anwenderreportage

trisoft PRO.FILE: Sicheres "Cockpit" für effizienten Dokumententransfer

Der international agierende österreichische Maschinen- und Anlagenbauer Fill organisiert den Austausch von Dokumenten mit seinen externen Partnern seit einiger Zeit mit PROOM. Die Austauschplattform wurde implementiert von der trisoft Informationsmanagement Gmbh und erfreut sich stetig wachsender Benutzerzahlen. Auch den Nutzen eines technischen Dokumentenmanagementsystems hat Fill schon vor einigen Jahren für sich erkannt und setzt hier auf PRO.FILE.

Einblick in die Produktion von Fill. (Bild: Fill)

Einblick in die Produktion von Fill. (Bild: Fill)

Shortcut

Aufgabenstellung: Einführung einer einfach zu bedienenden und funktionsreichen Plattform für den abteilungsübergreifenden Dokumentenaustausch sowie für die externe Zusammenarbeit mit Kunden- und Lieferantent.

Lösung: PROOM als zentrale Plattform für den Dokumentenaustausch.

Nutzen: Sicherer, vertraulicher und durchgängig protokollierter Dateiaustausch mit Externen, ohne Zugriff der Partner auf das eigene System. Verkürzung der Projektdurchlaufzeiten. Reduzierung des Fehlerpotenzials (dadurch Kostensenkung) dank gesteuerter Austauschprozesse.

Wie ein effizienter Dokumentenaustausch stattfinden könnte, war schon lange ein Thema bei Fill, für die IT ebenso wie für die Fachabteilungen. Die weit verbreiteten Filesharing-Dienste wie Dropbox etc. sind aus Sicherheitsgründen tabu. So verlief der Austausch großer, auch geschäftskritischer Dokumente traditionell per E-Mail und FTP. Da E-Mails unsicher und auch für große Dateien nicht geeignet sind, mussten umfangreiche Projektdokumentationen oder Zeichnungen mit 50 MB oder mehr über FTP-Server übermittelt werden.

Solche Zugänge müssen jedoch zunächst angelegt werden. Nach Erfahrung von Christian Reisinger, ERP-Administrator in der IT-Abteilung von Fill und zuständig für PRO.FILE und PROOM, können viele mit FTP nicht umgehen, weil es als Werkzeug nicht so vertraut ist wie E-Mail. Wenn Mitarbeiter in den Fachabteilungen Probleme mit dem Hoch- und Herunterladen von Dateien hatten, musste die IT-Abteilung häufig unterstützen. Das führte dazu, dass die IT-Spezialisten viel zu viel Zeit für einfache Supporttätigkeiten aufwenden mussten und wichtige Aufgaben liegen blieben. „Dokumentenaustausch konnte bei uns durchaus spannend sein“, schmunzelt Reisinger im Rückblick.

Projekträume in PROOM werden durch den Administrator der jeweiligen Nutzergruppe verwaltet, bei der IT verbleibt nur eine übergreifende Pflege.

Projekträume in PROOM werden durch den Administrator der jeweiligen Nutzergruppe verwaltet, bei der IT verbleibt nur eine übergreifende Pflege.

Christian Reisinger
ERP-Administrator in der IT-Abteilung von Fill und zuständig für PRO.FILE und PROOM

„PROOM bietet höchste Sicherheit beim Dokumentenaustausch, anders als die Filehosting-Lösungen der großen Web-Anbieter. “

Keine normale Filesharing-Lösung

Aufgrund dieses Umstandes und des Drängens aus den Fachbereichen über ein einfach zu bedienendes und funktionsreiches Werkzeug für schnellen und sicheren Dokumentenaustausch zu verfügen, entschloss sich die IT-Abteilung für die Einführung einer professionellen Lösung: PROOM von PROCAD. „Die Zeit war reif. Wir wollten aber keine Filehosting-Lösung eines der großen Web-Anbieter wie WeTransfer, in die man Dateien hochlädt und von denen der Partner sich diese abholen kann“, erklärt Christian Reisinger. Die Benutzer finden dies natürlich smart, weil es einfach zu bedienen ist. Aus IT-Gründen der Sicherheit ist dies jedoch eine Katastrophe. „Sobald die Daten hochgeladen sind, verliert man jegliche Kontrolle über sie. Man weiß nicht, welche Personen dort darauf zugreifen können“, detailliert Reisinger.

PROOM bietet eine fein austarierbare Benutzersteuerung, was Kunden und Partner von Fill besonders überzeugt hat. Das Unternehmen arbeitet mit vielen Automobilherstellern wie auch -Zulieferern zusammen. Für diese ist das Thema Sicherheit bei der Datenübertragung wie -ablage extrem wichtig. Dass in PROOM Compliance-Vorgaben über die Zugriffssteuerung und das Protokollieren aller Vorgänge zu einem Dokument eingehalten werden, gab für Kunden und Partner von Fill den Ausschlag, sich für den Dokumentenaustausch mit Fill über PROOM zu entscheiden.

2.000 Lizenzen für ein weitgestreutes Partnernetz

Ende 2017 führte trisoft die Plattform bei Fill mit anfangs 1.000 Lizenzen ein, im Herbst 2019 orderte das Unternehmen noch einmal weitere 1.000 nach. Mit diesem Volumen ist das Unternehmen einer der derzeit größten PROOM-Anwender. Außerdem kommen immer mehr externe Partner, Lieferanten und Kunden hinzu, mit denen Fill über PROOM Dokumente austauscht.

Mit PROOM ist eine ständige Kontrolle durch die IT nicht mehr nötig. Administrative Rechte und Tätigkeiten kann sie an Benutzergruppen delegieren und die Administration damit zu weiten Teilen dezentralisieren. Die Projekträume werden dabei durch den Administrator der jeweiligen Nutzergruppe verwaltet, bei der IT verbleibt nur eine übergreifende Pflege. Jeder Administrator eines Projektraumes kann eigenständig neue Ordnerstrukturen einrichten, dafür neue Mitglieder einladen und ihnen individuelle Rechte vergeben.

Anwenderinnen und Anwender profitieren von höchster Sicherheit bei der Datenübertragung, also passwortgeschützter Authentifizierung und Verschlüsselung beim Datenaustausch. Über PROOM können sie auch sehr große Datenvolumina schnell und einfach austauschen. Durch Versionierung arbeiten die Beteiligten stets am selben Dokument und können alle daran getätigten Änderungen nachvollziehen. Genau jene Administration durch die User bedeutet gleichzeitig, dass die IT wieder mehr Zeit für wichtigere Aufgaben hat. Der Aufwand für die PROOM-Pflege ist gering: Raumadministratoren auf Anfrage benennen sowie ab und an Fragen zu technischen Details von Externen beantworten, die Probleme bei der Anmeldung haben – das ist alles an Aufwand und somit kein Vergleich zu früher, als quasi täglich ein FTP-Zugang eingerichtet und der User beim Hochladen von Dateien unterstützt werden musste.

Neues Lieferantenportal

Zwei Jahre nach Einführung hat Fill bereits mehrere Millionen Dokumente über PROOM transferiert, das gemeinsam mit trisoft geschaffene Lieferantenportal lebt und agiert also vollumfänglich einwandfrei. Verschiedenste Abteilungen tauschen mit Lieferanten darüber permanent Zeichnungen, Stücklisten, Bestellinformationen und andere Dokumente aus. Die meisten Anwender, besonders Externe, arbeiten mit der Browseroberfläche. Intern und insbesondere für den automatisierten Austausch eingesetzt wird zudem PROOM Sync, ein zusätzliches Modul, das die Synchronisation von Dokumenten direkt über den Windows Explorer ermöglicht.

PROOM ist nicht das erste PROCAD-Produkt, das bei Fill im Einsatz ist. Bereits seit Oktober 2003 nutzt der Maschinenbauer PRO.FILE als reines DMStec (technisches Dokumentenmanagementsystem). Zuvor wurden Dateien wie üblich auf File-Laufwerken abgelegt – ein unstrukturiertes Nebeneinander, das mit der DMStec-Einführung beendet wurde. Dokumente aus der Produktentstehung, dem Produktmanagement und aus den vertrieblich/kaufmännischen Bereichen bilden in PRO.FILE ein Beziehungsnetz und sind abrufbar und bearbeitbar in den jeweiligen Sichten jeder Abteilung. Das ERP-System bei Fill stammt vom Hersteller Infor, der damals, als es an die Anschaffung einer DMS-Lösung ging, PRO.FILE empfahl. „Im Nachhinein hat sich dies als sehr gute Entscheidung erwiesen“, betont Reisinger.

Als Produzent von Anlagen für die Industriegüterfertigung zählt Fill über 900 Beschäftigte am Standort Gurten, von denen mehr als die Hälfte über alle Abteilungen hinweg permanent mit dem DMStec arbeiten. „Nur was im ERP-System steht, gilt“, so die einstige Vorgabe des Fill-Geschäftsführers, hat noch heute Gültigkeit: Wer in Infor arbeitet, hat zu allen dortigen Datensätzen gehörenden Dokumenten wie Pflichtenhefte, Angebote etc. dank der Verknüpfung zu PRO.FILE sofort Zugriff.

Infor, PROCAD und PROOM sind bei Fill eng miteinander verbunden: Ausgehend vom ERP-System werden die relevanten Dokumente in PRO.FILE ermittelt und automatisch nach PROOM übertragen. Sobald in Infor eine Bestellung an einen Lieferanten ausgelöst wird, sucht das PLM-System anhand des Artikels automatisch die für die Bestellung erforderlichen Dokumente (Zeichnungen), fasst sie in einer virtuellen Mappe, dem Transmittal, zusammen und transferiert diese automatisch in einen Explorer-Ordner. Von dort wird das Transmittal über PROOM Sync in den entsprechenden Lieferantenraum in PROOM hochgeladen.

Befindet sich im Transmittal ein Dokument, das bereits den Status „versendet“ hat, wird dieses in PRO.FILE gesperrt und kann dort nicht mehr verändert werden. Man muss also eine neue Version anlegen. Genau hier greift ein weiteres für Fill entwickeltes Tool, der „PROOMER“. Er scannt das PLM-System permanent auf geänderte Dokumente und synchronisiert, sobald er eines entdeckt, dieses im Lieferantenportal nach. Ohne, dass es jemand bei Fill überwachen muss, bekommt der Lieferant automatisch eine neue Version der Zeichnung in seinen Projektraum. Ist der Auftrag/die Bestellung abgeschlossen, wird der Projektraum geleert, es entsteht also auch kein Datenmüll.

Hochladen aktueller Dokumente wird automatisiert

Die Synchronisierung ist für Fill ein äußerst wichtiger Mechanismus. Dies wird klar, wenn man die Volumina betrachtet: Mit 52 Lieferanten tauscht Fill in einer typischen Woche gut und gerne 40.000 Dateien mit 25 GB Datenvolumen auf diese Weise aus. Christian Reisinger: „Man kann sich unmöglich bei jeder Zeichnung und deren Änderung darum kümmern, dass der Lieferant sie erhält – dies muss automatisch funktionieren.“ So stellt Fill sicher, dass seinen Partnerfirmen stets die aktuellen Dokumente vorliegen.

Diese Automatisierung soll bald auch in anderen Bereichen zum Einsatz kommen. So will Fill seinen Kunden künftig Dokumentationen automatisiert zur Verfügung stellen. Tauscht der Service ein Teil aus, dann ist der Kunde darüber sofort informiert und findet dies in seinen Dokumentationsunterlagen wieder.

Infos zum Anwender

Fill ist ein international agierender Maschinen- und Anlagenbauer für verschiedenste Industriebereiche. Modernste Technik und Methoden in Management, Kommunikation und Produktion zeichnen das Familienunternehmen aus. Die Geschäftstätigkeit umfasst die Bereiche Metall, Kunststoff und Holz für die Automobil-, Luftfahrt-, Sport- und Bauindustrie. In der Aluminium-Entkerntechnologie, in der Gießereitechnik, in der Holzbandsägetechnologie sowie für Ski- und Snowboardproduktionsmaschinen ist das Unternehmen Weltmarkt- und Innovationsführer.

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