trisoft PROCAD: Datenmanagement für dynamische Beziehungen

Mittels einer Umfrage unter 148 deutschen Mittelständlern verschiedener Branchen zum Datenaustausch technischer Dokumente hat der Karlsruher Spezialist für Produktdaten- und Lifecycle-Management (PDM/PLM) PROCAD untersucht, inwieweit dafür bereits moderne Austauschplattformen eingesetzt werden bzw. welche Gründe bislang dagegen sprechen.

Demnach verwenden 65 % der Befragten beim Austausch technischer Dokumente mit Kunden, Partnern und Lieferanten noch veraltete Lösungen, also E-Mail (87 %), FTP (59 %) oder CD-ROM bzw. USB-Stick (48 %). E-Mail-Verkehr jedoch ist unsicher und für große Dateien wenig geeignet. Beim FTP-Transfer werden Dateiversionen unkontrolliert überschrieben, die Protokollierung ist unzureichend, ferner sind nur Up- und Download möglich.

Weil es für ein Unternehmen auch nicht in Frage kommt, Externe auf das eigene Produktdatenmanagementsystem zugreifen zu lassen, sind neue Wege beim Austausch sensibler Dokumente gefragt. Mit einer Austauschplattform, die speziell auf die Anforderungen technischer Unternehmen ausgerichtet ist, können diese 80 bis 90 % des Aufwandes einsparen, den ein Datenaustausch mit externen Partnern auf herkömmlichem Wege verursacht. Sie weiten damit ihre internen Prozesse im Product Lifecycle Management auf externe Partner aus bzw. verbinden sich mit ihnen.

Sicherheit bei der Datenübertragung bislang unzureichend

Austauschplattformen wie Dropbox, iCloud bzw. Portale wie Microsoft SharePoint spielen bei der Zusammenarbeit mit Externen eine lediglich untergeordnete Rolle. Ein Grund dafür mag sein, dass bisherige Plattformen die wichtigsten Anforderungen der Nutzer offensichtlich noch nicht erfüllen. Im privaten Bereich mögen sie ihren Zweck erfüllen, im professionellen Umfeld hingegen sind Dokumentenlenkung, Versionierung und Rechtevergabe verpflichtende Kriterien – ebenso wie eine umfassende Sicherheit bei der Datenübertragung, also passwortgeschützte Authentifizierung, Verschlüsselung beim Datenaustausch und individuelle Zugriffsberechtigungen. Gleichfalls gefragt sind die Möglichkeit, große Datenvolumina auszutauschen, und ein schneller sowie einfacher Datentransfer.

Insbesondere letzteres ist der Hebel zu deutlichen Zeit- und damit Kostenersparnissen. Wenn die IT-Abteilung nicht verschiedene Lösungen administrieren muss, sondern alles über eine Plattform läuft; wenn sich ein externer Partner in die Plattform einfach durch Anlegen der E-Mail-Adresse einbinden lässt, ohne dass er ein eigenes Konto benötigt; wenn alle Projektbeteiligten auf einen Blick sehen, wo welche Dateien liegen, ob es neue Versionen gibt etc. – dann summieren sich diese Zeitgewinne letztlich zu signifikanten Kostenvorteilen. Ein Konstrukteur tauscht z. B. 20 Mal pro Woche Daten aus und benötigt für jeden Vorgang drei Minuten. Dies macht pro Jahr 46 Stunden, was bei einem internen Stundensatz von 50 € bereits 2.300 € jährlich ergibt. Da ein Unternehmen meist mehr als nur einen Konstrukteur beschäftigt, lässt sich leicht ausrechnen, welche Kosten bei der herkömmlichen Art des Datenaustausches auflaufen.

Qualität in der Projektzusammenarbeit steigt

Aus den Unzulänglichkeiten herkömmlicher Transportwege für technische Dokumente heraus hat PROCAD die Lösung PROOM entwickelt, eine zertifizierte Datenaustauschplattform für das kontrollierte und sichere Zusammenarbeiten in virtuellen Projekträumen. Zielgruppe sind speziell mittlere und größere technische Unternehmen. Mit ihr können Unternehmen die Qualität in der Projektzusammenarbeit speziell beim effizienten und vertraulichen Austausch von Dokumenten deutlich steigern. Über Unternehmensgrenzen hinweg lassen sich mit PROOM in virtuellen Projekträumen Dokumente beliebiger Größe austauschen und bearbeiten.

Der Bruch zwischen Systemlandschaften der Unternehmen und ihrer (Entwicklungs-)Partner wird auf diese Weise überwunden. Die Prozesse werden beim Austausch von und der Arbeit an Konstruktionsplänen, CAD-Zeichnungen, Änderungsaufträgen, Ausschreibungen und sonstigen technischen Dokumenten verbunden. Im Gegensatz zu anderen File-Sharing-Plattformen ist PROOM speziell auf die Projektzusammenarbeit ausgerichtet und ermöglicht eine gesteuerte und nachvollziehbare Kollaboration in Projekten.

Für ein neues Entwicklungsprojekt wird ein virtueller Projektraum in der Plattform angelegt. Dort kann der Administrator für die einzelnen Prozessbeteiligten Rollen und Zugriffsrechte anlegen, welche wiederum Dokumente beliebiger Größe austauschen und bearbeiten können. Kommunikation und Austausch von Dokumenten finden zentral und in Echtzeit über den Projektraum statt. Über ihn wird gesynct, d. h. jeder Projektbeteiligte greift kontrolliert auf die gleichen Dateien zu und es entsteht kein Chaos von lokalen Kopien. Der Administrator kann über ein ausgefeiltes Zutrittsberechtigungs-Konzept exakt steuern, wer, wann und was mit welchen Dateien tun darf. Über die in PROOM integrierten Monitoringfunktionen lassen sich alle Aktivitäten nachvollziehen. Ein Versionsmanagement dokumentiert die Entwicklungsschritte. Durch das Synchronisieren der CAD-Daten über den Projektraum greifen Konstrukteure, Entwicklungspartner und weitere Projektbeteiligte jederzeit auf die aktuellen Daten zu. Statt lokaler Kopien bei jedem Partner sind die Dokumente und Informationen an zentraler Stelle zu finden.

PROOM läuft in allen gängigen Web-Browsern. PROCAD bietet PROOM wahlweise als SaaS-Lösung unter Microsoft Azure oder alternativ auch als Private Cloud auf den kundeneigenen Servern an. Wer nicht nur über die Web-Oberfläche arbeiten will, kann seine Projekträume zusätzlich über PROOM Sync in den Windows Explorer integrieren. Die Austauschplattform lässt sich zudem in die Zielsysteme des Kunden integrieren. Für die mobile Nutzung steht eine kostenfreie App für iOS und Android-Smartphones zur Verfügung.

PROOM als verlängerte Werkbank

Im Gegensatz zu üblichen File Sharing-Plattformen handelt es sich bei PROOM also um eine zentrale Lösung für das Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten, wie sie typischerweise in kommunikationsintensiven Prozessen zwischen Konstruktionsabteilungen und externen (Entwicklungs-)Partnern vorkommen. In solchen Entwicklungspartnerschaften geht es um kollaboratives Arbeiten, Sicherheit und die Integration in bestehende Systeme. Ausgetauscht werden vor allem änderungsintensive, große technische Dokumente. Generische Plattformen stoßen bei diesen Anforderungen klar an ihre Grenzen. Mit PROOM sind sensible CAD-Daten auch über die System- und Unternehmensgrenzen hinaus sicher; eigene Prozesse und Informationssysteme lassen sich mit denen externer Partner nahtlos verbinden. PROOM bildet damit die verlängerte Werkbank eines Unternehmens der fertigenden Industrie. PROCAD wird seine Lösung spezifisch für die Anwendungen im Maschinen- und Anlagenbau weiterentwickeln und ist damit langfristig der ideale Partner für Unternehmen der Branche.

Beschaffungsprozess als dynamische Beziehung

Auch komplexe Beschaffungsprozesse lassen sich sehr gut über Dokumentenaustauschplattformen organisieren. Mit ihnen ist stets eine intensive Kollaboration intern zwischen der Konstruktionsabteilung und dem Einkauf sowie auf externer Seite mit dem Lieferanten verbunden. Die Schwierigkeit besteht in deren Steuerung, da häufig alle Beteiligte autark miteinander sprechen und damit jeder über einen anderen Informationsstand verfügt. Dem Einkäufer obliegt es, die gesamte Kommunikation und die mit ihr verbundene Dokumentation zusammenzuführen. Die Bestellung ist also weniger eine einmalige Willensäußerung von A gegenüber B als eine höchst dynamische Beziehung zwischen mehreren Akteuren.

Dies macht den Prozess aufwändig und fehleranfällig. Beim reinen Beschaffungsvorgang mag das gut über das Supplier-Relationship-Management (SRM) kontrollier- und steuerbar sein. Schwierig wird es, wenn im Rahmen der Dokumentenlenkung Teilebestellungen und zugehörige Spezifikationen synchron zu halten sind. Die Herausforderung dabei ist der häufige Austausch vieler und großer Dateien in unterschiedlichen Versionen. Hierfür bietet es sich an, das ERP- oder SRM-System um eine Dokumentenaustauschplattform zu ergänzen. Der Einkäufer lädt dabei seine Dokumente nicht mehr einmalig im SRM hoch. Er verlinkt in der Bestellung vielmehr auf die Plattform, in der sich dann das gesamte Spektrum aller bestellbezogenen Dokumente in ihren jeweiligen Versionen und Zusammenhängen übersichtlich abbilden lässt. Auf einen Blick sieht er, welche Spezifikation die aktuelle ist und in welchem Zusammenhang sie zu einer Bestellung steht.

So verbleibt der Bestellprozess im unternehmenseigenen System, während die Dokumentenlenkung über das externe Tool gesteuert wird. Stößt der Einkäufer einen neuen Bestellprozess im ERP/SRM an, eröffnet er parallel einen neuen virtuellen Projektraum in der Dokumentenaustausch-Plattform. Dort kann er für die einzelnen Prozessbeteiligten Rollen und Zugriffsrechte anlegen, welche wiederum Dokumente beliebiger Größe austauschen und bearbeiten können. Einkaufsabteilungen können auf diese Weise ihre Beschaffungsprozesse übersichtlicher, sicherer und fehlerfrei gestalten.