Messbar höhere Präzision in der Unternehmensorganisation dank ams.erp Solution

Das Ziel, die bestehende heterogene Softwarelandschaft großflächig abzulösen und stattdessen eine zentrale Datenplattform zu installieren, konnte mit dem Echtstart von ams.erp Solution realisiert werden.

Die Philipp Hafner GmbH & Co. KG ist ein spezialisierter Anbieter von kundenindividuellen Lösungen in der Fertigungsmesstechnik. Das Unternehmen entwickelt und produziert hochpräzise, robuste Messmaschinen, die primär in der Automobilindustrie eingesetzt werden. Die Geräte messen unter anderem Achs-, Lenkungs-, Getriebe- und Motorenteile sowie Komponenten für E-Mobilität. Ergänzend werden Standardkomponenten für Messvorrichtungen sowie spezielle Schneidwerkzeuge in Serien bis zu mehreren Tausend Stück produziert.

Um bei der Organisation der Geschäftsabläufe eine ähnlich hohe Präzision wie bei den eigenen Produkten zu erzielen, entschieden sich die Verantwortlichen des Mittelständlers 2022 für die Implementierung einer durchgängigen ERP-Software. Ihre Wahl fiel auf ams.erp, das dank seines Zuschnitts auf die Besonderheiten der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung die funktionalen und prozessualen Anforderungen des Sondermaschinenbauers erfüllte. Das Ziel, die zuvor bestehende heterogene Softwarelandschaft großflächig abzulösen und stattdessen eine zentrale Datenplattform zu installieren, konnte mit dem Echtstart realisiert werden.

Das Unternehmen entwickelt und produziert hochpräzise, robuste Messmaschinen, die primär in der Automobilindustrie eingesetzt werden. Die Geräte messen unter anderem Achs-, Lenkungs-, Getriebe- und Motorenteile sowie Komponenten für E-Mobilität.

Eckhard Rau
Kaufmännische Leiter, Philipp Hafner GmbH & Co. KG

„Der Plan war folglich, alle vorherigen Softwareinseln, bestehend aus verschiedensten Word-, Excel- und Access-Anwendungen, isolierten Systemen für die Buchhaltung, die Zeiterfassung, die Personalabrechnung und CRM sowie dem jahrzehntelang eingesetzten und herstellerseitig nicht mehr gepflegten PPS-System, abzulösen. “

Durchgängige ERP-Software im Visier

Die hochgenauen Anlagen sind das Ergebnis jahrzehntelanger Erfahrung in der Konzeption und Herstellung von Präzisionskomponenten. Typischerweise wird jedes Messsystem mechanisch und elektrisch neu konstruiert, da die Anforderungen der Kunden stark variieren. Ziel ist es stets, alle vom Kunden definierten Messpunkte im Mikrometerbereich reproduzierbar zu erfassen – ausgehend von einem als Einstellmeister dienenden Referenzbauteil. Um auch die internen Abläufe auf ein neues Niveau zu heben, entschied sich das Unternehmen 2022 zur Einführung der ERP-Lösung ams.erp. Ziel war es, die zuvor heterogene Softwarelandschaft – bestehend aus Word-, Excel- und Access-Anwendungen, isolierten Lösungen für Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung und ein veraltetes PPS-System – durch eine einheitliche Datenbasis zu ersetzen. Diese sollte Transparenz, Effizienz und die Digitalisierung der Prozesse fördern.

Mit den Maschinen der Philipp Hafner GmbH werden eine Vielzahl von Achs-, Lenkungs-, Getriebe- und Motorenteilen sowie Felgen, Bremsscheiben (im Bild) und Teile für die E-Mobilität gemessen.

Anwender: Hafner

Die Philipp Hafner GmbH & Co. KG aus Fellbach bei Stuttgart ist ein führender Anbieter für kundenindividuelle Lösungen im Bereich Fertigungsmesstechnik. Die Kernkompetenz des 1928 gegründeten Familienunternehmens liegt in der dimensionellen Messung eng tolerierter Werkstücke. Mit rund 120 Mitarbeitenden erwirtschaftet Hafner in drei Geschäftsfeldern jährlich 22 bis 24 Millionen Euro Umsatz. Der Schwerpunkt liegt auf der kundenspezifischen Planung und Fertigung von Messmaschinen – von Handmessplätzen bis hin zu voll automatisierten Anlagen mit taktiler, pneumatischer und optischer Messtechnik.

Philipp Hafner GmbH & Co. KG
Blumenstr. 46
D-70736 Fellbach
http://www.hafner-philipp.de

Impulsgeber für Neustart

Ein wichtiger Impuls für das Projekt war der Neubau des Firmengebäudes im Jahr 2015. Im Zuge der Planung wurden die Fertigungsprozesse grundlegend neu durchdacht, was eine solide Grundlage für die anschließende ERP-Implementierung bildete. Projektleiter Eckhard Rau und sein Team definierten die funktionalen Anforderungen gemeinsam mit den Key Usern und versendeten diese an rund zehn potenzielle ERP-Anbieter mit Fokus auf Sondermaschinenbau. Den grundsätzlichen Ansatz des schwäbischen Unternehmens beschreibt der kaufmännische Leiter Eckhard Rau als klassisch für den Maschinenbau. Während viele der qualitätsbestimmenden Hochpräzisionsteile selbst gefertigt werden, stammen zahlreiche Komponenten wie Motoren, Steuerungstechnik oder Pneumatik-Baugruppen zum überwiegenden Teil von renommierten Anbietern der Industrieausrüstung und Fertigungsteile von spezialisierten Fertigungsbetrieben.

„Die Kunst besteht nun darin, alle Bauteile optimal miteinander zu kombinieren. Zugleich gilt es, unser umfassendes Know-how hinsichtlich des mechanischen Aufbaus, der Werkstoffauswahl, der Bearbeitungspräzision und der softwareseitigen Verarbeitung der Messdaten sowie unser werkstückspezifisches Know-how einfließen zu lassen“, beschreibt er die Herausforderung. Schließlich gehe es darum, in Referenz zu einem gewissermaßen als Urmeter dienenden Prototypen – dem sogenannten Einstellmeister – sämtliche vom Kunden vorgegebenen Messpunkte eines Werkstücks im µ-Bereich reproduzierbar und wiederholt zu messen, was dem 500stel eines Haares entspricht.

Im Juni 2015 bezog die Philipp Hafner GmbH ein hochmodernes neues Firmengebäude, das im Zuge der Gebäudeplanung für den neuen Standort der gesamte Fertigungsdurchlauf und die angrenzenden Prozesse grundlegend analysiert und strategisch komplett neu aufgesetzt worden waren.

Ablösung der isolierten Systeminseln

„Der Plan war folglich, alle vorherigen Softwareinseln, bestehend aus verschiedensten Word-, Excel- und Access-Anwendungen, isolierten Systemen für die Buchhaltung, die Zeiterfassung, die Personalabrechnung und CRM sowie dem jahrzehntelang eingesetzten und herstellerseitig nicht mehr gepflegten PPS-System, abzulösen. Sie sollten in einer Software zusammengeführt werden, um eine größtmögliche Digitalisierung der Prozesse zu erzielen“, bekräftigt der ERP-Verantwortliche. Für die Umsetzung der angestrebten integrierten Abläufe nennt er zudem die Automatisierung der CAD-Schnittstelle zu SolidWorks und die Ablösung des ebenfalls in die Jahre gekommenen PDM-Systems als entscheidende Punkte. Mit diesen Maßnahmen sollten eine Reihe von Zielen erreicht werden: Neben Effizienzsteigerungen, abgeleiteten Kostensenkungen und reduzierten Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten ging es um Verbesserungen bei der Stammdatenaktualität, transparente Bewegungsdaten sowie um eine Ausdehnung des Servicevolumens. Zugleich sollte das Mehr an Effizienz die Motivation der Mitarbeitenden noch weiter steigern.

Herausforderung meistern

Viele Anbieter scheiterten an den Anforderungen der Losgrößen-1-Fertigung. Nur wenige Systeme konnten wachsende Stücklisten und dynamisch entstehende Konstruktionsdaten abbilden. Am Ende setzte sich ams.erp durch, da es neben den funktionalen Aspekten auch durch Bedienkomfort, Flexibilität und praxistaugliche Referenzen überzeugte. Besonders positiv wurde bewertet, dass sich die Nutzeroberfläche individuell konfigurieren lässt. Denn: „Wer den Bau von Bohrmaschinen in Kleinserien abbilden kann, weiß damit noch lange nicht, was den Bau hochindividueller Messmaschinen ausmacht.“ Dabei gehe es eben nicht darum, die Stücklisten vorangegangener Aufträge zu duplizieren und darin einige Variationen vorzunehmen. Denn dass eine Anlage zweimal verkauft werde, geschehe bei Hafner nur in wenigen Ausnahmefällen. Die Regel sei vielmehr, dass jede Maschine mechanisch und elektrisch neu konstruiert werde, wobei viele Konstruktionsinhalte erst im fortlaufenden Konstruktionsprozess entstehen und danach unkompliziert ins ERP-System gebracht werden müssen.

Trotz großer Flexibilität blieb die Software nahezu im Standard. Nur wenige individuelle Erweiterungen wie eine Feldverlängerung waren notwendig, was die Release-Fähigkeit langfristig sicherstellt. Auch die Integration des neuen PDM-Systems Pro.File wurde von ams als Generalunternehmer koordiniert. Die bestehende Schnittstelle zwischen ERP und PDM war ein weiteres Plus.

Veränderungen optimieren Abläufe

Ein Coaching-Workshop des Beratungsunternehmens Lux & Lux bereitete die Belegschaft auf die Veränderungen vor. Der Go-Live erfolgte am 1. November 2023. Bereits zwei Tage später konnten wieder Bestellungen ausgelöst werden, die ersten Zahlungsläufe liefen nach einer Woche. Das System übernahm alle Funktionen des alten PPS-Systems sowie von CRM, Buchhaltung, Zeiterfassung und Personalwesen. In der Teilefertigung erfolgt die Zeiterfassung heute über Barcode-Scanner statt Papierkarten. Eingangsrechnungen werden elektronisch bearbeitet, die Archivierung erfolgt digital. Das Projektcontrolling, die Kostenrechnung und die Anlagenbuchhaltung wurden aus isolierten Excel- und Access-Lösungen in das ERP-System integriert. Durch diese Digitalisierung sank das Papieraufkommen drastisch.

Daten erfolgreich migriert

Für das Servicegeschäft wurden 114.000 Datensätze aus dem Altsystem migriert. So können nun alle Maschinen, auch ältere Modelle, im System getrackt werden. Dies ermöglicht eine Zuordnung von Servicefällen, Ersatzteilen und Angeboten zu konkreten Maschinen. In einem zweiten Schritt werden auch die zugehörigen Stücklisten eingebunden, was die Identifikation von Ersatzteilen deutlich erleichtert. Früher papierbasierte Abläufe wie die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen, Materialanforderungen und Lieferscheinen sind nun durchgängig digitalisiert. Mails mit Angebots-PDFs werden direkt im System abgelegt, wodurch alle Projektbeteiligten jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen haben. Auch der Umgang mit Statistiken wurde überdacht. Statt viele Auswertungen manuell zu erstellen, setzt Hafner heute auf gezielte Filter und Ansichten im System. Nur noch benötigte Statistiken werden neu aufgebaut. Dies spart Zeit und verbessert die Entscheidungsgrundlagen.

Wichtig: Veränderungsbereitschaft

Projektleiter Rau rät anderen Mittelständlern, bei der Auswahl der Key User auf Veränderungsbereitschaft statt Detailwissen zu setzen. Ebenso wichtig sei es, frühzeitig IT-affine Personen einzubinden, die sich für Prozessgestaltung, Datenbanken, Formulare und Dashboards begeistern. Das ERP-System bietet laut Rau zahlreiche Möglichkeiten zur individuellen Auswertung und Steuerung. Insgesamt wurde das Projekt im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen. Es gab keine nennenswerten Ausfälle im operativen Betrieb. Die letzten offenen Punkte werden schrittweise nachgezogen.

Für Eckhard Rau ist der Go-Live daher nicht das Ende, sondern der Beginn eines Change-Prozesses, der die digitale Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichert. Ein geplanter Ausbau betrifft auch das BI-Modul ams.bi, mit dem zukünftig weitere Auswertungen und Dashboards aufgebaut werden sollen. Ziel ist es, Informationen nicht nur effizient bereitzustellen, sondern daraus auch strategische Entscheidungen abzuleiten. Die ERP-Implementierung wird somit zum Ausgangspunkt für eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Organisation und Wettbewerbsfähigkeit.