Adams Armaturen digitalisiert Projektgeschäft mit neuem ERP-System von ams.erp

200.000 bis 250.000 Böden presst das Westerwälder Unternehmen pro Jahr, von Kappen für Rohrschlangen in Fingerhutgröße bis hin zu den größten Durchmessern von 4,30 m in der Warm- und 5,40 m in der Kaltformung.

Als Karl Adams 1960 sein Unternehmen für Kessel- und Apparatebau sowie die Entwicklung von Spezialarmaturen gründete, stand er bereits kurz vor der Anmeldung seines bedeutendsten Patents: einer dreifach-exzentrischen Armatur. Diese zählt bis heute zu den wichtigsten Produkten des Herner Familienunternehmens. Zum Portfolio gehören Abdicht-, Drossel- und Regelklappen, Rückschlagklappen sowie Speziallösungen mit großen Nennweiten, hoher Druckresistenz und minimalen Toleranzen. Eingesetzt werden sie unter anderem in Kraftwerken, der Wasserwirtschaft, der Petrochemie, der Fernwärmeversorgung sowie in der Öl- und Gasförderung. Allen Armaturen gemeinsam ist ihre Schutz- und Sicherheitsfunktion für nachgelagerte Anlagenkomponenten wie Pumpen, Turbinen oder Absperrorgane.

In der Fertigung unterscheidet Adams grundsätzlich zwei Produkttypen: zum einen Gussarmaturen, deren Komponenten weitgehend fertig angeliefert werden und die nur einen moderaten Bearbeitungsaufwand erfordern. Zum anderen Schweißkonstruktionen, die individuell nach Kundenspezifikation gefertigt werden. Diese durchlaufen den vollständigen Wertschöpfungsprozess inklusive Konstruktion, Fertigung und Montage im eigenen Haus.

Afflerbach besitzt einen hochdiversifizierten Maschinenpark, um unterschiedlichste metallische Werkstoffe und Plattierungen aus Schwarzblechen und Edelstählen im Warm- und Kaltformverfahren zu verarbeiten.

Dino Dongowski
Vertriebsmitarbeiter, Adams GmbH

„80 Prozent unserer Produkte sind auf individuelle Anwendungsfälle zugeschnitten. Viele Interessenten wenden sich direkt an uns, weil sie wissen, dass kein anderer Anbieter ihren speziellen Bedarf erfüllen kann.
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Immense Fertigungstiefe

Die hohe Fertigungstiefe zeigt sich in insgesamt 14 Produktionshallen mit eigener Schweißerei, Zerspanung, mechanischer Fertigung und Montage. Zur Ausstattung gehören unter anderem Schweißroboter, Walzanlagen, CNC-Maschinen, 3D-Messmaschinen, Faro-Messarme sowie Wasserstrahl- und Brennschneidanlagen. Bis auf einige Spezialbeschichtungen kann Adams nahezu alle Fertigungsschritte selbst durchführen. „80 Prozent unserer Produkte sind auf individuelle Anwendungsfälle zugeschnitten. Viele Interessenten wenden sich direkt an uns, weil sie wissen, dass kein anderer Anbieter ihren speziellen Bedarf erfüllen kann“, erklärt Vertriebsmitarbeiter Dino Dongowski.

Diese Ausrichtung auf kundenindividuelle Einzel- und Kleinserienfertigung stellt besondere Anforderungen an die IT-Unterstützung. Ein ERP-System muss das komplexe Projektgeschäft und die entsprechenden Fertigungsprozesse flexibel abbilden können. Genau hier stieß die bis 2021 eingesetzte Software an ihre Grenzen. Laut ERP-Projektleiter Tobias Bellach war sie eher auf größere Stückzahlen ausgelegt und damit für Losgrößen zwischen 1 und 7 ungeeignet. Hinzu kamen Defizite bei Bedienbarkeit, Auswertungsmöglichkeiten und Datenstruktur.

Für das Wärmen zum Pressen sowie für die unterschiedlichen Wärmebehandlungen kommen Öfen mit programmgesteuerter Wärmeführung zum Einsatz, die teilweise auf bis zu 1.200 Grad hochgefahren werden können. Edelstahl wird bei circa 1.100 Grad umgeformt, das sogenannte Schwarzmaterial (Blech) bei 950 Grad.

Tobias Bellach
ERP-Projektleiter, Adams GmbH

„Das ERP-System ist eine zentrale Grundlage für Transparenz und Optimierung.“

Auf der Suche nach Optimierung

Als zudem die Wartung für den eingesetzten Release-Stand auslief und ein Update einer Neueinführung gleichgekommen wäre, entschied sich das Unternehmen für die Suche nach einem neuen System. Drei Anbieter wurden eingeladen, ihre Lösungen vorzustellen. Auf Basis eines detaillierten Lastenhefts führten die Fachabteilungen umfangreiche Nutzwertanalysen durch. Am Ende setzte sich ams.erp klar durch. Ausschlaggebend waren neben der Ausrichtung auf Losgröße-1-Fertigung vor allem die übersichtliche Bedienung und die strukturierte Informationsbereitstellung. „Wir brauchten ein System, mit dem alle Beschäftigten intuitiv arbeiten können. Was wir nicht mehr wollten, war eine Software, bei der man Dutzende Klicks benötigt, um Informationen zu erhalten“, so Bellach.

Auch Dongowski bestätigt die Vorteile: Früher seien für detaillierte Informationen oft zwei Bildschirme nötig gewesen, um die Vielzahl geöffneter Fenster im Blick zu behalten. Das Navigationsprinzip der alten Software, bei dem man sich schrittweise durch mehrere Ebenen klicken musste, beschreibt er als umständlich. In ams.erp hingegen erleichtern individuell gestaltbare Arbeitsbereiche, flexible Suchfilter und frei definierbare Spalten die Informationsbeschaffung deutlich.

Prozesse vor der Einführung optimiert

Ursprünglich sollte die Einführung des neuen ERP-Systems bereits 2020 erfolgen. Intern notwendige Prozessanpassungen führten jedoch zu einer Verschiebung auf 2021. Ein neuer Gruppenleiter in der Konstruktion hatte beispielsweise angeregt, direkt eine Schnittstelle zwischen CAD- beziehungsweise PDM-System und ERP einzurichten, statt Konstruktionsdaten zunächst manuell zu übertragen. Auch die Geschäftsleitung sah die Prozessabstimmung als entscheidend für den Projekterfolg an. Daher wurde Tobias Bellach, zuvor Einkaufsleiter und bereits als Key User mit dem System vertraut, in leitender Rolle in das Projekt eingebunden. Seine Aufgabe bestand unter anderem darin, einen durchgängigen Auftragsdurchlauf über alle Abteilungen hinweg sicherzustellen.

Die zusätzliche Zeit zur Prozessdefinition zahlte sich aus. Trotz der Unternehmensgröße von rund 250 Mitarbeitenden und eines hohen Nutzungsgrades verlief die Implementierung weitgehend reibungslos. Neben dem Standardpaket wurden simultan mehrere Zusatzmodule eingeführt, darunter Dokumentenmanagement, mobile Anwendungen, Business-Intelligence-Funktionen sowie eine Export-Software. Gleichzeitig mussten rund 17 Millionen Datensätze migriert werden. Bereits Mitte 2021 lief das System stabil. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Entwicklung zahlreicher Dashboards durch die interne IT, mit denen sich die einzelnen Abteilungen digital organisieren können.

Papierbasierte Abläufe ersetzt

Ein zentrales Ziel des Projekts bestand darin, die zuvor stark papierbasierten Prozesse vollständig zu digitalisieren. Dazu wurde unter anderem festgelegt, welche Dokumente an welchen Stellen im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden und nach welchen Regeln sie benannt werden. Berichte lassen sich nun direkt an beliebige ERP-Datensätze anhängen. Besonders deutlich zeigt sich der Effizienzgewinn im Vertrieb, der früher stark mit Ordnerstrukturen arbeitete. Aber auch im Einkauf sorgt das System für mehr Transparenz. Lieferscheine oder Bestellungen, die früher ausgedruckt und manuell abgearbeitet wurden, werden heute vollständig digital verarbeitet. „Unsere Abläufe laufen inzwischen komplett über das System“, sagt Bellach.

Durchgängige Abbildung der Fertigung

Das ERP-System bildet den gesamten administrativen Fertigungsprozess ab. Viele andere Lösungen setzen in diesem Bereich auf zusätzliche Systeme. Zwar kann dies die Bedienung vereinfachen, doch laut Bellach sorgen die integrierten Abhängigkeiten in ams.erp für eine deutlich höhere Prozesssicherheit. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Schnittstelle zwischen dem PDM-System Edge PLM Compact und dem ERP. Nach der Datenübertragung wird automatisch eine Stammstückliste angelegt. Da alle Konstruktionen als 3D-Modelle vorliegen, lassen sich Einzelzeichnungen daraus ableiten und Änderungen deutlich einfacher umsetzen. Auch das Kopieren bestehender Aufträge ist heute mit wenigen Klicks möglich.

Materialanforderungen als Differenzierungsmerkmal

Die Individualität der Armaturen ergibt sich häufig weniger aus Geometrie oder Abmessungen als aus den Materialanforderungen. „Viele Armaturen sehen identisch aus. Doch während ein Kunde Material aus China verlangt, möchte ein anderer ausschließlich europäische Herkunft“, erläutert Dongowski. Hintergrund sind häufig spezifische Normen oder Lieferantenvorgaben. Um diese Anforderungen abzubilden, wurde im ERP-System eine zusätzliche Differenzierung im Artikelstamm eingeführt. Perspektivisch plant das Unternehmen außerdem die Nutzung der integrierten Chargenverwaltung, um Bauteile in komplexen Schweißkonstruktionen eindeutig zurückverfolgen zu können.

Dashboards und Checklisten erhöhen Transparenz

Intensiv genutzt werden insbesondere Dashboards und Workflows. Teils waren zeitweise bis zu 100 Dashboards im Einsatz, über die Mitarbeitende beispielsweise erkennen können, wann Stücklisten aktualisiert werden müssen oder bestimmte Bauteile beschafft werden sollen. Auch digitale Checklisten sorgen für mehr Prozesssicherheit. So wurde etwa die Bearbeitung von Prüfergebnissen im Wareneingang von Papierformularen auf digitale Datensätze umgestellt. Eine weitere Checkliste gibt jederzeit Auskunft über den aktuellen Status eines Auftrags – von der Konstruktion über die Fertigung bis zur Endprüfung. „Früher mussten wir häufig improvisieren, wenn kurzfristig Aufträge eingingen. Die strukturierten Checklisten haben die Abläufe deutlich transparenter gemacht“, sagt Bellach.

Mehr Transparenz auch in der Betriebswirtschaft

Neben den operativen Prozessen hat sich auch die kaufmännische Transparenz deutlich verbessert. Während früher im Wesentlichen Auftragseingang und Umsatz bekannt waren, stehen heute umfassende Kennzahlen zur Verfügung. Zudem können inzwischen mehrere Abteilungen auftragsspezifische Buchungen durchführen, was die Nachvollziehbarkeit der Kalkulation verbessert. Im Zuge der ERP-Einführung wurden außerdem organisatorische Änderungen umgesetzt. So entstand erstmals eine zentrale Warenannahme. Alle Materiallieferungen müssen heute mit einer Bestellung im ERP-System verknüpft sein.

Weitere Optimierungsschritte geplant

Trotz der erreichten Fortschritte sieht Tobias Bellach weiterhin großes Potenzial im System. „Wir stehen im Wettbewerb unter ständigem Druck, unsere Prozesse weiter zu verbessern. Das ERP-System ist dabei eine zentrale Grundlage für Transparenz und Optimierung.“ Geplant ist unter anderem die Integration der Collaboration-Software ams.taskmanager, über die Dokumentations-, Freigabe- und Änderungsprozesse digital gesteuert werden können. Darüber hinaus soll die mobile Nutzung von ERP-Funktionen erweitert werden. Hierfür wird die Plattform ams.flex eingesetzt, mit der sich individuelle Business-Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen lassen.

Ein erstes Einsatzfeld ist das CRM. Die bisher genutzte cloudbasierte Lösung besitzt keine Anbindung an das ERP und bietet daher nur begrenzten Mehrwert. Die neue Integration über die ams.erp-API soll künftig einen sicheren Zugriff auf die zentralen Daten ermöglichen. „Mit diesen neuen Bausteinen eröffnen sich für uns noch einmal ganz andere Perspektiven“, sagt Bellach und ergänzt abschließend: „Damit haben wir die Möglichkeit, unsere Prozesse weiter zu modernisieren und die Transparenz im Unternehmen nachhaltig auszubauen.“

Anwender: Adams Armaturen

Die Adams Armaturen GmbH ist seit über 60 Jahren ein privates Unternehmen im Besitz der Familie Adams. Das deutsche Industrieunternehmen mit Sitz in Herne, das sich auf die Entwicklung und Herstellung von Industriearmaturen spezialisiert hat, konstruiert und produziert vor allem Klappenarmaturen (Butterfly Valves) sowie Absperr-, Regel- und Rückschlagventile für anspruchsvolle industrielle Anwendungen. Diese Armaturen werden in Branchen wie Energieerzeugung, Öl- und Gasindustrie, Chemie, Fernwärme und Wasserwirtschaft eingesetzt.

Adams Armaturen GmbH
Baukauer Str. 55
D-44653 Herne
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