Präzises Prozessprofil für besseren Durchblick dank ams.erp im Einsatz bei Schirmer Maschinen GmbH

Eine integrierte ERP-Architektur sorgt in Unternehmen für optimierte Arbeitsprozesse und Insellösungen fallen damit weg.

Die Schirmer Maschinen GmbH aus Verl befindet sich auf einem beachtlichen Wachstumspfad. Zwischen 2020 bis 2022, in der Hochphase der damaligen Corona-Einschränkungen, konnte der Spezialist für maßgeschneiderte Bearbeitungslinien für für Fenster- und Türenprofile, der auch die Automotive- und die Railway-Branche mit seinen technologisch führenden Maschinen im Durchlaufverfahren beliefert, seine Belegschaft von 170 auf 240 vergrößern. Gleichzeitig wurden die Produktionskapazitäten durch die Eröffnung von zwei neuen Werken aufgestockt. Bei der Fortführung dieser erfolgreichen Entwicklung fällt dem im Herbst 2020 eingeführten ERP-System eine tragende Rolle zu. Seitdem steuert das auf die besonderen Erfordernisse der Losgröße 1+ zugeschnittene Multiprojektmanagement-System ams.erp die unternehmensweiten Prozesse des Mittelständlers durchgängig.

Ein nicht unwesentlicher Anteil dieser Abläufe war im Rahmen der Software-Implementierung überhaupt erst aufgesetzt oder umfassend umstrukturiert worden – immer auf Basis des branchenbewährten ERP-Standards. Die Verantwortlichen um Geschäftsführer Ludger Martinschledde sind sich sicher, dass ihr Unternehmen seine Leistungsfähigkeit ohne diese organisatorische Neuausrichtung und ohne die vorausschauenden Qualitäten des ERP-Systems nicht in vergleichbarer Weise hätte steigern können. Ebenso wissen sie, dass die moderne und offene Software-Plattform Potential für weitere Digitalisierungsmaßnahmen bereithält.

Positiven Einfluss auf die Entwicklung des Unternehmens hatte die enge Verbundenheit zur ebenfalls in Verl ansässigen Beckhoff-Automation-Gruppe. Bereits in der Startphase beider Unternehmen wurde der Grundstein für eine sich intensivierende Kooperation gelegt, die damit begann, dass Schirmer Anfang der 1980er Jahre der erste Serienkunde für Maschinensteuerungen von Beckhoff wurde. Seit 2016 ist die Schirmer Maschinen GmbH Teil der Beckhoff-Automation-Gruppe.

Schirmer-Bearbeitungsmaschinen für PVC-Profile, Aluminium-Profile, Stahl-Profile und Composite-Profile ermöglichen Profilbearbeitung auf höchstem Niveau.

Lars-Erik Bischoff
ERP-Projektleiter bei Schirmer

„Es ging um weit mehr als um eine ERP-Einführung, es ging um einen kompletten Strukturwandel im Unternehmen.“

Individuelle Kundenwünsche gezielt bearbeiten

Da die Bauteile für die elektronische Steuerungstechnik somit in höchster Qualität vorhanden waren, konnten sich die Verantwortlichen bei Schirmer ganz auf die Weiterentwicklung ihres Kerngeschäfts konzentrieren. Die vollautomatisierten Maschinen für die Fensterprofilbearbeitung, die unter anderem für das präzise Zusägen des Materials, das Anfertigen der Bohrungen, das exakte Setzen der Schließteile und das Fräsen der Nuten sorgen, gelten branchenweit als technologisch führend. Als wesentlicher Faktor bei der Konstruktion der Bearbeitungslinien spielt zudem die Berücksichtigung der stets individuellen Kundenanforderungen hinein. Die Kombination aus den verschiedenen Abmessungen, den zu verarbeitenden Werkstoffen und den gewünschten Maschinenkapazitäten ist immer einzelfallabhängig – was folgerichtig ist, weil kleinere Fensterbaubetriebe ebenso zum Käuferkreis zählen wie Konzerne mit mehreren tausend Mitarbeitenden. Um den Maschinenabnehmern höchste Flexibilität bei der Konfiguration zu bieten und selbst so effektiv wie möglich produzieren zu können, lassen sich die überwiegend standardisierten Anlagenkomponenten nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen. Bei Schirmer charakterisiert man das eigene Angebot daher als modularen Maschinenbau mit hoher Varianz.

Während die technologische Entwicklung kontinuierlich voranschritt, trat immer deutlicher zutage, dass die interne Prozessorganisation nicht mitgehalten hatte. Das lange Zeit eingesetzte ERP-System war nie übergreifend eingeführt worden, dafür aber in den Bereichen, in denen es genutzt wurde, stark an die bestehenden Strukturen angepasst worden. Ein einheitliches und durchgängiges Daten-Management war auf dieser Basis nicht möglich, zumal sich die Mitarbeitende vielerorts mit Excel und anderen Insellösungen behalfen.

Schirmer entwickelt spezifische Konzepte für die jeweiligen Anforderungen und setzt auf leistungsstarke Bearbeitungstechniken.

Infos zum Anwender

Gegründet wurde die Schirmer Maschinen GmbH 1979 in
Sennestadt mit einer Handvoll an Fachkräften, die bald darauf
das erste automatisierte Profilbearbeitungszentrum für die
Holz- und Fensterindustrie fertigten. Schirmer ist Hersteller von hochautomatisierten Produktionslinien und Fertigungsmaschinen zur Profilbearbeitung für alle Werkstoffe wie Kunststoff, Stahl, Aluminium u.v.m. Innovative Konzepte entstehen somit, die die erfahrenen Experten nach dem Schirmer-Baukastenprinzip maßgeschneidert planen und realisieren. Schirmer wurde 2016 von Beckhoff übernommen.

Wachstum im Fokus

Nachdem immer wieder einmal Anläufe unternommen worden waren, eine integrierte ERP-Architektur zu etablieren, widmete sich Ludger Martinschledde nach seinem Eintritt in die Geschäftsführung 2019 dem Vorhaben mit einem neu zusammengestellten Team abermals. Seine unmissverständliche Aussage zum Amtsantritt lautete, dass für weiteres Wachstum modernere Organisationsstrukturen unabdingbar seien. In dem darauffolgenden, eigenständig vom Mutterkonzern geführten ERP-Auswahlprozess war dem Firmenchef wie auch den Mitgliedern des abteilungsübergreifenden Projektteams von Beginn an klar, dass zwei Grundbedingungen erfüllt sein mussten: Zum einen sollte das System im Standard sämtliche Funktionalitäten mitbringen, mit denen sich die konstruktions- und produktionsbedingten Besonderheiten der Losgröße 1+ abbilden lassen. Zum anderen wurde ein Software- und Beratungspartner gesucht, der sich nicht nur in fachlichen und prozesstechnischen Fragen der Unikat- und Variantenfertigung bestens auskennen, sondern dank interdisziplinärem Wissen auch die kaufmännischen Abläufe zukunftsfähig gestalten sollte. Diesen Partner fand Schirmer in der ams.Solution AG.

Angesichts der genannten Kernanforderungen war es kein Zufall, dass die Verantwortung für die ERP-Implementierung einem Mitarbeitende mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund übertragen wurde, der bei seinem vorherigen Arbeit-geber bereits vielfältige Erfahrungen rund um die Themen Process und Data Mining, Datenanalyse und Datenbanken gesammelt hatte. Ungewöhnlich war die Wahl dennoch, weil Lars-Erik Bischoff bei seinem Firmeneintritt Anfang 2020 gerade einmal 24 Jahre alt war. Für ihn sprach, dass er den unverstellten Blick von außen mitbrachte und er als motivierter BWL-Absolvent mit Schwerpunkt Controlling das Potential der bereits ausgewählten Software für den Aufbau einer neuen Ablauforganisation erkannte. Die Tragweite des ERP-Projekts betreffend wählt er rückblickend klare Worte:

„Gemeinsam mit den ams-Beratern und unserer Geschäftsführung loteten wir aus, wie wir ams.erp aufsetzen mussten, damit es Schirmer nicht nur für die nächsten beiden, sondern für die kommenden 15 Jahre voranbringt. Es ging um weit mehr als um eine ERP-Einführung, es ging um einen kompletten Strukturwandel im Unternehmen.“

Basis für eine präzise Ermittlung von Daten ist die durchgängige und verbindliche Nutzung der ERP-Software. Produktionsschritte können zukunftsgerichtet verbessert werden und der Betrieb optimiert arbeiten.

Strukturwandel für mehr Erfolg

Wie wichtig das betriebswirtschaftliche Verständnis der ams-Consultants war, zeigt sich etwa im Bereich Kosten- und Leistungsrechnung. Da bei Schirmer vor 2020 weder Kostenstellen noch Kostenarten existierten, lag während der bei ams üblichen, projektvorgeschalteten Geschäftsprozessmodellierung (GPM) ein Hauptaugenmerk auf der gemeinsamen Definition der diesbezüglich benötigten Kriterien und Kategorien. Ohne die Expertise der Berater wäre die spätere erfolgreiche Umsetzung dieser Punkte laut Lars-Erik Bischoff ebenso wenig möglich gewesen wie die Etablierung eines übergreifenden Controlling-Wesens. Negativbestände und eine generelle Unsicherheit hinsichtlich Materialverfügbarkeiten, beides zuvor an der Tagesordnung, gehören mit ams.erp nun der Vergangenheit an. War die Definition übergreifender Abläufe per se ein entscheidender Schritt, gewann sie gerade vor dem Hintergrund der zeitweisen Rohstoffknappheiten und Lieferengpässe nochmals an Bedeutung. Bemerkenswert findet der ERP Verantwortliche dabei die Geschwindigkeit, mit der beispielsweise eine direkte Vorgabe des Gesellschafterkonzerns Beckhoff umgesetzt werden konnte, nach der stets eine definierte Menge unterschiedlicher Materialien und Teile vorrätig zu halten war: „Wir brauchten exakt einen Tag, um die relevanten Daten zu ermitteln, zu bündeln und die entsprechenden Bestellungen zu platzieren“, berichtet Lars-Erik Bischoff. Diese dank gepflegter Stücklisten und gezielter SQL-Abfragen erlangte Materialsicherheit wäre mit der alten Systemlandschaft nicht ansatzweise denkbar gewesen. Der Bestellwert für die erforderlich gewordene Materialvorhaltung bewegte sich im Übrigen im sechsstelligen Bereich, was die Dringlichkeit belegt, proaktiv tätig geworden zu sein.

Voraussetzung für eine derart präzise Ermittlung von Daten ist die durchgängige und verbindliche Nutzung der ERP-Software. Geschäftsführer Ludger Martinschledde war sich sicher, diese am ehesten erreichen zu können, wenn sich das Unternehmen prozessseitig nahe am branchenbewährten ams-Standard bewegte. Gemäß dieser grundlegenden Ausrichtung gab er der Projektleitung während der gesamten Vorbereitungs- und Implementierungszeit die nötige Rückendeckung. Denn wie in allen ERP-Projekten wurde die Sinnhaftigkeit der vorgegebenen Abläufe auch bei Schirmer von einigen Mitarbeitenden im Vorfeld hinterfragt. Zumal, wenn zuvor infolge weitreichender Anpassungen der alten Software Aktionen wie das freie Beschreiben von Feldern möglich waren – z.B. im Wareneingang. Auch Excel besaß weite Verbreitung, allerdings nicht für bereichsbergreifende Abläufe. „Beides mag der Schnelligkeit einzelner Prozesse zuträglich gewesen sein. Es ist allerdings gänzlich kontraproduktiv, sobald es um Dinge wie die exakte Ermittlung von Lager- und Halbfertigenbeständen geht“, konstatiert Lars-Erik Bischoff nachvollziehbar. Zwei organisatorische Prämissen streicht er heraus, die von höchster Relevanz für die erfolgreiche Projektumsetzung waren. In erster Linie war es die erwähnte Unterstützung der Geschäftsleitung, die sich darin äußerte, dass Ludger Martinschledde in allen GPM-Treffen zugegen war. „Bei prozessualen Veränderungen geht es um Kapazitäten. Da Zeit immer knapp ist, kommt es darauf an, den internen Stellenwert des Projekts zu verdeutlichen“, argumentiert der ERP-Verantwortliche. Es sei ungemein wichtig gewesen, dass allen Beteiligten jederzeit bewusst war, wie stark die Geschäftsführung involviert ist und wie sehr sie hinter dem Change-Prozess steht. Zugleich war den Verantwortlichen völlig klar, dass das Vorhaben nur gelingen konnte, wenn die Key User, Abteilungsleiter und möglichst viele weitere Belegschaftsmitglieder aktiv in die Gestaltung der Ablauforganisation einbezogen würden. Zu diesem Zweck wurde eigens ein Projektbüro eingerichtet, in dem ausschließlich über Belange der ERP-Einführung gesprochen wurde. Dieses transparente und fokussierte Vorgehen führte dazu, dass die für das Unternehmen passenden Lösungen gefunden wurden.

Neue Prozesslandschaft

ams.erp bot innerhalb seines Standards die notwendige Flexibilität, die Prozesslandschaft im Sinne von Schirmer zu modellieren. Einige bewährte Abläufe wurden beibehalten, viele jedoch wurden entweder modernisiert und umgestaltet oder sogar komplett neu aufgesetzt. „Wir haben heute eine erheblich größere Anzahl an Prozessen software-seitig abgebildet als zuvor“, sagt dazu Lars-Erik Bischoff. Selbst der Vertrieb sei eingebunden worden, was erstaunlich sei, weil zuvor kaum jemand daran geglaubt habe, dass bei Schirmer Angebote einmal aus dem ERP-System heraus anstatt mitWord erstellt werden würden. Heute arbeiten alle Vertriebsangehörigen mit denselben Preisen und Werten. Auch Bilder lassen sich problemlos in die Angebote einbinden, was zuvor als nicht realisierbar galt und den Vertriebsleiter zu der Aussage bewog, er habe „noch nie derart gut gegliederte und optisch ansprechende Angebote gesehen“.Erfreulich findet der Projektleiter, dass auch in Abteilungen wie der Materialwirtschaft, wo es anfangs einige kritische Stimmen gab, mittlerweile honoriert wird, dass das Unternehmen deutlich effizienter arbeitet und ohne ams.erp wohl nicht so gut durch die Zeit der Rohstoff- und Lieferengpässe gekommen wäre. Die Beschäftigten wissen, dass sie im Vergleich zu früher zusätzliche Eingaben machen müssen, erkennen aber an, dass der Effektivitätsgewinn für das gesamte Unternehmen dies mehrfach aufwiegt.

„Dieser Gedanke musste erstmal ankommen, aber es ist angekommen“, sagt Lars-Erik Bischoff. Deshalb ist er rückblickend froh, als Projektleiter zusammen mit den ams-Beratern und der Geschäftsführung konsequent hinsichtlich des Ablehnens von Anpassungen geblieben zu sein. „Dass es richtig war, sich auch einmal unbeliebt gemacht zu haben, erkennen wir daran, dass uns die Verbesserungen mittlerweile jeder dankt.“

ERP-System-Akzeptanz

Es gab auch Mitarbeitende, die das Potential der neuen Strukturen von Beginn an erfassten und sich entsprechend eigeninitiativ einbrachten. Dazu zählt der Leiter der Arbeitsvorbereitung, der auch dank seines Engagements heute in der Lage ist, neue Maschinen in einem Bruchteil der zuvor benötigten Zeit aufzulegen. Dies ist unter anderem deshalb möglich, weil sich über ams.erp bei Bedarf ganze Anlagen per rechter Maustaste kopieren lassen. Die Arbeit an Langläufern kann bereits nach wenigen Minuten beginnen, bevor später die jeweils spezifischen Auftragsstücklisten hinzukommen. Die verbesserte Übersicht über die Material- und Lagerbestände hat dazu geführt, dass inzwischen regelmäßig samstags gearbeitet werden kann. Dies war aufgrund voller Auftragsbücher gewollt und auch erforderlich, weil zusätzliche Fachkräfte schwer zu finden sind.

Während Wochenendarbeit früher oftmals durch fehlendes Material verhindert wurde, nutzen die Vorarbeiter der einzelnen Bereiche inzwischen die Fehlteileprüfung der Stücklisten und entscheiden auf Basis der ERP-Daten, ob es sich lohnt, Samstagsschichten einzulegen. Darüber hinaus ist Schirmer erstmals in der Lage, mit Arbeitsvorräten zu arbeiten. „Die Werker in der Sägerei oder in der Fräsabteilung müssen nicht mehr auf das Signal der Arbeitsvorbereitung warten, um ein Projekt zu starten und vorzuarbeiten“, berichtet Lars-Erik Bischoff. Stattdessen versorgt sie das ERP-System mit allen relevanten Informationen, was zum einen dazu beiträgt, den gesamten Produktionsprozess zunehmend papierlos zu gestalten. Zum anderen nimmt die Möglichkeit des Vorarbeitens natürlich den Zeitdruck aus den jeweiligen Projekten.Als weitere Spezialität, die aus dem Umfeld der Unikatfertigung stammt, hebt der ERP-Verantwortliche die Option des Arbeitens ohne obligatorische Artikelnummern hervor. Das sogenannte O-Teile-Management ermöglicht es der Arbeitsvorbereitung, im Falle näher rückender Liefertermine neue Bauteile auch ohne die Unterstützung der Konstruktion schnell und ohne großen Aufwand in der Stückliste auszutauschen oder hinzuzufügen. „Die O-Teile-Verwaltung besaß große Wichtigkeit für uns, sie zählt definitiv zu den Stärken von ams.erp“, bekräftigt Lars-Erik BischoffNeben dem Einhalten der Liefertermine ist es speziell für mittelständische Maschinenbauer wie Schirmer von höchster Wichtigkeit, jederzeit punktgenau zu wissen, in welche Richtung sich die Projektkosten entwickeln. ams.erp bringt bereits im Standard sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und stets aktuelle mitlaufende Kalkulation inklusive aller Budget- und Solldaten mit. Auf Wunsch der Firmenleitung ging Lars-Erik Bischoff in Zusammenarbeit mit den ams-Beratern an diesem Punkt allerdings noch einige Schritt weiter: Dank der Daten, die das Business-Intelligence-Tool ams.bi und bei Schirmer über die grafische Oberfläche von Microsoft PowerBI bereitstellt, haben die Finanzverantwortlichen nicht nur Zugriff auf aktuelle Analysen und Auswertungen zum Bestell- und Umsatzvolumen sowie zu den Montage- und Fertigungszeiten für die Produktionsleiter, sondern können den exakten Deckungsbeitrag und die genaue Marge jeder einzelnen Maschine ermitteln. Auf Knopfdruck wissen sie, welche anteiligen Kosten die Konstruktionsarbeit, die Zukaufteile, die Fertigung, die Vor- und die Endmontage sowie die Inbetriebnahme im Haus und beim Kunden verursachten. In diesem Rahmen kommt auch der Service Client von ams.erp zum Einsatz, mit dem sämtliche Personal- und Arbeitszeiten auf den Baustellen erfasst werden.