trisoft PRO.FILE: Der trisoft-Experten-Tipp:

Auf welcher Software basiert die Umsetzung eines Digital Mailrooms?

trisoft ist langjährigerer I.R.I.S. Partner und implementiert die Software IRISXtract. Damit verarbeiten unsere Kunden bereits heute österreichweit knapp eine halbe Million A4 Seiten pro Jahr – die meisten davon im Bereich Eingangsbelege (Rechnungen und Lieferscheine).

Wie weiß ich als Entscheider im IT-Bereich ob ein Digital Mailroom für unser Unternehmen Sinn macht?

Der beste Weg, um die Sinnhaftigkeit von solchen Lösungen für das eigene Unternehmen zu hinterfragen, ist, mit denjenigen Personen zu sprechen, die aktuell mit der Eingangsbeleg-Verarbeitung betraut sind. Befragen Sie die Zuständigen wie Klassifizierung, Priorisierung und die Prozesse im Allgemeinen gegenwärtig vonstattengehen.

Vermutlich wird sich schnell das Bild abzeichnen, dass hier einiges an menschlicher Arbeitszeit hineinfließt, die dank automatisierter Prozesse sinnvoller und effizienter eingesetzt werden kann. Es gilt: Weil man es immer schon so gemacht hat, muss es nicht für immer so bleiben!

Was bedeutet das konkret für ein Einführungsprojekt einer solchen Technologie?

Dazu können verschiedene Kanäle parallel überwacht werden:
• für den analogen Posteingang empfiehlt es sich das Papier so früh als möglich zu scannen und dem Inhalt so wenig wie möglich Beachtung zu schenken.

• Digitale Kanäle wie Mail oder Web-Upload sind oft schon „Grundklassifiziert“, wie es beispielsweise bei Eingangsrechnungspostfächern der Fall ist. Hier gilt es nur mehr die Rechnungen von den Anhängen abzutrennen. Diese Bereiche werden vorab analysiert und für ein Umsetzungsprojekt spezifiziert.

Wie kann ein digital Mailroom in bestehende DMS- bzw. PDM-Systeme eingebunden werden?

Mit PRO.FILE als DMS liefern wir natürlich auch den idealen Dokumentenspeicher für so vorklassifizierte Dokumente. Einerseits können mit den extrahierten Informationen automatisch intelligente Strukturen aufgebaut werden – so lässt sich zum Beispiel ausgehend von einer Konstruktionszeichnung eines Artikels, welcher fremdgefertigt wurde, der Lieferschein mit dem dazugehörigen Werkstoffzertifikat verbinden und wiederfinden. Andererseits behält sich ein Dokumentenmanagmentsystem wie PRO.FILE stets die Hoheit über Dokumente und gibt idealerweise nur Metadaten und Referenzen auf das Dokument an Drittsysteme weiter.

Kommt eine Posteingangstelle auch für ein KMU in Frage?

In kleineren Unternehmen ist das Thema der eingehenden Post nebenbei mitgewachsen und hängt in Form von undokumentierten Prozessen an einzelnen Personen. Im Rahmen der Einführung einer digitalen Posteingangstelle gilt es dieses Wissen zu dokumentieren und zu strukturieren. Neben rechtlichen Rahmenbedingungen die geklärt werden müssen besteht etwa die Möglichkeit die klassische Briefpost an externe Partner umzuleiten welche daraus ein digitales Dokument machen. Grundsätzlich sind die Software Lizenz Modelle so flexibel, dass es sich auch für geringe Mengen an verarbeiteten Dokumenten schnell rechnen kann und ihr Unternehmen unmittelbar davon profitiert.

Handelt es sich um eine Standardsoftware, die installiert wird?

Eine Standardsoftware die alle Aspekte ihres über Jahre gewachsenen Posteingangs abbildet, wird es nicht geben. Unsere Lösungskombination mit OCR und DMS, sprich der Text- und Inhaltserkennung in Kombination mit einer sicheren Ablage, bringt sehr gute Konfigurationsmöglichkeiten mit sich. So lässt sich ohne Individualentwicklung rein durch Beratung und Anpassung ein leistungsstarker digitaler Posteingang umsetzten.

Was ist das Ziel eines solchen Projekts?

Mit der Digital Mailroom Lösung von IRIS und PRO.FILE als DMS erhalten sie eine hochanpassbare Softwarekombination die ein schnelleres und smarteres Arbeiten ermöglicht. Sie haben mehr Kontrolle über die unternehmenskritischen Dokumente – sofort ab dem Zeitpunkt des Einlangens im Unternehmen. Ihren Kunden und Lieferanten wird die gesteigerte Produktivität Ihrer Mitarbeiter sicher schnell auffallen. Die Zufriedenheit aller Stakeholder wird somit erhöht.

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