trisoft PRO.FILE: Von der verstreuten Ablage zum zentralen Maschinenakt

Die Produktpalette von Komptech umfasst mehr als 30 unterschiedliche Maschinentypen, die die wesentlichen Verfahrensschritte moderner Abfallbehandlung - Zerkleinerung, Trennung/Separation und biologische Behandlung - abdecken.

Infos zum Anwender

Komptech ist ein internationaler Technologieanbieter von Maschinen und Systemen für die mechanische und biologische Behandlung fester Abfälle und für die Aufbereitung holziger Biomasse als erneuerbarer Energieträger. Die Produktpalette umfasst mehr als 30 unterschiedliche Maschinentypen, die die wesentlichen Verfahrensschritte moderner Abfallbehandlung - Zerkleinerung, Trennung/Separation und biologische Behandlung - abdecken. Stets im Mittelpunkt: Innovative Technik und Lösungen, die ein Maximum an Kundennutzen garantieren.

Als die Steiermark 1992 die getrennte Sammlung von Bioabfällen einführte, begann die Erfolgsstory der Komptech GmbH. Der Maschinenbauer aus Frohnleiten entwickelte den ersten Topturn (Kompostwendemaschine) und ist heute führender internationaler Technologieanbieter von Systemen für die mechanische und biologische Behandlung fester Abfälle und Aufbereitung holziger Biomasse – mit 650 Beschäftigten, einer Produktpalette von über 30 Maschinentypen und mehr als 3.000 Kunden in knapp 60 Ländern weltweit.

Rund 500 Maschinen, von der Kleinserie bis zur Einzelfertigung, fertigt Komptech pro Jahr an seinen drei Produktionsstandorten in Österreich, Deutschland und Slowenien. Jede von ihnen durchläuft über ihren Produktlebenszyklus hinweg – von Konstruktion über Fertigung bis zum Service- und Wartungsprozess – mehrere dieser Standorte. In jeder Phase entstehen dabei neue Begleitdokumente: Konstruktionszeichnungen, Fertigungsprotokolle, QM-Berichte, Datenblätter, technische Dokumentationen, Serviceberichte etc. Die einzelnen Abteilungen speicherten sie früher bei sich vor Ort in ihrer eigenen Ordnerstruktur ab.

„Eine verstreute Ablage, die wir an einer Stelle in einer zentralen Maschinenakte zusammenführen wollten“, erzählt Walter Prügger, IT-Manager bei Komptech. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind die passende Produktkategorie dafür. Von ihnen gibt es zahlreiche am Markt. Nach ausführlicher Evaluierung entschied sich Komptech für die Lösung PRO.FILE und den österreichischen Implementierungspartner trisoft. „Hauptgrund war für uns die Fähigkeit des Systems, technische Strukturen abzubilden“, so Walter Prügger. Aus ebendiesem Grund arbeiten bereits zahlreiche andere renommierte Maschinen- und Anlagebauer mit der Software – eine Referenzliste, die Komptech zusätzlich überzeugte.

Sauberer Start durch ordentliche Klassifizierung der Bestandsdokumente

Im Rahmen eines zweitägigen Workshops mit trisoft verschaffte sich das IT-Team bei Komptech zunächst einen Eindruck vom look & feel der Software. Vor ihrer Inbetriebnahme überführten die Fachleute von trisoft alle Bestandsdokumente aus den bestehenden lokalen Verzeichnissen und Exchange-Ordnern in das neue DMS. „Hierbei hat trisoft seine große Expertise bei der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten bewiesen. Diese lagen zuvor größtenteils unstrukturiert vor, unsere Quellsysteme waren hier nicht optimal gepflegt“, erzählt Walter Prügger.

Ganz wesentlich ist bei solchen Arbeiten die richtige Verschlagwortung. Klassifizierungsrichtlinien und ein Regelwerk dafür gab Komptech vor, deren Ausarbeitung und saubere Überführung nach PRO.FILE oblag dem IT-Partner. So gelang mit der initialen Urladung der bestehenden Dokumente ein sauberer Start mit dem neuen DMS. Auf die bestehenden File-Server haben die Beschäftigten seitdem nur noch Lesezugriff.

Drehscheibe zwischen CAD und SAP

Die zentrale Ablage der Dokumente war das vorrangige Ziel des Unternehmens. So ist das System mittlerweile zur Datendrehscheibe geworden, die an verschiedene andere Systeme andockt:

• den ModelManager, das PDM-System der bei Komptech verwendeten CAD-Software PTC Creo Elements. Mangels einer direkten Kopplung zwischen PRO.FILE und Creo werden Konstruktionszeichnungen (als dxf und/oder PDF) und ihre Begleitdokumente (Stücklisten u.a.) nach ihrer Freigabe zunächst im ModelManager gespeichert und gelangen anschließend per XML-Schnittstelle in das DMS.

• die ERP-Landschaft: Zum Zeitpunkt der DMS-Einführung gab es an den drei Standorten noch vier verschiedene ERP-Systeme. Diese hat trisoft zum Zweck der Belegarchivierung mit dem DMS verknüpft. Mittlerweile wurde die ERP-Landschaft auf SAP vereinheitlicht. Das CAD-System schreibt Stammdaten in das DMS, welches sie für verschiedene Werke bzw. Werkssichten aufbereitet und an SAP übergibt. Unterschiedliche Teilestamm-Informationen werden um verschiedenste Attribute erweitert und dann nach bestimmten Regeln in die drei Werke in SAP eingesteuert. Dadurch bleibt der Wartungsaufwand in SAP sehr gering. Vom ERP-System wiederum gelangen Informationen über das DMS zurück ins CAD-System – eine bidirekti-onale Schnittstelle.

Walter Prügger: „Mit PRO.FILE müssen wir nicht mehr wissen, wo man welches Schriftstück suchen muss. Man gibt in der Suchmaske einfache Kriterien wie Name, Dokumententyp, Auftrag oder Artikel ein und erhält das Dokument angezeigt, ohne sich noch durch verzweigte File-Strukturen klicken zu müssen.“ Alle Abteilungen arbeiten mit der Software, insgesamt gibt es 380 User. Workflowfunktionalitäten von PRO.FILE werden für Urlaubs- und Investitionsanträge genutzt. Diese werden im DMS erstellt und innerhalb der Software an die verschiedenen Personen geroutet.

Projektstrukturen im DMS verwalten

Die Abbildung technischer Strukturen im DMS – also Baugruppenhierarchien und Teilestamminformationen – ist für Komptech eine große Hilfe im Arbeitsalltag. Wer in SAP eine Bestellung aufgibt, kann sich aus PRO.FILE über Web-Schnittstellen die dafür benötigten Dokumente abrufen (z. B. Fertigungsunterlagen, Datenblätter zu einzelnen Artikeln oder Materialien) und diese dann an die Bestellung anhängen. Um eine bestimmte Baugruppe zu fertigen, kann man sich dadurch vom System alle dafür erforderlichen Fertigungsunterlagen zusammenstellen lassen. Dies funktioniert bis auf die Ebene von Einzelteilen. Die Abbildung technischer Strukturen erst macht dies möglich.

In PRO.FILE wurden außerdem realisiert:
• eine Transportdatenbank für die Logistik,
• die Möglichkeit, Service-Ersatzteilaufträge zu verwalten und
• das Speichern von Fotos und Videos. Hierfür hat trisoft ein Modul zum einfachen Ablegen per drag & drop für die Produktionsabteilungen programmiert.

Walter Prügger: „Unser IT-Partner hat sich insgesamt als sehr flexibel erwiesen – ein Dienstleister mit Handschlagqualität, der immer bereitsteht, wenn es einmal brennt.“ Auch Teilprojekte hat trisoft umgesetzt, die primär gar nichts mit dem DMS zu tun haben. Zum Beispiel werden Fertigungsunterlagen oder Konstruktionszeichnungen für Normteile automatisiert über PRO.FILE generiert, allein aus den Metadaten. Dies ist dann hilfreich, wenn es für ein Teil in der Konstruktion kein Fertigungszeichnung gibt, weil es zu aufwändig wäre, diese zu erstellen. Hier kann nun automatisiert über das DMS angestoßen werden, dass zu diesem Normteil Fertigungsunterlagen angefertigt werden. Teilvorhaben wie diese sind es, die das DMS-Projekt am Laufen halten. Sie sorgen für eine mittlerweile über viele Jahre kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Komptech und trisoft.