Effizienz dank der ERP-Lösung von ams.erp solutions

Man sollte stets davon ausgehen, dass ein ERP-System viel mehr Potenzial bereithält, als anfangs vermutet. Die Optimierungen im Betrieb können enorm sein.

Der mittelständische Automatisierungsspezialist AKE technologies GmbH, dessen Montageanlagen und Produktionssysteme vorrangig in den Bereichen Automotive, Prüftechnik, Umwelttechnologie und zunehmend auch E-Mobility zum Einsatz kommen, verzeichnete in den vergangenen Jahren ein starkes Wachstum. Um dieses Wachstum zielgerichtet steuern zu können, fiel bei dem Passauer Sondermaschinenbauer 2018 die Entscheidung für die Implementierung der Multiprojektmanagement-Software ams.erp mit ihrem besonderen Fokus auf die Anforderungen der Losgröße 1+. Viele der weltweit führenden Automobilhersteller und -zulieferer setzen seit Langem auf die Technologielösungen des 1978 als Konstruktionsbüro gegründeten Unternehmens, das sein Tätigkeitsfeld und Produktportfolio im Laufe der Zeit kontinuierlich ausbauen und sich in diversen Branchen etablieren konnte.

ams-Anwender, die sich wie AKE technologies nah am Software-Standard bewegen, besitzen den Vorteil, jederzeit releasefähig zu sein und unkompliziert auf die eine aktuelle Version der Geschäftssoftware wechseln zu können. Damit befinden sie sich stets auf der Höhe der technologischen Entwicklung.

Andrea Haider
ERP-Projektleiterin bei AKE technologies

„Ähnlich wie in der AV lassen sich auch in der Buchhaltung und in anderen Bereichen mehrere kleinere Prozessschritte sinnvoll zusammenfassen. Was sich dabei über einen ganzen Tag hinweg an Zeiteinsparungen summiert, ist immens.“

Firmenwachstum bedarf Systemoptimierungen

In den letzten Jahren stieg zudem der Anteil von Montagetechnik für E-Mobility-Komponenten stetig an. Bei der Entwicklung entsprechender Montageanlagen für Gesamtspeichersysteme, Electrical Drive Units (Elektroantriebe, Verschaltungstechnik) und der dazugehörigen Ladetechnik kommt den AKE-Spezialisten ihre langjährige Erfahrung und ihr fachspezifisches Automations-Know-how zugute. Ausgehend von dem stets individuellen Kundenbedarf bieten die Niederbayern leistungsfähige Einzelanlagen oder vollautomatisierte, integrierte Fertigungs- und Prüfsysteme an. Das Angebot schließt sämtliche Projektschritte ein – von der Beratung, Entwicklung und Konstruktion über das Prototyping und das Projektmanagement bis hin zur Fertigung, Montage und After-Sales-Betreuung. Während die Automatisierung der Fertigungs- und Prüfprozesse seiner Kunden seit jeher die Kernkompetenz von AKE darstellt, offenbarte sich bei der Effektivität der firmeninternen Abläufe hingegen zunehmend Nachholbedarf.

Dieser hatte seine Ursache zum einen darin, dass die Belegschaft ab 2014 innerhalb weniger Jahre von ca. 65 auf knapp 250 Personen angewachsen war. Zum anderen erkannten die Firmenverantwortlichen aufgrund steigender Marktanforderungen und mit Blick auf die Wahrung der eigenen Qualitätsansprüche die Notwendigkeit, die interne Organisationsstruktur insgesamt zu verbessern.

ams.erp bildet die zentrale Datendrehscheibe für sämtliche Unternehmensprozesse. Wesentliche Aufgabe ist das Zusammenführen innovativer Digitaltechnologien und klassischer, meist mechanischer und elektronischer Steuerungseinrichtungen.

Effiziente Vorgänge in der Warenwirtschaft

Im Zentrum ihrer Überlegungen stand dabei, im ersten Schritt vor allem im Einkauf und in der Warenwirtschaft effizientere Vorgänge zu etablieren und über einen durchgängigen Datenfluss die budget- und termingerechte Abwicklung der Projekte sicherzustellen. Bewusst war ihnen, dass dieses Ziel nur mit einer integrierten ERP-Software zu erreichen war, welche die bis dato eingesetzten Insellösungen – meist Word und Excel – ersetzen sollte. Der Evaluierungsprozess für ein passendes System begann Ende 2017 unter Einbeziehung eines externen IT-Beraters, der aufgrund seiner langjährigen Tätigkeit für AKE in der Lage war, eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen. Er identifizierte eine Handvoll infrage kommender Anbieter, mit denen sich die Entscheidungsträger in der Folge ausgiebig beschäftigten. Nach und nach kristallisierte sich dabei heraus, dass ams.Solution den speziellen Bedarf mit seinem Multiprojektmanagement-System ams.erp und dessen Fokussierung auf die Losgröße 1+ am besten erfüllte.

Transparenz ist A und O

Dass dieser Plan erfolgreich umgesetzt werden konnte, bestätigt neben Michael Schurm auch die ERP-Projektleiterin Andrea Haider. Außer einigen Feldverlängerungen gebe es keinerlei Zusatzprogrammierung, die die Release-Fähigkeit beeinträchtigen. Zusammen mit den ams-Spezialisten ist es gelungen, einen durchgängigen Prozess zu etablieren, der im Vertrieb startet und den gesamten Beschaffungsvorgang und die Materialwirtschaft wie geplant transparenter gestaltet. ams.erp wandelt Angebote von Hause aus automatisch in Aufträge, woraufhin die mechanische Konstruktion und die E-Planung ins Spiel kommen.

Wie ist der Ablauf?

„Über eine Schnittstelle werden die Stücklisteninformationen entsprechend der Struktur der jeweiligen Anlagentypen automatisiert vom CAD-Programm Catia an ams.erp übergeben und danach von der Arbeitsvorbereitung bearbeitet“, beschreibt Andrea Haider den Ablauf. Eine Arbeitsvorbereitung (AV) wurde erst mit der Implementierung des ERP-Systems etabliert, nachdem zuvor immer der langjährige Fertigungsleiter allein hatte abwägen müssen, welche Teile selbst gefertigt und welche hinzugekauft werden sollten. Da digitale Daten nicht zur Verfügung standen, dienten einzig sein Erfahrungsschatz und seine Kenntnis über die jeweiligen Maschinen als Entscheidungsgrundlage. Bestellungen wurden ausschließlich über Excel getätigt und die Dokumente zu einem Auftrag in einem Ordner abgelegt. „Dazu musste man genau wissen, in welchem Ordner man suchen musste, um an bestimmte Informationen zu einem Auftrag zu gelangen“, erinnert sich die ERP-Projektleiterin und fügt hinzu, dass dieses Verfahren für neue Mitarbeiter heute kaum mehr vorstellbar sei.

Digitalisierung schafft Arbeitserleichterung

Durch den Einsatz der integrierten Software konnten aber nicht nur ehemals aufwendige manuelle Prozesse digitalisiert und beschleunigt werden. Denn auf Basis der (nach wie vor auftragsbezogenen) Bestellungen und der Buchungen aus der Materialwirtschaft, deren Anzahl dank der konsequenten Systemnutzung folgerichtig täglich zunimmt und damit genauere Daten liefert, ergeben sich eine ganze Reihe zusätzlicher Informationen. „Dank der ERP-Unterstützung können wir inzwischen auswerten, wie oft wir bestimmte Teilenummern verwenden und welche Teile wir tatsächlich häufiger fertigen oder bestellen, als wir zuvor glaubten“, berichtet Haider. Infolgedessen konnte beispielweise ein Lagerbestand für kleinere Normteile aufgebaut werden.

Darüber hinaus lassen sich mit ams.erp unkompliziert Fertigungsgleichteile ermitteln. Wenn also ein bestimmtes Teil in einem gewissen Zeitraum für verschiedene Aufträge mehrfach benötigt wird oder in verschiedenen Baugruppen zum Einsatz kommt, muss die jeweilige Bearbeitungsmaschine – beispielsweise eine Fräsmaschine – nur noch einmal eingestellt werden, um das Teil in der gewünschten Anzahl direkt nacheinander zu fertigen. Zuvor musste für jedes Teil immer wieder umgerüstet werden, was entsprechend aufwendig und zeitkonsumierend war. „Heute kann der Fertigungsleiter anhand eines Dashboards erkennen, welche Teile in welchem Zeitraum wie oft gefertigt werden müssen und kann somit vorausschauend planen“, so die ERP-Projektleiterin.

Ein Arbeiten auch ohne Artikelnummern

Hinzu kommt, dass im Gegensatz zu früher, als für gleiche Bauteile diverse Bezeichnungen vergeben wurden, Gleichteile heute dieselbe Zeichnungsnummer besitzen. Auf dieser Basis gelingt es laut Haider auch einem absoluten Sondermaschinenbauer wie AKE einen gewissen Grad an Standardisierung zu erreichen. Vor dem Hintergrund der beschriebenen Verbesserungen konnte inzwischen eine Vormontage für kleinere Baugruppen etabliert werden. Die Mitarbeiter bedienen sich dazu aus Regalen mit Standardteilen, die regelmäßig verbaut werden. Positiv wirkt sich dabei die Nähe zur Konstruktion und zur Fertigung aus, deren Teammitglieder im Bedarfsfall unterstützend zur Seite stehen können. Was den speziellen Zuschnitt der ERP-Software auf die Unikatfertigung anbelangt, zahlt sich neben der Funktionalität der wachsenden Auftragsstückliste vor allem die Möglichkeit aus, mit und ohne Artikelnummern arbeiten zu können.

Gerade die langen Lieferzeiten und Materialengpässe in den Jahren 2020 bis 2022 haben deutlich gemacht, warum das Änderungsmanagement im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion ein wichtiger Faktor bei der Systemauswahl war. „Langläufer bestellen wir, sobald die Maschinenkonfiguration weitestgehend klar ist, aber bevor die Konstruktion die letztliche Ausprägung kennt“, beschreibt Haider den Vorgang, der maßgeblich zur Wirtschaftlichkeit der Projekte beiträgt.

Klare Übersicht bei Arbeitsabläufen

Über eine Datenbankabfrage wird ersichtlich, ob bestimmte Teile – es können auch O-Teile sein – mit bestimmten Zeichnungsnummern schon einmal gefertigt wurden. Sollte dies der Fall sein, können die entsprechenden Arbeitspläne und -zeiten der gleichen Teile in eine neue Stückliste übertragen werden. Nach dem Hineinkopieren der Informationen in die Stückliste erfolgt lediglich noch eine Prüfung und die Freigabe, wodurch der gesamte AV-Vorgang erheblich schneller vonstattengeht. Es sind diese und ähnliche Arbeitserleichterungen, die die Prozesse insgesamt beschleunigen.

Die anfängliche Skepsis beschreibt Geschäftsleiter Michael Schurm als einen normalen Zustand. Seiner Erfahrung nach gibt es im Mittelstand kaum ein schwierigeres betriebliches Vorhaben als eine ERP-Implementierung, denn dazu sei die Akzeptanz aller Nutzer die absolute Grundvoraussetzung. Nachdem die angestrebten Prozessverbesserungen in der Warenwirtschaft, im Einkauf, beim Verbuchen in den Projekten sowie hinsichtlich der Nutzung der weitreichenden Auswertungsmöglichkeiten realisiert werden konnten, geht es nun daran, die erwähnten nächsten Schritte zu gehen. Dazu gehört unter anderem der Bereich Mobility.

Im Wareneingang und im Lager soll perspektivisch vermehrt mit Scannern gearbeitet werden, weswegen sämtliche Kisten und Regale mit QR-Codes ausgestattet werden. In der Fertigung ist bereits ein erstes mobiles Gerät im Einsatz, mit dem die Fertigungsbegleitkarten erfasst und dadurch mehrere manuelle Arbeitsschritte zusammengefasst werden: die Buchung des Rohmaterials, das Fertigmelden der Arbeitsgänge bzw. der ganzen Stückliste nach Fertigstellung und die Qualitätskontrolle der jeweiligen Teile. Wie auch in der Phase der Implementierung und der Zeit der Erstnutzung fühlt sich Michael Schurm auf dem Weg zu neuen Anwendungsmöglichkeiten von den ams-Experten gut beraten und angeleitet.

Michael Schurm
Geschäftsleiter bei AKE technologies

„Es ist entscheidend, die Mitarbeiter anzuleiten und sie unter Einbeziehung der Key User an das System heranzuführen. Dabei geht es nicht nur um das System selbst, sondern um das grundlegende Verständnis für die durchgängige Arbeitsweise. “