trisoft PRO.FILE: Datenwildwuchs nachhaltig beseitigt

Für den Gmundner TramLink lieferte Kiepe Electric Austria die komplette elektrische Ausrüstung. Foto: Stern & Hafferl Verkehr

Die einst kleine nordrhein-westfälische Firma Kiepe Electric ist im Laufe von 110 Jahren zu einem Global Player herangewachsen, der im wahrsten Sinne des Wortes nachhaltig für Bewegung sorgt – mit umweltfreundlichen Antriebslösungen. Das per Stammhaus in Düsseldorf angesiedelte, seit 2017 zum Knorr-Bremse Konzern gehörende Unternehmen gilt als einer der kompetentesten Ansprechpartner weltweit, wenn innovative Konzepte für einen emissionsreduzierten Schienen-, Straßenbahn- oder Busverkehr gesucht sind.

Die Österreich-Tochter von Kiepe Electric wurde 1959 gegründet. Ihr Kerngeschäft ist es, für ein gutes Klima in Bus und Bahn zu sorgen. „Unser Schwerpunkt liegt auf Individualentwicklungen, Nachrüstungen und Modernisierungen. Wir haben einen sehr guten Namen, wenn es darum geht, bestehende Fahrzeuge nachträglich mit einer Klimaanlage aufzurüsten“, erklärt Thomas Frey, Team Leader EDP & IT bei Kiepe Electric in Wien. „Teilweise ist es sogar so, dass die Endkunden bei ihren Fahrzeuglieferanten dezidiert nach ‚einer Kiepe‘ verlangen, weil sie in der Vergangenheit bereits positive Erfahrungen mit einer unserer Lösungen machten“, ergänzt er. Insgesamt sind bereits mehr als 4.000 Fahrzeuge in 110 Städten mit Heizungs-, Klima- und Lüftungssystemen unterwegs, die in Floridsdorf designt wurden. Tendenz stark steigend.

Ein Klimagerät von Kiepe Electric setzt sich aus 400 bis 600 Bauteilen zusammen. Sämtliche Daten dazu werden in PRO.FILE zentral verwaltet.

Thomas Frey
Team Leader EDP & IT bei Kiepe Electric in Wien

„Ein sorgfältiges Dokumentenmanagement ist zwar ein bisschen lästiger beim eigentlichen Doing, aber dafür erspart man sich bei den nachfolgenden Prozessen sehr viel Zeit.“

IRIS-konforme Freigabe- und Änderungsprozesse

Die gute Auftragslage war es auch, die bei Kiepe Electric vor einigen Jahren den Anstoß dazu gab, die internen Prozesse und Abläufe zu optimieren. „Einerseits wollten wir die Durchlaufzeiten von Projekten verkürzen, andererseits unser Freigabe- und Änderungsmanagement auf den letzten Stand der Technik bringen, zumal wir uns als Technologielieferant für leichte Schienenfahrzeuge im Geltungsbereich des IRIS-Regelwerks bewegen – einer Zertifizierungsgrundlage für ein Qualitätsmanagement in der Bahnindustrie“, erklärt Thomas Frey, warum damals nach einer passenden Ergänzung zur bereits vorhandenen PSIpenta-Software Ausschau gehalten wurde.

IRIS setzt auf der ISO 9001 auf und enthält zusätzliche bahnspezifische Forderungen. Darüber hinaus verlangt dieser International Railway Industry Standard nach einer umfangreichen Dokumentation. Mit den automatisierten Abläufen in PRO.FILE lässt sich dieser Aufzeichnungspflicht viel besser begegnen als mit anlassbezogenen manuellen Eingaben wie der EDP & IT-Teamleiter bestätigt: „Früher wurde in einem Word-Dokument lose mitgeschrieben, was im CAD-System passiert. Was vergessen wurde einzutragen, blieb tatsächlich außen vor. Jetzt zwingt die Software zu einer lückenlosen Darstellung der internen Abläufe.“

Mittlerweile ist es bei Kiepe Electric auch nicht mehr möglich, zwei Änderungen gleichzeitig vorzunehmen. Denn ein softwaretechnisches Go für die nächste Modifikation einer Baugruppe oder eines Elements gibt es erst dann, wenn die vorhergehende mit einer entsprechenden Notiz kommentiert wurde. „Sämtliche Änderungsschritte werden vollautomatisch gesammelt und nach der endgültigen Freigabe in eine entsprechende Report-Form gebracht. Das bedeutet: Ein sorgfältiges Dokumentenmanagement ist zwar ein bisschen lästiger beim eigentlichen Doing, aber dafür erspart man sich bei den nachfolgenden Prozessen sehr viel Zeit. Es müssen keine Stücklisten mehr abgeschrieben werden, wir können sicher sein, dass die Dokumentation mit den tatsächlich vorgenommenen Korrekturen übereinstimmt, der interne Kommunikationsfluss wurde verbessert bzw. vereinfacht, weil sich jeder Mitarbeiter selbst die für ihn relevanten Daten aus dem System holen kann und und und“, zählt der IT-Verantwortliche von Kiepe Electric Österreich ein paar Vorteile einer maßgeschneiderten DMS-Lösung auf.

Mit PRO.FILE lässt sich der aktuelle Freigabe-Status laufender Projekte genau im Auge behalten.

DI Herbert Schlacher
Geschäftsführer von trisoft

„Das Schöne an PRO.FILE ist, dass es sich je nach konkreter Erfordernis sehr offen und leichtfüßig gestalten oder beliebig fest zurren lässt.“

Informationsbeschaffung wurde zur Hol-Schuld

„Manchmal muss man die Menschen zu ihrem Glück zwingen“, schmunzelt Thomas Frey, wenn er sich an die PRO.FILE-Einführung zurückerinnert. Unter seiner Federführung wurde ein harter Schnitt bei der firmenweiten Dokumentenverwaltung vollzogen: Er schob den bisherigen Speichergewohnheiten seiner Kollegen sogar einen EDV-technischen Riegel vor, damit sie gar nicht erst in Versuchung gerieten, weiterhin selbst in lokalen Ordnern zu verwalten, was laut neuer Firmen-Policy nur noch im DMS-System verfügbar sein sollte. „Ich glaube nicht, dass wir den aktuellen Nutzungsgrad erreicht hätten, wenn es im Hintergrund noch die alten Ablagesysteme gäbe“, zeigt sich Thomas Frey auch jetzt – mit einigem Abstand zu diesem riesigen Datenmigrationsprojekt – immer noch sicher, dass dieser konsequente Wechsel auf das neue System der richtige Weg war.

Mittlerweile greift jeder Kiepe Electric-Mitarbeiter, der im HKL-Kerngeschäft tätig ist, regelmäßig auf die PDM/DMS-Lösung des deutschen Herstellers Procad zu, um Daten einzupflegen oder abzurufen. Denn Informationsbeschaffung ist bei den Klimatisierungsexperten für Bus und Bahn durch PRO.FILE längst von einer Bring- zu einer Hol-Schuld geworden. Schließlich ist der Zugang zu geschäftsrelevanten Unterlagen – egal ob Datenblätter, Skizzen, Kalkulationen, CAD-Dateien, E-Mails, Excel-Listen oder anderes – nur wenige Mausklicks entfernt.

Maßgeschneiderte DMS-Lösung

Insgesamt sind bereits mehr als eine Million Dokumente in diesem zentralen Produktdaten-Backbone hinterlegt, der in intensiver Zusammenarbeit mit der trisoft informationsmanagement gmbh aus der Taufe gehoben wurde. „Wir wurden zwar über unsere Düsseldorfer Muttergesellschaft auf PRO.FILE aufmerksam, wollten aber unbedingt einen kompetenten Ansprechpartner bei der Produkteinführung hier vor Ort haben“, beschreibt Thomas Frey, warum er einst den Kontakt zu trisoft-Eigentümer und Geschäftsführer DI Herbert Schlacher suchte, der mit seinem 12-köpfigen Team unter anderem auch als PRO.FILE Competence Center Österreich fungiert.

Bei einem Potenzialworkshop wurden die ersten Etappenziele besprochen. Aber Vieles von dem, was heute bereits realisiert ist bzw. in nächster Zeit noch weiter ausgebaut werden soll – wie beispielsweise die TaskTool-Integration – war in den Anfängen noch gar nicht vorstellbar. „Deshalb sprechen wir bei der Einführung eines Produktdaten- und Dokumentenmanagement-Systems gerne von einer rollenden Implementierung. Denn mit dem Tun, kommen die Ideen. Eine moderne PDM-Lösung bietet einfach unheimlich viele Möglichkeiten und das Schöne an PRO.FILE ist, dass es sich je nach konkreter Erfordernis sehr offen und leichtfüßig gestalten oder beliebig fest zurren lässt, wenn in einem Unternehmen – ähnlich wie bei Kiepe Electric – ein Höchstmaß an Prozesssicherheit verlangt ist“, streicht trisoft-Geschäftsführer DI Herbert Schlacher die enorme Anpassungsfähigkeit der Procad-Software hervor. Wobei bei den Floridsdorfern fast die gesamte Bandbreite, die PRO.FILE im Kernprodukt anbietet, voll ausgeschöpft wurde. Vor allem bei den Themen Produktdatenmanagement, Dokumentenmanagement, CAD- und ERP-Kopplung ging es in die Tiefe. „Wir hatten lediglich viereinhalb Monate bis zum Go-live. Die Generalprobe erfolgte bei einem Integrationstest, bei dem ein virtuelles Projekt von A bis Z durchgespielt wurde. In unserem größten Besprechungsraum und im Beisein unterschiedlichster Abteilungen. Dabei wurde u. a. das Bewusstsein dafür geschärft, welche Auswirkungen bestimmte Eingaben bzw. nicht erfolgte Einträge auf die nachfolgenden Prozesse haben“, erzählt Thomas Frey.

Derzeit bereitet der Team Leader EDP & IT bei Kiepe Electric gemeinsam mit trisoft das Update auf die Version 8.7 von PRO.FILE vor und so wie es aussieht wird dies nicht die letzte gemeinsame Optimierungs-Aktion bleiben. „Denn die Zusammenarbeit mit trisoft funktioniert aus meiner Sicht wirklich hervorragend. Zwischen uns wird offen und ehrlich kommuniziert. Das schätze ich sehr“, lobt Thomas Frey abschließend.