Standortvorteile mittels ERP-Lösung von ams.Solution

Der Wechsel auf eine ERP-Software mit einem komplett anderen Ansatz als das Vorgängersystem ist immer eine Entscheidung von grosser Tragweite.

Bereits 2009 wurde bei dem auf die Lebensmittel- und Süßwarenindustrie spezialisierten Schweizer Anlagenbauer Rotzinger AG das Multiprojektmanagement-System ams.erp implementiert. Grund war dessen Zuschnitt auf die Einzelfertigung. Damals war kaum abzusehen, dass der Mittelständler einmal den Kern einer Unternehmensgruppe bilden würde, zu der inzwischen acht Firmen gehören. Die IT-Strategie der Gruppe sieht vor, dass künftig möglichst viele Standorte die durchgängige ERP-Software der ams.Group einsetzen, um systemseitig voneinander profitieren zu können.

Rotzinger PharmaPack ist auf das pharmazeutische Umfeld spezialisiert. Das Kerngeschäft sind Lösungen für das Verpacken und Kartonieren fester und flüssiger Endprodukte sowie Track- & Trace-Lösungen für die Serialisierung und Aggregation.

Fabian Kelleners
Projektleiter, Rotzinger AG

„Über die individuell anpassbaren Arbeitsbereiche und die in Abhängigkeiten zueinander stehenden Fenster lassen sich viele Informationen direkt erfassen. “

Viele Firmen technisch vereint

Ausgangspunkt für die Entstehung der Rotzinger-Gruppe ist die im schweizerischen Kaiseraugst beheimatete Rotzinger AG, deren Anteile die Beteiligungsgesellschaft Fourtec im Jahr 2008 mehrheitlich von der Gründerfamilie übernommen hatte. Ziemlich genau ein Jahrzehnt später begann der gezielte, strategische Zukauf mehrerer Unternehmen aus verwandten Branchen, die organisatorisch unter einem Dach gebündelt wurden. Während die Ursprungsfirma nach wie vor auf kundenindividuelle Förder- und Speichersysteme zur Produktflussregelung spezialisiert ist, bietet die Gesamtgruppe mit ihren weltweit inzwischen fast 500 Beschäftigten ein breites Spektrum an Einzelanlagen und schlüsselfertigen Systemen für die Herstellung und Verarbeitung von Süßwaren sowie für die Verpackung von Lebensmitteln, Pharmazeutika, Kosmetika und weiteren Produkten an. Darüber hinaus befinden sich Lösungen für die Digitalisierung und Vernetzung von Produktions- und Verpackungsprozessen im Portfolio, die die Kunden dabei unterstützen, die Stückkosten ihrer jeweiligen Produkte zu senken.

Hansella ist einer der traditionsreichsten deutschen Hersteller von Hart- und Weichbonbons, Kaugummis sowie Riegeln. Zudem ist das Unternehmen einer der weltweit bedeutendsten Anbieter von Küchen und anderen Maschinen zur Verarbeitung der entsprechenden Massen.

Edin Alibasic
Head of IT, Rotzinger AG

„Es war bemerkenswert, dass die ams-Berater uns nicht nur ein Konzept zum Abarbeiten vorlegten, sondern unsere individuelle Situation jederzeit vorausblickend betrachteten.“

ERP hat sich bewährt

Mit einer sehr ähnlichen Zielsetzung, nämlich der Steigerung der Effizienz im Produktionsprozess, war 2009 erstmalig ein ERP-System bei der Rotzinger AG implementiert worden. Im Vorfeld der Entscheidung zugunsten von ams.erp hatte ein Projektteam mit Key-Usern aus allen Abteilungen mehrere Referenzanwender in der Schweiz und in Deutschland besucht, um sich zu vergewissern, dass die Software tatsächlich sämtliche Anforderungen des Sondermaschinen- und Anlagenbaus berücksichtigt – allen voran die konstruktionsbegleitende Fertigung inklusive der Möglichkeit, Prozessschritte auch ohne Artikelbezug ausführen zu können. Die Software kommt seit ihrer schrittweisen Implementierung in allen Unternehmensbereichen zum Einsatz – von der Angebotserstellung und der Konstruktion über den Einkauf, das Rechnungswesen, die Auftragsabwicklung und den Versand bis hin zum Servicemanagement. Dabei gelang es den Projektverantwortlichen gemeinsam mit den Organisationsberatern der schweizerischen ams.erp Solution AG, von wenigen Ausnahmen abgesehen, alle Prozesse im Standard abzubilden.

Anwender: Rotzinger

Die Rotzinger-Gruppe ist aus der Rotzinger AG in Kaiseraugst, Schweiz, hervorgegangen. Sie wurde gegründet, um die wachsende Zahl von Unternehmen zu bündeln. Derzeit gehören acht Unternehmen mit eigenen Produkten zur Rotzinger Gruppe: Demaurex, Hansella, MF-Hamburg, Packfeeder, Rotzinger, Rotzinger PharmaPack und Transver. In den Anfängen bestand das Portfolio der Rotzinger-Gruppe aus Förder- und Speichersystemen zur Produktflussregelung. Heute bietet die Gruppe Einzelanlagen und schlüsselfertige Systeme für die Herstellung und Verarbeitung von Süßwaren sowie für die Verpackung von Lebensmitteln, Pharmazeutika, Kosmetika und anderen Produkten. Darüber hinaus offeriert die Rotzinger-Gruppe Lösungen für die Digitalisierung und Vernetzung von Produktions- und Verpackungsprozessen.

Rotzinger Group AG
Rinaustraße 30
CH-4303 Kaiseraugust
https://www.rotzingergroup.com

Vereinheitlichung von Arbeitsweisen

Die durchgängige Softwarenutzung hat an einigen Standorten bis heute zu deutlich schlankeren Prozessen und erheblichen Transparenzgewinnen geführt, so etwa in der Materialwirtschaft. Auftragsbezogen gibt ams.erp fortwährend Auskunft darüber, welche Teile bereits gefertigt oder geliefert wurden und inwieweit der Projektverlauf mit den ihm zugrundeliegenden Planungen übereinstimmt. Dank der Automatisierung und Digitalisierung vieler ehemals papierbasierter Abläufe sank der Aufwand. Die Implementierung der neuen ERP-Software war im Sinne der Gesamt-IT-Strategie ein weiterer wichtiger Schritt zur Vereinheitlichung der Arbeitsweisen, die dazu führt, innerhalb der Gruppe bestmöglich miteinander arbeiten zu können.

5-Phasen-Konzept

Um die reibungslose Implementierung von ams.erp zu gewährleisten, setzen die Consultants auf den engen Austausch mit den Anwendern. Ein 5-Phasen-Konzept dient dabei als Fahrplan. Die branchenspezifische Erfahrung und das Best-Practice-Know-how der Berater sichern die optimale Umsetzung mit dem Ziel, effizientere Prozesse bei maximaler Transparenz zu installieren: von der Prozessanalyse und der grundlegenden Organisationsberatung über die Abbildung aller vorhandenen Strukturen in der Geschäftsprozessmodellierung, die Individualisierung der Standardkomponenten und das Customizing sowie die Echtstartvorbereitung usw. Dadurch steht die Durchführung der zumeist langlaufenden Projekte mit ihrer hohen Kapitalbindung vor allem unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten auf einem soliden Fundament. Etwaige Schieflagen oder Engpässe werden schnell sichtbar, sodass im Bedarfsfall rechtzeitig gegengesteuert werden kann.

Positives Feedback

Aufgrund der langjährigen positiven Erfahrungen mit ams.erp in Kaiseraugst haben in der Zwischenzeit auch die Gruppenmitglieder Demaurex mit Sitz in der Westschweiz, MF-Hamburg und die in Viersen ansässige Hansella GmbH die Business-Software implementiert. Bei Hansella, einem der traditionsreichsten deutschen Erzeuger von Hart- und Weichbonbons, Kaugummis sowie Riegeln und gleichzeitig einem der weltweit bedeutendsten Hersteller von Maschinen und Anlagen zur Verarbeitung der entsprechenden Massen, laufen mittlerweile sogar die Fäden für die Planung und Umsetzung der ERP-Aktivitäten der gesamten Gruppe zusammen. Nachdem der langjährige IT-Leiter der Rotzinger-Gruppe 2022 aus dem Unternehmen ausgeschieden war, trat Edin Alibasic als Head of IT seine Nachfolge an. Der ausgebildete Wirtschaftsinformatiker hatte bereits einige Großprojekte im ERP- und Datenbankbereich im Konzernumfeld geleitet, bevor er 2007 zum Hansella-Vorgänger Robert Bosch Packaging GmbH nach Viersen gekommen war.

Vereinheitlichung

Nicht nur die Rückkehr zum Ursprungsnamen hat Hansella mit Demaurex gemeinsam. Auch die Westschweizer gehörten vor dem Kauf durch Rotzinger zum Bosch-Konzern, weswegen beide Unternehmen SAP im Einsatz hatten. Dies hatte im Konzernverbund Sinn ergeben, weniger jedoch für deutlich unabhängig agierende Mitglieder einer mittelständisch geprägten Gruppe im Produktionsumfeld der Losgröße 1+. Nach Abschluss der Weiterverkaufs- und Ausgliederungsphase rückte daher das Thema einer IT- und ERP-Migration bei Hansella zunehmend in den Fokus. Alibasic erinnert sich: „Wir hatten aus der Bosch-Historie heraus eine ‚große‘ SAP-Installation im Einsatz und standen auf einmal vor der Herausforderung, die Software als eigenständiges Werk nicht nur selbst betreiben, sondern auch Veränderung und Innovation vorantreiben zu müssen.“ Diese anspruchsvolle Aufgabe hatte zwar über anderthalb Jahre hinweg zufriedenstellend bewältigt werden können, allerdings war der Systembetrieb in Eigenregie „auf Dauer doch verhältnismäßig aufwendig und die Software für unsere Anforderungen nicht passgenau genug“. So formuliert es Fabian Kelleners, der Edin Alibasic bei der Umsetzung der ERP-Strategie maßgeblich unterstützt. Vor diesem Hintergrund entschieden sich alle Verantwortlichen bei Hansella, dem Beispiel des Schwesterunternehmens Demaurex zu folgen und ebenfalls ams.erp einzuführen.

Implementierung bei weiteren Unternehmen

Verstärkend kam hinzu, dass mit MF-Hamburg ein weiteres Gruppenmitglied bereits dabei war, die Software für die Einzelfertigung zu implementieren. Dies war deshalb von Belang, weil es im Rahmen bestimmter Projektkonstellationen eine enge Zusammenarbeit bei der Konstruktion und Fertigung der Produktions- und Verarbeitungslinien zwischen beiden Firmen gibt. Diese Kooperation mündete 2023 sogar darin, dass MF-Hamburg seine Produktionsstätten im Zuge einer strategischen, gruppeninternen Kompetenzbündelung von Tangstedt an den Niederrhein verlagerte. „Die Implementierung der neuen ERP-Software war im Sinne der Gesamt-IT-Strategie also ein weiterer wichtiger Schritt zur Vereinheitlichung der Arbeitsweisen, die dazu führt, innerhalb der Gruppe bestmöglich miteinander arbeiten zu können“, hält Alibasic fest. Als Beispiel nennt er die in ams.erp beinhaltete Intercompany-Funktionalität, die künftig mandantenübergreifend und unter vollständiger Datensynchronisation dafür sorgt, dass neben MF auch alle anderen Firmeneinheiten auf Hansella als internen Lieferanten zurückgreifen und Bauteile in Viersen bestellen und fertigen lassen können.

ERP birgt immense Vorteile

Der Wechsel auf eine ERP-Software mit einem komplett anderen Ansatz als das Vorgängersystem ist immer eine Entscheidung von großer Tragweite. Zumal dann, wenn laut dem IT-Chef ein permanentes Verbesserungswesen im Bosch-Konzern fester Bestandteil der Firmenkultur gewesen war und es infolgedessen viele Automatismen in SAP gegeben hatte. Fakt war jedoch auch, dass in einigen Bereichen Medienbrüche existiert hatten. Zum einen, weil etwa bestimmte Fertigungsauswertungen bewusst in Drittprogrammen erstellt wurden, zum anderen, weil die Mitarbeitenden in einigen Bereichen Excel bevorzugt hatten. Im Rahmen der Geschäftsprozessmodellierung (GPM), die bei der ams.Group jeder Implementierung vorangeht, legten die Beteiligten folglich großen Wert darauf, diese Themen zu adressieren und ams.erp als zentrale Datendrehscheibe zu etablieren.

Für Edin Alibasic bietet das neue System diverse Erleichterungen und Standard-Funktionalitäten, die er sich schon länger gewünscht hatte. Dazu zählt unter anderem die Bedienoberfläche, die sich entsprechend der jeweiligen persönlichen Tätigkeitsprofile individuell zusammenstellen lässt. Dadurch liefert sie alle relevanten Informationen auf einen Blick. Insbesondere das einfache Einrichten von Filtern und das intuitive Info-Management mit wenigen Mausklicks hebt er hervor, verweist zugleich aber darauf, dass die Umstellung den Mitarbeitenden anfangs nicht ganz leichtgefallen sei.

(h2)Mitarbeitende abholen bei Fragen

Fabian Kelleners bestätigt, dass einige langjährige Beschäftigte infolge des zuvor grundlegend anderen Ansatzes bei der Informationsgewinnung und -darstellung immer noch Unterstützung benötigten. Er fügt allerdings gleich hinzu, dass mittlerweile vor allem die jüngeren Mitarbeitenden die Vorteile der neuen Philosophie zu schätzen wüssten: „Speziell über die individuell anpassbaren Arbeitsbereiche und die in Abhängigkeiten zueinanderstehenden Fenster lassen sich viele Informationen direkt erfassen. Benötigte Spalten sind frei generierbar und auch Auswertungen lassen sich relativ zügig über Reports und Dashboards selbst definieren“, berichtet der ERP-Experte. Oft werde dieser Mehrwert zunächst nicht erkannt, weil schlichtweg die Vorstellungskraft fehle, sich jederzeit selbst informieren zu können. „Bereiche wie der Einkauf waren zu Bosch-Zeiten eher abgegrenzt. ams.erp hingegen ist sehr offen, sodass man vom Einkauf über den Bezug zu einer Stückliste direkt auf die entsprechende Stückliste zugreifen und dort alle Informationen einsehen kann.“

Als großen Pluspunkt führt Alibasic die Offenheit des Systems an. Damit meint er einerseits die Möglichkeit der schnellen Anbindung von Drittsystemen und anderseits die administrationsfreundliche Datenbank, deren Aufbau und Logiken im Gegensatz zu SAP und anderen Systemen schnell verständlich seien. Dieser Aspekt habe sich insbesondere bei der Datenmigration des Artikelstamms mit 500.000 Artikeln und der ebenso vielen Stammstücklisten als sehr hilfreich erwiesen.

Automatisierte Erstellung zusammenhängender Dokumente

Eine Funktionalität, die von Beginn an für eine immense Zeitersparnis gegenüber zuvor sorgt, bietet das ams.Compendium, das die automatisierte Erstellung sowie den Versand zusammenhängender PDF- oder Word-Dokumente ermöglicht. Die umfangreichen Daten, Dokumentationen, Prüfzeugnisse und Bilder, die sich bei den Viersenern im Zuge ihrer langlaufenden Projekte ergeben, mussten früher aufwendig zusammengesucht werden, bevor sie an ein externes Redaktions-Tool zur Verarbeitung übergeben werden konnten. Heute ist der Prozess um ein Vielfaches einfacher, was Hansella speziell vor dem Hintergrund des Nachweises der Rückverfolgbarkeit und anderer im Lebensmittelbereich erforderlicher Zertifikate zugutekommt.

Zu jedem beliebigen Auftrag kann ein Compendium in verschiedenen Ausführungen erstellt werden: „Bei einem sogenannten 3.1-Auftrag beispielweise möchte der Kunde natürlich die entsprechenden Zertifikate hinsichtlich der Zusammensetzung der Materialien sehen. Zudem muss das Werkstoffprüfzeugnis eine gewisse Güte aufweisen“, sagt Kelleners. „Dazu leiten wir uns über das Compendium die gesamte Stücklistenstruktur heraus, wobei über Kennzeichnungen lediglich die 3.1-Teile angezeigt werden können. Im Compendium hängen wir dann alle Zertifikate an die jeweiligen Chargen an“, schließt der ERP-Experte.