Master Data Management vor ERP-Migration dank simus system

Mit simus classmate lassen sich große Datenmengen regelbasiert bearbeiten.

Das Unternehmen Hauser, europäischer Full-Service-Anbieter von Kälteanlagen und -technik für den Lebensmitteleinzelhandel und die Industrie, betreibt Fertigungsbetriebe in Österreich und Tschechien sowie Vertriebszentren in Europa. Bereits 2021 wurde die Entscheidung getroffen, zum Jahreswechsel 2025 weltweit S/4Hana von SAP einzusetzen und weitere Möglichkeiten zur Automatisierung und Digitalisierung zu schaffen.

Eine von simus systems vorgegebene Standardklassifizierung wurde in Workshops und Abstimmungen mit den Fachbereichen immer weiter angepasst.

Stammdaten-Bereinigung vor ERP-Migration

Dazu mussten die bisher dezentral und in unterschiedlicher Form und Qualität gepflegten Stammdaten grundlegend bereinigt, ergänzt und auf die Anforderungen der modernen ERP-Lösung getrimmt werden. „Zur Unterstützung haben wir einen Stammdaten-Spezialisten mit tiefgehendem SAP Know-how gesucht“, berichtet Paul Lung, der als Teamleiter Stammdatenmanagement SAP für die Materialstamm- und Geschäftspartnerdaten verantwortlich ist. „Im Nachhinein betrachtet war dies sicher eine gute Entscheidung.“

Das Klassifizierungsprojekt für die Materialstammdaten begann Anfang 2022. Eine von simus systems vorgegebene Standardklassifizierung wurde in Workshops und Abstimmungen mit den Fachbereichen immer weiter angepasst. „Dies war ein iterativer Prozess mit Änderungen, um viele Abhängigkeiten berücksichtigen zu können“, berichtet Lung. „Manchmal hat der Standard sofort gepasst, manchmal mussten wir die Klassifizierung an unsere Vorgaben anpassen. Auf jeden Fall war es gut, von einem mitgebrachten Grundstock ausgehen zu können.“ Die Branchenstandards, die methodische Vorgehensweise und die Software-Suite simus classmate haben sich bestens bewährt. „Alle Fachbereiche sind zufrieden“, weiß Lung. „Wir konnten viele Abhängigkeiten schon jetzt berücksichtigen, die wir sonst später in S/4Hana hätten ändern müssen.“

Um Kältetechnik und Kühlmöbel lösungsorientiert und effizient zu produzieren, optimiert Hauser seine Stammdaten.

Sachmerkmale und Kurztexte definieren

Wesentlich aufwendiger gestaltete sich die Definition der Sachmerkmale, die die Materiale in den Klassen beschreiben. Von diesen Merkmalen hängen die Kurztexte ab, die eine erste, griffige Beschreibung des Materials ergeben sollen. „Viele notwendige Angaben dazu waren in den Stammdaten nicht enthalten. Die fehlenden Daten zu eruieren hat vor allem die Fachbereiche erheblich beschäftigt“, so Lung. Für Schrauben werden zum Beispiel neben DIN, Zylinder und Abmessungen auch Angaben zu Werkstoff und Oberflächenbeschaffenheit benötigt, wenn man eine automatische Lagerverwaltung einführen möchte. Auch für einen Produktkonfigurator sollen in Zukunft mehr Daten bereitgestellt werden als bisher.

Das 1946 in Linz gegründete Familienunternehmen fokussiert die Kühlräume, Zellen, Theken und Kühlgeräte. HIer finden verschiedene Technologien im Lebensmittelhandel, in Gewerbebetrieben wie Molkereien und in der Industrie Anwendung.

Hannes Koblmüller
Teilprojektleiter Business Partner, Hauser

„Wir haben simus systems sämtliche Felder und Feldnamen für die Erweiterung übermittelt. Diese Struktur wurde dann in simus classmate aufgebaut.“

Einen Golden Client aufbauen

Schon bald konnte das Team für Stammdaten Management (MDM) zusammen mit den Fachbereichen die Daten mit der Software von simus systems weitgehend selbstständig aufbereiten. Dazu verfügen die Mitarbeiter in Konstruktion, Einkauf, Produktion und Produktmanagement über 50 Lizenzen des classmate Finder mit Leserechten. „Es ist wichtig, die Leute immer wieder zu motivieren und die Vorteile gepflegter Daten zu vermitteln“, betont Lung. „Manchmal braucht man mehr Fingerspitzengefühl, manchmal mehr Durchhaltevermögen – Kommunikation ist der Schlüssel.“

So wurde die SQL-Datenbank von simus systems zum Golden Client, dessen Daten über die Schnittstelle von simus systems immer wieder in das Testsystem von S/4Hana übertragen werden. Dazu bringt simus classmate die Transfermerkmale mit. „Dank der Software können wir einen aufwendigen manuellen Prozess effizient und zeitsparend abwickeln“, sagt Lung. Wenn Daten für ein Pflichtfeld in S/4Hana nicht vorhanden sind, würde die Übertragung einfach abbrechen, ohne dass man den Fehler erkennt. Befüllt man andere Felder, die keine Pflichtfelder sind, müsste man alle abhängigen Felder befüllen, um einen Abbruch zu verhindern. So erkennt man immer wieder Fehler und Lücken in den Daten, die noch geschlossen werden müssen. Von rund 600.000 Materialstammsätzen im Altsystem werden nur etwa 15 Prozent bereinigt und migriert. Über eine Schnittstelle werden die Daten in S/4Hana auch mit Windchill PLM, dem Product-Lifecycle-Management der Konstruktion überprüft und synchron gehalten.

Von Debitoren und Kreditoren zu Business-Partnern

In S/4Hana wurde der Bereich Business Partner (BP) als alleinige Quelle für Kunden- und Lieferantenstammdaten geschaffen, um die Datenintegrität zu verbessern und Redundanzen zu beseitigen. In anderen ERP-Systemen werden Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) als getrennte Stammdaten behandelt. Diese wurden bei Hauser als SAP Business Partner Gruppen angelegt. Doch dies reicht nicht aus: Einem SAP Business Partner können im Verlauf der Geschäftsbeziehung mehrere Rollen wie Debitor, Kreditor, Lieferant, Auftraggeber oder Warenempfänger mehrstufig über Gruppen und Rollen flexibel zugeordnet werden. Dies war auch für simus systems Neuland. So entstand eine Win-win-Situation zwischen Kunde und Dienstleister.

„Wir haben simus systems sämtliche Felder und Feldnamen für die Erweiterung übermittelt“, berichtet Hannes Koblmüller, Teilprojektleiter Business Partner. „Diese Struktur wurde dann in simus classmate aufgebaut.“ Wo welche Altdaten verwendet werden mussten, wusste Hauser – die Regeln für das Mapping konnte simus systems danach erstellen. Dass Straße und Hausnummer einer Adresse aus einem gemeinsamen Feld in zwei getrennte gebracht werden mussten, gehörte zu den kleinen Herausforderungen. Eine größere bestand darin, dass manche Debitoren Tausende Filialen – für Hauser also Warenempfänger – betrieben. Diese mussten neu angelegt und mit dem richtigen Rechnungsempfänger verknüpft werden. Ebenso wurde die neue Rolle für Lieferanten angelegt. Insgesamt wurden 21.000 Neuanlagen und 11.000 Rollenerweiterungen notwendig, die mit simus classmate ausgeführt wurden. „Wir sind voll des Lobes für das Team von simus systems“, sagt Koblmüller. „durch das enorme Engagement konnten wir in einem knappen halben Jahr die Datenstruktur in simus classmate abbilden und die Datenaufbereitung für S/4Hana abschließen.“

Perfekte Datenbasis sichert Migrationserfolg

Bereits im Oktober 2024, rechtzeitig vor der Migration, verfügte Hauser über einen Datenschatz, der zeitaufwendige Suchen, Dubletten und Fehler erspart. In Qualität und Umfang entspricht er den Aufgaben der Automatisierung und Digitalisierung, die das Unternehmen in den kommenden Jahren angehen will. „In das Master Data Management muss man viel Zeit und Überlegung investieren, aber es lohnt sich sofort“, sagt Paul Lung. „Die hervorragende Zusammenarbeit mit den kompetenten und freundlichen Beratern von simus systems hat viel zu dem erfolgreichen Projektverlauf beigetragen.“ Die Software von simus systems wird nicht nur für Änderungs- und Pflegearbeiten verwendet, sondern ermöglichte auch einen neuen Materialstamm-Anlageprozess, an dem die betroffenen Fachabteilungen beteiligt sind. So wird die hohe Datenqualität dauerhaft gesichert.

Paul Lung
Teamleiter Stammdatenmanagement SAP, Hauser

„Es ist wichtig, die Leute immer wieder zu motivieren und die Vorteile gepflegter Daten zu vermitteln.“

Anwender: Hauser

Hauser ist ein erfolgreicher europäischer Full-Service-Anbieter von Kälteanlagen und -technik für den Lebensmitteleinzelhandel und die Industrie. Das 1946 in Linz gegründete Familienunternehmen erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2024/25 mit rund 1.500 Mitarbeitenden einen Umsatz von 410 Millionen Euro. Die Kühlräume, Zellen, Theken und Kühlgeräte verschiedener Technologien finden sich im Lebensmittelhandel, in Gewerbebetrieben wie Molkereien und in der Industrie.

Hauser GmbH
Anzing 23
4113 St. Martin im Mühlkreis
http://www.hauser.at