies hatte sich aus seiner hohen IT-Affinität ergeben und war erforderlich geworden, weil die zuvor angewandte Praxis mit wechselnden Verantwortlichen nicht funktioniert hatte.

Reinhold Seubert beschreibt anhand eines konkreten Beispiels, was er mit Prozessdurchgängigkeit meint: „Anders als zuvor, als die Stücklisten manuell in Excel abgeschrieben und zur Generierung der Bestellungen auf Papier an den Einkauf übergeben wurden, sollten die Stücklisten- und Zeichnungsinformationen zu den Bauteilen nun geordnet und vor allem digital in ein integriertes System gebracht werden. Die Software sollte auf Basis dieser Daten erstmals verlässliche Auskunft darüber geben, was bereits an Material bestellt worden war, was noch bestellt werden muss und was bereits geliefert worden war. Gerade vor dem Hintergrund der in der Einzelfertigung üblichen technischen Anpassungen im Projektverlauf ist dies laut dem ERP-Projektleiter von höchster Relevanz, weil klar sein muss, ob Änderungen und Nachbesserungen überhaupt noch möglich sind oder ob eventuell eine Neubestellung erforderlich ist, weil das fragliche Teil bereits fertiggestellt wurde. „Alle diese Informationen waren ohne ERP-System nur sehr schwer zu erlangen. Bestenfalls gab es einen aktuellen Stand, dann allerdings meist nur bereichsbezogen, nicht firmenübergreifend. Insellösungen und individuell gepflegte Excel-Listen waren der Normalfall“, erinnert er sich. Diese nichtintegrierten Arbeitsweisen sollten konsequent abgeschafft werden, weil sie die Nachvollziehbarkeit in den Projekten verhinderten.

Flexibel und nah am Standard

Der gerade berufene ERP-Projektleiter machte von Beginn an von der Möglichkeit Gebrauch, sich intensiv mit dem branchenerfahrenen ams-Berater auszutauschen und ihm regelmäßig über die Schulter zu schauen. Recht schnell war er daraufhin in der Lage, sich eigenständig in der Software zu bewegen, Zusatzfunktionen zu aktivieren und Workflows zu gestalten. Die Nutzung der flexiblen Optionen von ams.erp führte allerdings nicht zu einer Abkehr vom Software-Standard. Im Gegenteil: „Bis auf einige Schnittstellenoptimierungen und kleinere Erweiterungen wie Feldanpassungen, die allesamt Bestandteile der Wartung sind, befinden wir uns sehr nahe am Standard“, sagt Seubert, und ergänzt, dass alle bislang erfolgten Release-Wechsel ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts durchgeführt werden konnten.

Der ams-Standard passt demnach sehr gut für die Abbildung der Hauptprozesskette bei DSD Noell, die mit der Übergabe der CAD-Konstruktionsdaten beginnt. Die ams-eigene „Generic“-Schnittstelle sorgt für den sauberen Import der Stücklistenpositionen aus dem PDM-System AutoCAD Vault in ams.erp. Da die Software Artikel automatisch kumuliert, lassen sich direkt aus der CAD-Zeichnung heraus die Materialanforderungen generieren. Nach deren automatischen Weitergabe an den Einkauf folgt die Erstellung der Fremdarbeitsgänge und der Logistikzuordnungen. Dies ist ein wichtiger Punkt, weil nicht zwingend alle Teile einer Baugruppe zeitgleich zum jeweiligen Fremdfertiger gehen. Stattdessen kann es sein, dass ein Bolzen hinzugekauft oder ein bestimmtes Teil von einem Dritten vorbearbeitet werden muss, bevor es zur Montage an den Endfertiger geht.

„Bereits mit der Übergabe ins ERP-System wird klar festgelegt, bei welchen Teilen es sich um Kauf- und bei welchen es sich um Beistellteile handelt. Zudem werden die Arbeitsgänge bzw. die Arbeitspakete definiert“, beschreibt der ERP-Projektleiter den Vorgang. Über eine zusätzlich hinzuprogrammierte Spalte lässt sich in den Stücklisten eindeutig zuordnen, welche Teile zu welchen Arbeitsgängen gehören und zu welchen Fertigern sie gehen. Für Fertigungsanfragen werden über das interne Modul ams.Compendium alle für die Anforderung relevanten und verlinkten Dokumente – Zeichnungen, Stücklisten etc. – automatisch in einem PDF-Container zusammengefasst. Auf dieses Tool wird laut Reinhold Seubert auch in anderen Bereichen intensiv zurückgegriffen, weil es die Arbeit ungemein vereinfacht.

„Außer für Anfragen nutzen wir das Compendium auch für den Einkauf und für Bestellungen, indem die Zeichnungen mittels der Zeichnungsnummern aus dem PDM oder auch über verlinkte Dokumente aus unserem Dokumenten-Management-System ELO zusammengezogen werden“, berichtet der ERP-Leiter. Zudem kommt das Compendium in der Qualitätssicherung zum Einsatz, um Zeugnisse, Zertifikate und weitere wichtige Unterlagen zu den einzelnen Baugruppen für Dokumentationszwecke zu sammeln.