ams.erp Solution ams.erp: ERP-System bringt bei Winema mehr Transparenz ins Projektgeschäft

Der Werkzeugmaschinenbauer Winema wechselte auf die Business-Software ams.erp, um seine innerbetriebliche Organisation zu stärken.

Winemas Erfolgsgeschichte nahm ihren Ausgang im Jahr 2001. Geschäftsführer Eckhard Neth hatte die Geschicke des 1958 gegründeten Familienunternehmens übernommen und entschied, noch stärker als zuvor auf den Einsatz der Rundtakttechnologie zu setzen. Mit Erfolg, denn immer mehr Kunden zeigten sich von den Lösungen des mittelständischen Werkzeugmaschinenbauers überzeugt. Die Zahl der Projekte stieg und mit ihr die Komplexität der einzelnen Aufträge – mit weit reichenden Folgen für die Leistungsfähigkeit der internen Ablauforganisation.

Spätestens 2007 war klar, dass die gewohnte Prozessorganisation keine ausreichende Transparenz mehr bot. „Wir haben mehr und mehr gespürt, dass wir den Materialfluss nicht mehr ausreichend unter Kontrolle hatten“, verrät Eckhard Neth wie es dazu kam, dass er nach einem ERP-System Ausschau hielt. „Unsere Wahl fiel auf ABS, da diese Lösung speziell für die Anforderungen der Einzel- und Variantenfertigung ausgelegt ist. Außerdem handelt es sich dabei um ein vergleichsweise schlankes System, das sich gerade auch für kleinere Mittelständler eignet“, begründet der Geschäftsführer der Winema Maschinenbau GmbH seine damalige Entscheidung.

Mitten in die Einführung der neuen Software platzte jedoch die weltweite Finanz- und Wirtschaftskrise. Das Unternehmen sah sich gezwungen, das laufende Implementierungsprojekt bis auf weiteres zurückzustellen.

Die Arbeitsvorbereitung nutzt das ERP-System, um sämtliche Kapazitäten in den Bereichen Entwicklung, Beschaffung, Fertigung und Montage zu planen.

Ehrliche Beratung

Als Eckhard Neth den Kopf wieder frei bekam für die ERP-Einführung erfuhr er, dass der Anbieter des ursprünglich ausgewählten ERP-Systems, die ABS Systemberatung, Teil der ams.group werden würde. „Die Konzeption der neuen ERP-Lösung hatten wir zu diesem Zeitpunkt weitgehend abgeschlossen. Aber die Schulungen und der eigentliche Go-Live standen noch an. Also haben wir den Markt noch einmal neu geprüft“, erinnert sich der Geschäftsführer. Wobei sich Winema im Zuge des zweiten Auswahlverfahrens auch mit den übrigen Angeboten der ams.group beschäftigte.

Den Wechsel auf das Auftragsmanagementsystem ams.erp führt Geschäftsführer Eckhard Neth insbesondere auf die hohe Beratungsqualität der Mitarbeiter von ams zurück: „Bereits im Auswahlverfahren saßen wir Praktikern gegenüber, die alle Punkte, in denen sie anderer Meinung waren, offen ansprachen. Eine solche Offenheit erwarte ich von guter Beratung. Schließlich liegt unser vorrangiges Ziel darin, wettbewerbsfähiger zu werden. Konstruktive Kritik von außen bildet dabei eine ganz wesentliche Antriebskraft“, betont er.

Die neue Geschäftssoftware sollte bereits nach drei Monaten im Echtbetrieb sein. Dass Winema dieses sportliche Ziel erreichte und tatsächlich bereits nach drei Monaten live ging, lag nicht zuletzt auch daran, dass neben dem Projektleiter von ams auch ein Berater von ABS an der Einführung teilnahm. Auf diese Weise gewann der Projektleiter unmittelbaren Einblick in die Philosophie und den Aufbau der Vorgängerlösung.

Das integrierte Auftragsmanagementsystem vernetzt sämtliche Unternehmensbereiche und Aufgabengebiete. Es reicht von Vertrieb und Entwicklung über Fertigung, Disposition, Einkauf und Materialwirtschaft bis zu Montage, Versand und Servicemanagement.

Wachsende Stücklisten

Der Werkzeugmaschinenbauer entschied sich, sein Produktportfolio schrittweise in der neuen Lösung abzubilden. „Wir haben fünf Grundmaschinentypen, die wir kundenspezifisch anpassen und in entsprechenden Varianten fertigen. Zum Echtstart des neuen ERP-Systems haben wir uns auf die Maschine konzentriert, die wir mit Abstand am Häufigsten bauen. Nach und nach wurden dann auch die Stücklisten der übrigen Maschinen eingepflegt“, erklärt Eckhard Neth.

Die Grundmaschinen wurden in Form von Maximalstücklisten abgebildet. Maximalstücklisten bieten Platzhalter für Baugruppen, die projektspezifisch ausgelegt und dann sukzessive in die aktuelle Auftragsstückliste eingearbeitet werden. Das ERP-System unterstützt somit die Arbeit mit einer wachsenden Stückliste. Hierbei handelt es sich um die für den Sondermaschinen- und Anlagenbau typische Anforderung, dass zahlreiche Arbeitsgänge und Bestellungen bereits angestoßen werden, während die Produktentwicklung noch in vollem Gange ist. Hintergrund ist der hohe Termindruck, der das Vorziehen der bereits disponierbaren Projektteile zwingend erforderlich macht.

Drehteilfertigung für Maschinenbauteile.

Mehr Transparenz

Projektverantwortliche benötigen den präzisen Überblick, was in der Wertschöpfung bereits läuft und welche Prozessschritte wann zu starten sind, um die geplanten Termine zu halten. Zu diesem Zweck stellt ams.erp sicher, dass es zu jeder Position des Auftrags eine einzige aktuelle Auftragsstückliste gibt, an die sich die Transaktionen und Buchungen im ERP-System knüpfen. Übergibt die Konstruktion eine aktualisierte Stückliste, so erkennt z. B. die Arbeitsvorbereitung umgehend, welche Beschaffungsvorgänge bereits laufen und welcher Handlungsbedarf durch die jüngste Konstruktionsänderung entsteht. In dieser projektübergreifenden Transparenz sieht Geschäftsführer Eckhard Neth einen der zentralen Vorteile des neuen ERP-Systems: „ams.erp ist ein sehr wendiges System. Wenn sich mein Auftrag ändert, kann ich die laufende Auftragsabwicklung anpassen, ohne alles noch einmal neu aufsetzen zu müssen“, freut er sich.

Extrem wichtig sei laut Neth auch die durchgängige Überwachung der Terminschiene. Die Arbeitsvorbereitung nutze das ERP, um sämtliche Kapazitäten in den Bereichen Entwicklung, Beschaffung, Fertigung und Montage zu planen. Den Ausgangspunkt des Ressourcenplans bildet die Vorkalkulation des Vertriebs. Das Auftragsmanagementsystem ordnet die budgetierten Stunden als grob geplante Stunden den erforderlichen Ressourcen zu. Ausgehend von den Endterminen gehen zahlreiche weitere Eckdaten und Meilensteine in die Planung ein. Auf dieser Grundlage lassen sich für den gesamten Auftrag die Termine überwachen, zu denen eine Baugruppe konstruiert oder ein Beschaffungsvorgang abgeschlossen sein muss, damit Fertigung, Versand und Montage vereinbarungsgemäß ablaufen können.

Neuer Zusammenhalt

Das integrierte Auftragsmanagementsystem vernetzt sämtliche Unternehmensbereiche und Aufgabengebiete. Es reicht von Vertrieb und Entwicklung über Fertigung, Disposition, Einkauf und Materialwirtschaft bis zu Montage, Versand und Servicemanagement. Finanzbuchhaltung, Personalwesen und Controlling kommen als kaufmännische Querschnittsfunktionen dazu. „Ich finde es beeindruckend, wie das System auf die unterschiedlichen Sichtweisen in den einzelnen Arbeitsbereichen eingeht, ohne dass etwas neu programmiert werden muss“, zeigt sich Eckhard Neth zufrieden mit dem Erreichten. Durch den Umgang mit dem ERP-System wurde für die einzelnen Mitarbeiter auch transparenter und besser verständlich, wie die eigene Arbeit zum Erfolg eines Gesamtprojekts beiträgt. Gleichzeitig sei ihnen klarer geworden, welcher Mehrwert in den übrigen Bereichen entsteht. „Durch das einheitliche Vorgehen in der Auftragsabwicklung sind wir wieder näher zusammengerückt. Dieser Zusammenhalt ist extrem wichtig, um unsere weitere Unternehmensentwicklung auf gesunde Füße zu stellen“, betont Eckhard Neth abschließend.