Zentraler Baustein der Prozessarchitektur: mit ams.erp optimierter arbeiten

Jansen Tore entwickelt und produziert Toranlagen für unterschiedliche Einsatzzwecke wie den Brand-, Explosions-, Schall-, Einbruch-, Hitze- und Anlagenschutz.

Die Jansen Holding GmbH mit Hauptsitz im niedersächsischen Surwold hat sich seit ihrer Gründung 1981 zu einer international agierenden Firmengruppe mit mehr als 350 Mitarbeitenden entwickelt. Unter ihrem Dach fertigt die Jansen Systembau GmbH modulare Raumsysteme, während sich die Jansen Tore GmbH auf kundenindividuelle Toranlagen für Brand- und Explosionsschutz, Hitze- und Schallschutz sowie Einbruchs- und Anlagenschutz spezialisiert hat. Dazu gehören Sonderanfertigungen wie 10 x 12 m große Brandschutztore in den Hamburger Airbus-Werken.

Die Kombination aus Einzelfertigung und Baugewerbe stellt hohe Anforderungen an die Auftragsabwicklung. Planungsbüros, Architekten, Bauherren und öffentliche Auftraggeber sind einzubinden, Zulassungen und Zertifizierungen zu berücksichtigen und umfangreiche Leistungsverzeichnisse zu erfüllen. Hinzu kommen Änderungen während oft mehrjähriger Bauprojekte. Um diese Anforderungen durchgängig abzubilden und weiteres Wachstum zu ermöglichen, führte Jansen die Geschäftssoftware ams.erp ein. Im Mai 2023 ging das System live.

Die Schiebetoranlagen der Jet Line sind für den Einsatz in Hangars optimal geeignet.

Anwender: Jansen

Die Jansen Holding GmbH mit Hauptsitz im niedersächsischen Surwold hat sich seit ihrer Gründung 1981 zu einer international agierenden Firmengruppe mit mehr als 350 Mitarbeitern entwickelt. Zwei Gesellschaften firmieren unter dem Dach der Holding: Während die Jansen Systembau GmbH modulare Raumsysteme fertigt, die als Maschineneinhausungen, Schallschutzkabinen oder Hallenbüros zum Einsatz kommen, liegt der Schwerpunkt der deutlich größeren Jansen Tore GmbH auf der Entwicklung und Produktion qualitativ hochwertiger, kundenindividueller Toranlagen für den Brand- und Explosionsschutz, den Hitze- und Schallschutz sowie den Einbruchs- und Anlagenschutz.

Jansen Holding GmbH
Am Wattberg 51
D-26903 Surwold
https://www.jansenholding.de

Digitalisierungsstrategie im Fokus

Für IT-Leiter Jan Gerdes und seinen Vorgänger Christian Borgmann, heute verantwortlich für die Digitalisierungsstrategie, war es bereits die zweite ERP-Einführung. Das 2011 implementierte Vorgängersystem war durch zahlreiche individuelle Anpassungen an seine Grenzen gelangt. Diese erleichterten zwar die Arbeit, erschwerten aber Wartung und Weiterentwicklung. Zudem fehlten moderne Schnittstellen zur Integration von Drittsystemen. „Wir wollten mit einer neuen Software ein solides technologisches Fundament für weiteres Firmenwachstum legen“, beschreibt Borgmann die Ausgangslage.

Konfigurator als Kriterium der ERP-Auswahl

Die neue ERP-Lösung musste insbesondere die Auftragsabwicklung in Losgröße 1+ beherrschen. Stücklisten- und Produktkonfiguration enthielten dabei K.O.-Kriterien. Unterstützt vom Beratungshaus Leannova schrieb Jansen das Projekt über die Plattform des ERP-Auswahlspezialisten Trovarit aus. Auf das Lastenheft meldeten sich knapp 30 Anbieter. Nach mehreren Prüfrunden blieben fünf übrig, die in Workshops ein abteilungsübergreifendes Prozessszenario demonstrierten. Inklusive Konfigurator und CAD-Integration mussten sie Angebot, Konstruktion und Fertigung eines fiktiven Brandschutztors abbilden. Key User bewerteten die Prozessschritte anhand gewichteter Kriterien.

Die drei Finalisten stellten anschließend den kompletten Ablauf von der Auftragsanbahnung bis zur Rechnungsstellung dar. Ergänzend führte Jansen Referenzbesuche durch. Ende 2021 fiel die Entscheidung für ams.erp. Ausschlaggebend war das Gesamtpaket für einen Einzelfertiger mit hoher Fertigungstiefe.

Auch Messetore mit ihren unterschiedlichen Anforderungen gehören in das Portfolio. Mittels ams.erp solution ist die Fertigung nun ein Kinderspiel.

Angebot und Auftrag konfigurieren

Besonders wichtig ist die Verarbeitung dynamischer Produktstrukturen. Mit der wachsenden Stückliste bildet ams.erp Änderungen aus der fertigungsbegleitenden Konstruktion versionssicher ab. Eine Besonderheit bei Jansen: Konfiguriert wird nicht nur im Angebot, sondern auch im Auftrag, da sich die tatsächliche Ausführung während eines Bauprojekts erheblich verändern kann. „Bei der Errichtung mehrstöckiger Bauten können von der Bestellung bis zum Einbau des letzten Tores mitunter drei Jahre vergehen, in denen die Gebäude diverse Male überplant und umgeplant werden“, erläutert Borgmann. Wird beispielsweise ein Tor statt zwei plötzlich drei Meter breit, muss dies direkt im bestehenden Auftrag, in Stückliste und Konfiguration nachvollzogen werden. Einen neuen Auftrag anzulegen, wäre unpraktikabel, da möglicherweise bereits Zeichnungen erstellt oder Langläufer bestellt wurden. ams.erp wurde deshalb um die benötigte Funktionalität erweitert.

Flexibilität bei Abschlagsrechnungen

Auch die Abrechnung stellt besondere Anforderungen. Bei mehrjährigen Projekten werden einzelne Tore lange vor Fertigstellung des Gebäudes eingebaut. Jansen muss daher einzelne Auftragspositionen entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen prozentual abrechnen können. Gemeinsam mit ams.Solution wurde dafür eine positionsbezogene Abschlagsrechnung umgesetzt. Größere Anpassungen sollen jedoch Ausnahmen bleiben. Wo möglich, setzt Jansen auf ERP-Standardfunktionen. Das gilt auch für den integrierten Konfigurator. Dessen enger Bezug zum ERP reduziert gegenüber Lösungen verschiedener Hersteller die Komplexität und vermeidet zusätzliche Schnittstellen. Zugleich übernimmt der Konfigurator eine Qualitätssicherungsfunktion.

Durchgängige Daten statt Excel-Kalkulation

Für eine durchgängige Projektabwicklung wurden weitere Systeme angebunden. Dazu gehören das Dokumentenmanagementsystem Metasonic mit Produktinformationen aus rund 40 Jahren sowie Autodesk Inventor und das PDM-System Autodesk Vault. Nach der Einführung zeigte sich der Nutzen der durchgängigen Daten insbesondere bei der Produktkonfiguration. Auch komplexe Sonderprodukte einschließlich Zukaufteilen lassen sich konfigurieren. Die ermittelten Preise liegen laut Gerdes nahe an der Realität, da Aufschläge und regional unterschiedliche Gemeinkosten der sechs deutschen Niederlassungen automatisch berücksichtigt werden. Die frühere manuelle Kalkulation über Excel entfällt.

Neu ist außerdem eine mitlaufende Kalkulation. Budget- und Solldaten stehen in Echtzeit zur Verfügung, sodass Fehlentwicklungen bei den Projektkosten früh erkannt werden können. „Eine Preisfindung direkt im ERP-System plus einer mitlaufenden Kalkulation wäre mit unserer alten Softwarelandschaft niemals möglich gewesen“, sagt Borgmann. Material- und Produktionsanteile sowie der Werksabgabepreis inklusive Aufschlägen seien nun exakt nachvollziehbar.

Materialeinsatz um bis zu 400.000 Euro reduziert

Erstmals verfügt Jansen zudem über eine durchgängige Materialwirtschaft mit Transparenz über Bestellungen, Bestände und Verbräuche. Zuvor waren vier manuelle Inventuren pro Jahr erforderlich. Dennoch fehlten im Tagesgeschäft verlässliche Informationen darüber, welche Teile eingetroffen waren und wie sich die Bestände entwickelten. Zwischenzeitlich war der Lagerbestand von zwei auf fünf Millionen Euro gestiegen. Gezielte Auswertungen aus ams.erp trugen dazu bei, den Materialeinsatz gegenüber früher um bis zu 400.000 Euro pro Jahr zu reduzieren. Gleichzeitig wurden Einkauf und Arbeitsvorbereitung entlastet. Bestellanforderungen werden nach Freigabe der Stücklisten automatisiert und vorgangsbezogen an den Einkauf übermittelt. Informationen über Bestellstatus und Lagerort stehen in Echtzeit bereit.

Davon profitiert insbesondere die Arbeitsvorbereitung. Musste sie früher Informationen aus verschiedenen Abteilungen zusammentragen und verteilen, laufen Anforderungen für Standardteile heute automatisiert an Lager oder Einkauf. Ergänzend nutzt Jansen den ams.taskmanager. Für jeden Auftrag werden über- und untergeordnete Tasks angelegt, sodass Aufgaben und Bearbeitungsstände zentral sichtbar sind. Das frühere „E-Mail-Ping-Pong“ entfällt. Gerdes sieht den wesentlichen Fortschritt im ganzheitlichen Prozess.

KI als nächster Integrationsschritt

Für Borgmann ist damit das übergeordnete Ziel erreicht: Das ERP-System bildet eine skalierbare Basis für weiteres Firmenwachstum. Eine zentrale Rolle für die weitere Digitalisierung spielt die Programmierschnittstelle ams.api. Über sie werden Drittsysteme, Anwendungen und Geräte angebunden. Die API steht auch im Mittelpunkt eines Pilotprojekts zur Einbindung Künstlicher Intelligenz. Zunächst sollen Anwender unkompliziert Informationen aus dem ERP-System und weiteren Datenquellen abrufen können – beispielsweise vor einem Kundentermin den Status aktueller Aufträge oder besondere Vorkommnisse. Gemeinsam mit Key Usern untersucht Jansen darüber hinaus, bei welchen Routineaufgaben KI die Beschäftigten künftig entlasten kann. Parallel baut das Unternehmen Reports und Dashboards aus und nutzt unter anderem Microsoft Power BI zur interaktiven Visualisierung der ERP-Daten.

Lager automatisieren

Ein weiteres Automatisierungsprojekt betrifft das Lager. Künftig sollen Lieferanforderungen aus den Aufträgen automatisch an das Lagersystem Gridstore übertragen werden. Sobald die Arbeitsvorbereitung eine Stückliste freigibt, stellt das automatische Lager die benötigten Artikel bereit. Idealerweise wird bereits am Vorabend festgelegt, was am nächsten Tag benötigt wird. Das System kann die Behälter dann über Nacht entsprechend sortieren.

KI-Pilotprojekt und automatisiertes Lager zeigen, welche Rolle die Integrationsfähigkeit des ERP-Systems für die weitere Digitalisierung bei Jansen spielt. Gleichzeitig hat sich die Software im Tagesgeschäft etabliert. „Die Nachvollziehbarkeit und die Verbindlichkeit, die dank der neuen Prozesse und der Datenqualität nun vorhanden sind, wissen die Mitarbeitenden wie auch die Geschäftsführung zu schätzen“, resümiert Borgmann. Für Jansen ist die ERP-Einführung damit nicht der Abschluss der Digitalisierung, sondern die Grundlage für die nächsten Schritte. Das Potenzial des Systems, so Borgmann, sei noch lange nicht ausgeschöpft.