Stammdatenqualität schafft Mehrwert

Mit simus classmate kommt man von eindeutigen Stammdaten automatisch zu klaren Kurztexten. (Bild: simus systems GmbH)

An vielen Stellen im Unternehmen werden Beschreibungen benötigt, die sich auf Stammdaten zurückführen lassen: Sie finden sich in Bestellungen des Einkaufs, als Materialkurztexte, in Artikelbeschreibungen oder Angeboten des Verkaufs und werden von vielen Händen in ERP-Systemen gepflegt. Wie wäre es, wenn diese Texte automatisch aus vorhandenen Daten erzeugt würden?

Die in der Terminologiedatenbank definierten Begriffe werden zur regelbasierten, automatischen Textgenerierung verwendet. Überall im Unternehmen tauchen nun aktuelle, einheitliche und aussagekräftige Beschreibungen auf.

Automatisierte und einheitliche Beschreibungen

Dies schaffen Software-Tools von simus systems. Sie analysieren Bezeichnungen, zerlegen die vorhandenen Begriffe in Bausteine, erkennen unterschiedliche Schreibweisen und qualifizieren sie nach häufiger Verwendung. Daraus lässt sich leicht eine Terminologiedatenbank ableiten, die das Begriffssystem an die umgebenden PDM- und ERP-Systeme weitergibt. Im zweiten Schritt werden die definierten Begriffe zur regelbasierten, automatischen Textgenerierung verwendet. Überall im Unternehmen tauchen nun aktuelle, einheitliche und aussagekräftige Beschreibungen auf.

Was für deutsche Texte gilt, gelingt auch bei Übersetzungen. Die automatische Übertragung in beliebige Fremdsprachen spart internationalen Unternehmen Arbeitsaufwand und Kosten. Aktualität, Qualität und Einheitlichkeit der Übersetzungen steigen auch dadurch, dass Änderungen automatisch in allen Sprachen nachgeführt werden können.

simus classmate für den Export

Für den Export müssen die Unternehmen ihren Waren treffende Zolltarifnummern zuordnen. Die Einreihung neuer Waren in den Zolltarif und die Aktualisierung anhand der jährlich vom Statistischen Bundesamt herausgegebenen Sova-Leitdatei in den Stammdaten bedingt einen hohen Arbeitsaufwand und kann zu kostspieligen Fehlern führen. Doch optimierte Stammdaten können auch hier Nutzen stiften. Die Software simus classmate schlägt aufgrund vorhandener Informationen und den vorliegenden Texten infrage kommende Warennummern vor. Sie entnimmt der Beschreibung automatisch Schlüsselwörter und bestimmt Einschränkungsgrößen, beispielsweise Leistung oder Werkstoffe. Anhand von zusätzlich angezeigten Textinformationen der Sova-Datei ordnen Sachbearbeiter schließlich allen Waren die richtigen Nummern zu.

Die Software erlaubt dank zahlreicher Schnittstellen zu fremden Systemen beispielsweise eine Integration mit den ERP-Systemen von SAP. Zahlreiche Aufgaben der Digitalisierung und Automatisierung lassen sich mit einem erfolgreichen Stammdatenprojekt als Grundlage lösen.