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Ohne T-O-P läuft nichts

: ConSense


Die Einführung von Integrierten Management Systemen IMS beinhaltet nicht nur Aufbau und Pflege. Wer von einem solchen, mit großem Aufwand betriebenen Projekt einen echten Mehrwert haben will, sollte von Anfang mit ganzheitlichem Ansatz herangehen. Ein Experte verrät, worauf es dabei ankommt.

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Die Einführung eines IMS berührt die drei unterschiedlichen Gestaltungsbereiche Technik, Organisation und Personal.

Die Einführung eines IMS berührt die drei unterschiedlichen Gestaltungsbereiche...

Moderne Unternehmen oder Organisationen, unabhängig von Branche oder Größe, befinden sich heute in einem Netzwerk komplexer Beziehungen: Normen, Regelwerke und gesetzliche Anforderungen nehmen zu. Ob Qualitätssicherung, Umwelt- oder Arbeitsschutz, Produktverantwortung oder Datenschutz – um all diesen Aufgaben gerecht zu werden und einen organisatorischen Ordnungsrahmen zu schaffen, setzen viele Unternehmen auf moderne Integrierte Management Systeme (IMS). Diese unterstützen dabei, sämtliche Prozesse effizient und transparent abzubilden, zu planen, zu lenken und zu optimieren. Das verhindert doppelte Arbeit und schafft Synergien.

Die lückenlose Beschreibung von Prozessen, Zielen, Vorgehensweisen und Verantwortlichkeiten und deren ständige Aktualisierung nimmt schnell komplexe Dimensionen an. Sie ist zeitintensiv und bindet große personelle Ressourcen. Das kann in der Praxis zu unterschiedlichen Problemen führen: So werden Veränderungen und Verbesserungen, die sich im Arbeitsalltag bereits etabliert haben, erst mit großer zeitlicher Verzögerung in die Dokumentation eingepflegt. Neuerungen kommen bei den Mitarbeitern verspätet oder nicht vollständig an. Die in den Dokumentationen definierten Standards sind den Mitarbeitern nicht transparent genug. Innerhalb eines Unternehmens werden zeitgleich unterschiedliche Versionen von Dokumenten genutzt, oder die notwendige Dokumentation wird als lästige Pflicht und nicht als Chance zur Verbesserung angesehen.

Insgesamt müssen
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Bei der Organisation ist größtmögliche Realitätsnähe unerlässlich: Ein besonders wichtiger Erfolgsfaktor, so die Erfahrung der ConSense GmbH, liegt in der genauen Abbildung des betrieblichen Alltags.

Bei der Organisation ist größtmögliche Realitätsnähe unerlässlich: Ein...

also beim Aufbau und der Pflege eines IMS viele Faktoren berücksichtigt werden, die über eine reine Beschreibung der Abläufe hinausgehen.

Gut gerüstet durch T-O-P-Ansatz

Welche Faktoren sind bei der Einführung eines IMS ausschlaggebend für den Erfolg?

Dr. Stephan Killich, Experte auf diesem Gebiet, hält einen ganzheitlichen Ansatz für unerlässlich. Der Geschäftsführer der ConSense GmbH, einer der führenden Anbieter von Software für das Qualitätsmanagement und für integrierte Managementsysteme, ist Mitverfasser des Kapitels „Dokumentation“ des Standardwerkes Masing Handbuch Qualitätsmanagement. Er unterstreicht: „Die Einführung eines IMS berührt die drei unterschiedlichen Gestaltungsbereiche Technik, Organisation und Personal. Nur wer alle drei Felder in gleichem Maße berücksichtigt – wir nennen das den T-O-P-Ansatz – wird erfolgreich sein.“

Technik: Anwender in den Mittelpunkt stellen

Eine geeignete, technische Unterstützung bei der Einführung von IMS erhalten Unternehmen durch moderne, leistungsfähige Software wie sie z. B. die Aachener ConSense GmbH anbietet. Adäquate Software-Lösungen reduzieren u. a. den Dokumentationsaufwand durch hilfreiche, organisatorische Maßnahmen – z. B. durch Automatisierung
der Pflege und Verteilen von Informationen – oder unterstützen dabei, allen Anforderungen zur Erfüllung geforderter Normen gerecht zu werden.

Viele der möglichen Hindernisse, welche die Einführung eines IMS mit sich bringt, lassen sich also bereits mit passenden, softwaretechnischen Maßnahmen umgehen. Hier sollte ganz besonders auf die Anwenderfreundlichkeit Wert gelegt werden – z. B. durch schnelles Auffinden und leichten Zugriff auf relevante Informationen. Dazu meint Killich: „Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass häufig zu detailverliebt auf die Funktionen geguckt wird. Wenn es denjenigen, die das System in ihrem Arbeitsalltag anwenden sollen, jedoch zu komplex wird, steigen sie aus und nutzen es nicht.“

Organisation: größtmögliche Realitätsnähe unerlässlich

Neben einer leistungsfähigen Technik ist eine realitätsnahe Aufbau- und Ablauforganisation von ebenso großer Bedeutung. Ein häufiger Fehler, der bei der Einführung eines IMS an dieser Stelle unterläuft, liegt in der theoretischen Beschreibung von Prozessen oder Standards, die sich deutlich von der Realität im Unternehmen unterscheiden.

Dahinter steht z. B. die Befürchtung, dass die real ablaufenden Prozesse und Standards nicht normkonform sind. Manchmal dient die realitätsferne Beschreibung auch einfach dazu, sich in einem besseren Licht darzustellen oder sie resultiert aus der Tatsache, dass die tatsächliche Organisation nicht oder nur unzureichend bekannt ist.

Ein schlichter, aber besonders wichtiger Erfolgsfaktor, so die Erfahrung der ConSense GmbH, liegt jedoch in der genauen Abbildung des betrieblichen Alltags. Sonst besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter ihr Unternehmen bzw. ihre Tätigkeit in der Beschreibung nicht wiedererkennen, das System dadurch ablehnen und nicht bzw. nicht wie vorgegeben nutzen.
Die Einführung eines IMS berührt die drei unterschiedlichen Gestaltungsbereiche Technik, Organisation und Personal.
Bei der Organisation ist größtmögliche Realitätsnähe unerlässlich: Ein besonders wichtiger Erfolgsfaktor, so die Erfahrung der ConSense GmbH, liegt in der genauen Abbildung des betrieblichen Alltags.


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Informationsmanagement-Systeme , Ressourceneffizienz

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